2025.01.31
【例文付き】総務職の受かる志望動機の書き方|未経験者・経験者向けに解説

「総務の志望動機なんと書けばいい?」
「総務はどんな志望動機が受かりやすい?」
総務職は企業の「縁の下の力持ち」として、幅広い業務をサポートする重要な役割を担います。そのため、総務職への応募においては、その役割に応じた的確な志望動機を書くことが成功の鍵となります。
・総務の仕事内容や求められる人物像
・未経験者・経験者それぞれの立場に応じた志望動機の書き方と例文
・採用担当者にアピールするための具体的なポイントや注意すべき点
などなど、網羅的に解説します。
この記事を読めば、自分に合った説得力のある志望動機の書き方がわかり、採用に一歩近づく内容となっています。
ぜひ参考にしてみてくださいね。
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総務の仕事内容と求められる人物像
総務の仕事内容
総務職は、企業や組織の運営を円滑に進めるために、サポート業務を幅広く担当します。具体的な仕事内容は、各企業や組織によって異なりますが、以下のような業務が含まれる場合が多いです。
業務分野 | 具体的な仕事内容 |
---|---|
施設管理 | オフィスの清掃や維持管理、設備の点検や修繕を行い、快適な職場環境を提供する。 |
文書管理 | 契約書や報告書など、会社内の重要書類の作成・管理・保管を担当する。 |
備品管理 | 文房具などの事務用品の調達・管理、在庫の確認や発注を行う。 |
人事サポート | 新入社員の入社手続きや福利厚生関連の運用サポート。 |
社内イベント企画 | 社員旅行や忘年会など、社内コミュニケーション促進のためのイベントを企画・運営する。 |
危機管理 | 災害時や緊急時に備えたマニュアルの作成、社員への周知徹底を行う。 |
総務に求められる人物像|縁の下の力持ち
総務職は、社内外の関係者と接する機会が多いため、求められるスキルや人物像も多岐にわたります。以下に主なポイントを挙げます。
必要な能力/人物像 | 理由/具体例 |
---|---|
コミュニケーション能力 | 総務職は、社内のさまざまな部署や外部業者と調整を行う必要があるため、相手にわかりやすく情報を伝える力や相手の要望を汲み取る力が重要です。 |
マルチタスク能力 | 総務の業務は多岐にわたるため、複数のタスクを効率的に進めるスキルが必要となります。 |
問題解決能力 | トラブルや緊急事態が発生した際に、適切に状況を把握し、迅速に対応できる力が求められます。 |
柔軟性 | 突発的な業務や作業変更が発生することもあるため、状況に応じて柔軟に対応できることが大切です。 |
細かい作業への注意力 | 総務職では、文書作成やデータ管理など正確さが求められる作業が多く、細部に注意を払う能力が必要です。 |
会社の理念への共感 | 社内業務全般に関わるため、企業文化や理念を深く理解し、それに基づいて行動することが求められます。 |
以上のように、総務職には幅広いスキルと柔軟な対応力が求められます。「縁の下の力持ち」として企業全体を支える重要な役割を担うため、責任感や協力的な姿勢を持った人物が適任と言えるでしょう。
総務の志望動機、書き方3つのポイント
簡潔で分かりやすい文章を心がける
志望動機は採用担当者にあなたの魅力を伝える重要なパートですが、長すぎたり複雑だったりすると読む側に負担をかけてしまいます。そのため、簡潔でわかりやすい文章を心がけることがポイントです。余計な情報や曖昧な表現を避け、自分の意図が一目で伝わるように工夫してください。
例えば、「自分の強みを活かして貴社の総務部門で貢献したいです」といった風に、短い文章の中で志望理由を明確に伝えることが効果的です。具体性のある言葉を加えれば、より説得力が増します。
企業理念への共感を示す
総務職に限らず、どの職種でも企業理念やビジョンへの共感を示すことは重要です。「なぜその会社を選んだのか」を明確に伝えることで、採用担当者に対してあなたの熱意が伝わりやすくなります。
企業のウェブサイトや採用パンフレットに記載されているミッション・ビジョン・バリューを事前に確認しましょう。それらを踏まえ、自分の価値観や考え方がどのように合致しているのかを具体的に述べることがポイントです。たとえば、「貴社の『地域社会との共生』という理念に深く共感し、それを支える総務職として貢献したいと考えました」と述べると効果的です。
ただし、共感を示すだけではなく、それを自分のスキルや目標に結びつけることも重要です。そうすることで、熱意がただの感情論に終わらず、実際の行動に移せる人材であることをアピールできます。
自分の強みをアピールする|例
志望動機では、自分の強みを具体的に示すことで、他の応募者との差別化を図ることができます。採用担当者は「この人が総務職に適している理由」を知りたいと考えています。そのため、あなたが持つスキルや経験、性格的な特徴を具体的かつ総務職に関連づけて説明しましょう。
例えば、「スケジュール管理能力」「社内外との調整力」「資料作成のスキル」など、総務の業務に直結するスキルを強調すると効果的です。また、資格を持っている場合は、それもアピールポイントに加えましょう。たとえば、「日商簿記3級を取得しており、経理面でのサポートも可能です」といった記載は採用担当者の目に留まりやすいです。
具体例を挙げることで、あなたの強みを相手にイメージさせやすくなります。たとえば「前職で新人研修のスケジュール調整を担当し、30名以上のスムーズな入社をサポートしました」と伝えることで、あなたの能力が説得力を持って伝わります。
ポイント | 具体的な内容 |
---|---|
簡潔さ | 冗長な表現を避け、短い文でわかりやすく伝える。 |
共感 | 企業の理念や価値観に共感し、それを志望理由に結び付ける。 |
強みのアピール | 自分のスキルや経験を具体的に説明し、適性を示す。 |
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総務職の志望動機、書き方と例文|未経験者(転職、新卒)
実際に未経験者が志望動機を書く際の例文を以下に示します。
これらの例文を参考に、自分自身の経験に置き換えたり、カスタマイズすることで効果的な志望動機を作成してください。
営業職から総務へ|未経験の例文
私はこれまで、営業職として3年間、顧客対応や社内調整を経験し、組織内のスムーズな業務進行に貢献してきました。その中で、社内環境を整え、社員が働きやすい環境を作ることの重要性を実感し、総務職への転職を決意しました。営業で培った調整力やコミュニケーション能力を活かし、社内の業務が円滑に進むようサポートしたいと考えています。社内イベントの企画や規則の整備、庶務業務などを通じて、社員が最大限の力を発揮できる環境を整え、組織全体の成長に貢献していきたいです。
接客業から総務へ|未経験の例文
私はこれまで接客業に携わり、多様な顧客対応を通じてコミュニケーション力や問題解決能力を培ってきました。接客の中で、社内環境や組織運営の円滑さが顧客満足度に直結することを実感し、総務という職種に興味を持ちました。社内外の関係者と円滑な関係を築く能力を活かし、社内の環境整備や業務の効率化に貢献したいと考えています。社員が安心して働ける職場づくりに携わることで、より良い組織運営の一翼を担いたいです。
経理から総務へ|未経験の例文
私は経理業務を通じて過去2年間、企業の財務管理やコスト削減に貢献してきましたが、業務の中で社内環境の改善や働きやすさの向上にも興味を持つようになりました。経理で培った正確性や管理能力を活かし、総務職として社内制度の整備や業務フローの最適化に貢献したいと考えています。企業全体を支える立場として、社員が快適に業務を遂行できるよう、環境整備やオフィス管理、福利厚生の充実などに積極的に関わり、組織の発展に貢献したいです。
新卒が総務へ応募|例文
私は大学時代に接客業のアルバイトを経験し、多様な人々とのコミュニケーションを通じて、相手の要望を正確にくみ取る力や協調性を培いました。この経験を活かし、総務として社内外の調整業務や環境整備に貢献したいと考えています。社員が円滑に業務を進められるよう、備品管理や社内イベント運営などに積極的に関わり、組織全体を支える役割を担いたいです。日々の業務を丁寧にこなし、企業運営の基盤を支える存在として成長していきたいと考えています。
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総務の未経験者がアピールすべきポイント
未経験で総務職を志望する場合、実務経験がないことを補うために、自身の持つ強みや適性をしっかりとアピールすることが重要です。以下に、未経験者が特に意識すべきアピールポイントを紹介します。
コミュニケーション能力
総務職では、部門を横断するような業務が多いため、コミュニケーション能力が重要視されます。社内の他部署はもちろん、社外の取引先や来客対応など、多様な相手との円滑なやり取りが求められるため、これまでの経験で培ったコミュニケーションスキルを具体的に説明すると良いでしょう。
成長意欲
未経験者が総務職を目指す場合、企業側は「この人が成長することで会社にどのような貢献をしてくれるか」を期待します。総務という仕事に魅力を感じた理由や、この職種を選んだ背景とともに、学び続ける意志や新しい挑戦への熱意を伝えることが非常に重要です。
学習意欲
総務職には多岐にわたる業務があるため、幅広い業務に挑戦し、習得していく姿勢が求められます。例えば「簿記」「社会保険労務士」「ビジネスマナー講座」といった資格取得を目指していることや、現在学習中であることを伝えると、ポジティブな印象を与えられるでしょう。
総務職の志望動機、書き方と例文|経験者
例文1:過去の総務経験を活かす
「前職では総務として、社内の業務環境の整備や人事管理、備品調達業務を担当しておりました。特に、備品調達業務では業務フローを改善し、コスト削減に貢献した実績があります。また、各部門との連携を密に取ることで効率的な業務運営が可能となり、社員の満足度向上にもつながりました。御社は社員一人ひとりを大切にしつつ、業務の効率化を推進されている点に共感し、私のこれまでの経験を活かし貢献できると確信し応募いたしました。」
例文2:総務主任の経験をアピール
「これまで総務主任として、約10名のチームをまとめながら総務業務全般を統括しておりました。チームメンバーそれぞれの強みを活かしつつ、タスクの効率的な分配を行い、業務効率を20%向上させた実績がございます。また、職場環境の改善プロジェクトにも従事し、社員の満足度を指標とした社員アンケートでは平均評価が90点以上という結果を得られました。御社の多様性を尊重する経営方針に感銘を受け、私のマネジメントスキルを活かして環境改善や業務効率の向上に貢献したいと考えております。」
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総務経験者がアピールすべきポイント
総務職を経験している場合、志望動機にはこれまで培ってきた経験やスキルを具体的に盛り込み、その会社でどのように活かすことができるのかを明確に示すことが重要です。採用担当者にとっての関心事項は、応募者がそのポジションにどれほど即戦力となる人材なのか、また将来的な成長や貢献の可能性がどれほどあるかです。
これまでの経験・スキル
まずはこれまでの職務内容やスキルを簡潔に説明します。たとえば、勤務していた企業での具体的な業務内容や取り組んできたプロジェクトを明記します。人事管理や経費管理、備品調達、契約書管理などの具体的な業務内容を記載しましょう。これにより、自分が総務に求められるスキルをすでに備えていることを証明できます。
実績
過去の業務で達成した具体的な成果も重要なアピールポイントです。たとえば、「備品調達コストを10%削減」「社内コミュニケーション効率改善のための社内ツール導入を主導」「企業全体のコンプライアンス体制の強化プロジェクトを完遂」などの具体的な数字や具体例を挙げると、説得力が増します。
キャリアプラン
志望する会社において総務としてどのような未来を描いているのか、具体的なキャリアビジョンを示すことも重要です。たとえば、組織全体の効率化を図ることで業務プロセスを最適化したい、社員一人ひとりが快適に働ける環境作りをリードしたい、など自分の目標をしっかりと伝えましょう。
総務の志望動機を書く際の注意点
企業研究は必須
総務職に志望動機を書く際には、応募する企業の「企業理念」や「事業内容」、「ビジョン」などについて事前に調査することが大切です。企業研究を行うことで、求められるスキルや人物像に自分がどう適しているかを具体的に説明でき、説得力のある志望動機を作成できます。
例えば、応募企業が「働きやすい環境づくり」を重要視している場合、自分のコミュニケーション能力やマネジメント力をアピールし、その能力が同社にどのように貢献できるのかを述べると好印象を与えられます。また、自治体や中小企業、大手企業など、それぞれの規模や特性に応じたアプローチを取り入れることも重要です。
誤字脱字に注意
履歴書やエントリーシートにおける誤字脱字は、細かい点に気を配る能力が問われる総務職では大きなマイナス評価となる可能性があります。特に総務の職務では日常的に書類作成やデータ入力、細かい手続きを行う場面が多いため、「ミスが多い人」と思われることは避けたいところです。
執筆後は必ず見直しを行い、不安があれば他者にチェックしてもらうことも有効です。メールアドレスや電話番号といった個人情報の書き間違いにも注意を払い、プロ意識を持った文章作成を心掛けましょう。
嘘は書かない
志望動機において、自分を良く見せようと過度に事実を誇張したり、嘘を書くことは厳禁です。特に総務職では、信頼性が仕事を進める上での大前提になるため、信頼を損なう可能性のある行為は避けるべきです。
たとえ小さな美化でも、面接の際に具体的な質問をされたときに説明がつかなくなることがあります。正直で誠実な内容を心掛け、「事実に基づいた自分の強み」を自然にアピールすることが大切です。
志望動機と仕事内容の関連性を意識する
志望動機を作成する際には、総務職がどのような業務を担当するかを把握し、その仕事内容と自分のスキルや経験の関連性を意識しましょう。例えば、スケジュール管理や資料作成などの事務作業が得意であれば、それをアピールして総務職で活かせると具体的に述べると説得力が増します。
総務で幅広い業務を担当するとしても、自分が特に強みを発揮できる部分に焦点を当て「この仕事を通じて貢献したい」という意欲を伝えることがポイントです。
読む相手を意識した書き方をする
志望動機は採用担当者が読んで評価するものです。そのため、読みやすい構成や文章を意識する必要があります。特に難しい専門用語や無駄に長い表現を避け、簡潔でポイントを押さえた文章を書くことを心掛けましょう。
また、適切な敬語を使い、具体的なエピソードを交えることで内容に深みを持たせられます。自分の人柄や考え方を伝えられる文章で、応募先企業に適任であるイメージを持ってもらえるよう工夫しましょう。
ポジティブな表現を用いる
志望動機を記載する際には、ネガティブな表現を避けることも重要です。たとえば、「前職で人間関係がうまくいかなかったため転職した」というような内容は避けましょう。それよりも、「前職での経験を活かし、さらにスキルアップしたい」といったポジティブな表現を使用することで、前向きな姿勢をアピールできます。
ポジティブで明るい印象を与えることは、採用者に「一緒に働きたい」と感じてもらううえで欠かせません。
例文のコピーを避ける
インターネット上ではさまざまな志望動機の例文が紹介されていますが、それをそのままコピーして使用するのはNGです。多くの企業は志望動機の個性や具体性を見ています。例文を参考にすることは構いませんが、自分の経験や考えを反映させて独自性のある志望動機を作ることを心掛けましょう。
たとえば、例文を土台にしつつも、「自分だからこそできること」を具体的に盛り込むことで、オリジナリティのある内容に仕上げるようにしてください。
まとめ
総務職の志望動機を書く際には、まず総務の具体的な仕事内容を理解し、それに基づいて企業が求める人物像に自分がどのように適しているかを整理することが重要です。未経験者はコミュニケーション能力や成長意欲を中心にアピールし、経験者はこれまでの実績やスキルを具体的に示すことで説得力を持たせましょう。
また、企業理念への共感や貢献意欲を志望動機内で明確に表現することが好印象につながります。企業研究を怠らず、誤字脱字を避け、事実に基づく内容を心がけることで、完成度の高い志望動機が作成できます。これらのポイントを押さえ、総務職への熱意をしっかり伝えることで採用可能性を高めましょう。
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島伸明
株式会社Yagishの取締役CMO。履歴書作成サービス「Yagish(ヤギッシュ)」の成長を牽引し、2024年には800万UUを突破、会員登録者数160万人を達成するなど、日本のキャリア支援市場で高い実績を誇る。大手企業での新規事業・海外事業に加え、複数の企業で取締役を歴任。事業企画、EC、エンタメ、ゲーム開発、マーケティング、コンサルティングと多岐にわたる分野で豊富な経験を持ち、キャリア形成に深い知見を持つ。