「履歴書送付時の送付状とは何？」

「送付状の書き方を知りたい」

このように思う就活中の方は多くいるのではないでしょうか？

 

・送付状のテンプレートがあれば使いたい

・送付状のマナーをしっかり守って送りたい

・送付状の郵送について知りたい

 

などなど、いろいろな疑問があると思います。

 

履歴書を送るときには送付状を添えることで、応募先企業に丁寧さや誠意を示すことができます。

この記事では、送付状の正しい書き方やマナーについて解説し、無料で利用できるテンプレートや例文もご紹介します。
郵送時の注意点も合わせて確認し、採用担当者に好印象を与えましょう。

 

 

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1. 送付状（添え状）とは？その役割と重要性

まず初めに送付状は、履歴書や職務経歴書など、書類を郵送する際に同封する書類のことです。

送付状をつけることで、あなたが応募する企業に関心や意欲を伝えることができます。
また多くの応募者がいる場合など、採用担当者が誰から送られてきたを把握しやすくもなります。

用意する手間は多少かかりますが、これをすることで応募者としての信頼感や印象、やる気をより伝えることができ、また、ビジネスマナーを理解していることも伝えることができます。

送付状と添え状の違い

「送付状」と「添え状」は、基本的に同じ意味で使われます。どちらも応募書類と共に送付され、企業に対する簡単な挨拶やメッセージを伝える目的を持っています。

送付状（添え状）に書く内容

送付状（添え状）では、自分の連作先や挨拶、応募動機、自己PRなどを簡単に書きます。

なぜ履歴書に添える必要があるのか

ここからわかるように、送付状は企業への挨拶だけではなく自己紹介をすることにもなり、履歴書にプラスアルファでアピールをすることができます。

例えば、「御社の〇〇という点に共感し、応募しました」といった具体的な内容を送付状に記載すれば、採用担当者にとっても興味を引きやすくなり、応募書類全体への関心が高まります。このように、送付状により応募者の意図や関心を伝えることもでき、企業に好印象を与える有効な手段ともなります。

 

2. 送付状（添え状）の無料テンプレート・例文

ここまで送付状の意味や作成する理由に関してお話ししました。
ここで、まずは実際に送付状を見ていきましょう。

以下が送付状の例です。

 

送付状（添え状）の例

 

送付状（添え状）のテンプレートを使う

送付状を１からWordなどで作ったり、手書きで書いたりするのは大変ですよね。

履歴書作成のYagishでは無料のテンプレートを使って簡単に添え状を作ることができます。

上記の送付状はYagishのテンプレートを使って作成、PDFダウンロードをしました。

無料で利用できるので、
まずはYagishの送付状テンプレートを見てみてくださいね。

＞簡単に作れる！Yagishの送付状テンプレートを見てみる♪（公式サイトへ）

 

 

3. 履歴書送付状（添え状）の書き方、基本

送付状の例文を上にて紹介しました。送付状を作成する際には、基本的な構成と記載内容を守って書くことが重要です。
以下では、読みやすく丁寧な印象を与えるための基本ルールと、必須の項目について説明します。

書き方のマナー

送付状を書く際は、簡潔で丁寧な文章が理想です。敬語やビジネスマナーに配慮し、企業への敬意を示す表現を使いましょう。目的や要件を明確にし、読み手に意図が伝わるように工夫することが重要です。

送付状に入れるべき必須項目を一つずつ解説

送付状には、以下の情報が必須項目として含まれます：

・日付

・宛先

・自分の連絡先

・簡単な挨拶

・簡単な応募の経緯

・簡単な志望動機（自己PR）

・面接をしたい旨

・同封書類の一覧

ここから、実際に上記のYagishテンプレートを例にしながら一つずつ説明していきます。

 

4. 履歴書の送付状（添え状）のテンプレートを用いての書き方解説

まず利用を始める際は、
ここからテンプレートを開きます。

完全無料なので、その点は安心してくださいね。

すると、次のようなページが出てきます。

ここで、「入力をはじめる」を押します。

 

1. 自分の連絡先（氏名、住所、電話番号等）

まず、応募者自身の連絡情報を明記します。

・名前（氏名両方記入）

・住所（郵便番号も記入）

・電話番号（携帯番号などすぐに出られるもの。）

これらをしっかりと書くことで採用担当者が必要時にあなたに連絡を取ることが可能になります。

 

2. 宛先（応募会社名・担当者名の記入）

会社名

正式な表記で、株式会社ABCなどと略さずに書きましょう。

採用担当者名

・担当者の名前が分かっている場合：「森 花子」など名前を書きます。Yagishサイトが勝手に「様」をつけてくれます。

・名前が分からない場合：「採用ご担当者（様）」と書きます。

 

3. 簡単な挨拶（頭語・時候のあいさつ）と注意点

送付状の挨拶には、頭語や時候のあいさつを使い、丁寧な表現で企業への敬意を示します。一般的な例として「拝啓　貴社におかれましてはますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。」がよく使われます。また、季節に応じて「初春の候」など、月に合わせたあいさつにすると、より細やかな気配りが伝わります。これにより、送付状がより礼儀正しく、ビジネスマナーに則った印象を与えます。

例文から追加できるので簡単

説明をしましたが、Yagishテンプレートでは簡単に例文から追加ができます。

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念の為、以下にて例を示しておきます。

一般的なあいさつ例

拝啓　貴社におかれましてはますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。

月別の時候のあいさつの例

• 1月：拝啓　初春の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
• 2月：拝啓　残寒の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
• 3月：拝啓　春分の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
• 4月：拝啓　春暖の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
• 5月：拝啓　新緑の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
• 6月：拝啓　小夏の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
• 7月：拝啓　盛夏の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
• 8月：拝啓　残暑の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
• 9月：拝啓　初秋の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
• 10月：拝啓　秋涼の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
• 11月：拝啓　晩秋の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
• 12月：拝啓　初冬の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。

注意点

「拝啓」を頭につけることを忘れないようにしましょう。
※Yagishアプリで例文を選べば、自動的に「拝啓」がつきます。

 

5. 応募経緯＋簡単な自己PR＋面接の申し込み｜注意点

次に、

・応募経緯

・簡単な自己PR

・面接の申し込み

の3つを書くことになります。

 

応募の経緯

基本的には次のように、

・求人を見たサイト等の名前

・求人の名前

を簡潔に書きます。

応募の経緯の例

例：この度、〇〇に掲載されておりました、〇〇職の求人に応募させていただきます。

 

自己PRの例文

私は3年間、海外営業として勤務し、国内にいながらも海外顧客を担当してまいりました。
この経験を活かし、貴社の〇〇業務に貢献したいと考え、応募いたしました。

Yagishでは例文が用意されており、どちらも例文に含まれています。

 

面接の申し込み

また、面接の申し込みとして、

「ご検討の上、是非ともご面談の機会をいただけますと幸いです。」

と一言添えましょう。

 

注意点

このセクションの注意点ですが、「あまり長くなりすぎないよう、簡潔にまとめる」ようにしましょう。

 

6. 同封書類（履歴書や職務経歴書等）

そろそろ終わりですが、次に同封書類を記入します。

上記のように、

履歴書１部
職務経歴書１部（全２枚）

などと簡潔に書きましょう。

自分が送る書類を書きますが、添え状に関してはかかなくても大丈夫です。

 

7. 送付状の作成日を入力

そして最後に、送付状の作成日を入力します。

こちらはボタンを押すだけで日付を入力できます。

 

8. 作成した送付状を確認する

 

そしてこの確認ページで、作成した送付状の全体を見ることができます。

ここで間違えなどを見つけた場合は修正ができます。

 

9. 作成した送付状のPDF無料ダウンロードなど

そして最後のページでは、次のようにPDFダウンロードなどができます。

Yagishでは流れに沿って必要事項を入力するだけで非常に簡単に送付状を作ることができます。

無料でできるので、
まずは一度Yagishページを見て、送付状を作ってみてくださいね。

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5. 履歴書の送付状（添え状）の作成時に注意すべき点やマナー

ここまで、送付状をテンプレートを使って作る方法をお話ししました。
送付状を作成する際には、基本的なマナーを守り、誤りを防ぐための工夫が求められます。
ここで、送付状を作るときに注意すべき点やマナーについて少しお話ししたいと思います。

誤字脱字や会社名のミスに気を付ける

誤字脱字が含まれていると、応募者が細かい確認を怠っているように見え、印象が悪くなります。例えば、担当者名や企業名に誤りがあると失礼にあたるため、特に注意が必要です。作成後は必ず複数回確認し、可能であれば信頼できる第三者に見てもらうことでミスを減らしましょう。会社名もしっかりと調べ、正しい名前を書きましょう。

担当者の名前の後に「様」があるか

また、忘れやすいものとして担当者の名前の後に「様」をつけているかしっかりとチェックしましょう。

株式会社を略さない

また、送付状はビジネス文書であり、正式な形式を守ることが重要です。
企業名の「株式会社」を「(株)」と略すこともしないように気をつけましょう。

長すぎる内容や話が逸れている

送付状の内容が長すぎると、読む側に負担をかけるだけでなく、要点がぼやける恐れもあります。特に自己PRや志望動機が過剰になると、本来の送付状の目的が不明瞭になりかねません。簡潔にまとめ、応募の目的や意図を短い文章で明確に伝えることが大切です。また、送付状はA4サイズで1枚以内に収めることが基本的なマナーです。

短すぎるのも良くない

逆に、送付状が短すぎるのも良くありません。内容が少ないと、応募の意図がしっかりと伝わらず、真剣さや配慮が不足しているように見える場合があります。挨拶や応募の目的、簡単な自己紹介、締めの言葉を含めた適度な長さで、しっかりとした内容にすることが重要です。企業への敬意を込め、丁寧な文章で仕上げましょう。

 

6. 履歴書用送付状作成のQ & A

ここで、履歴書の送付状作成に関して、よくある質問とその回答をご紹介します。送付状を通じて企業に好印象を与え、マナーを守ったビジネス文書を作成するための参考にしてください。

Q1. 履歴書を手持ちする際も添え状は必要？

A: この場合、添え状は不要です。例えば面接に直接行き、履歴書をその場で手渡しする場合には、添え状は必要ありません。添え状は主に郵送での提出時に用いるもので、対面で直接渡す場合には履歴書や職務経歴書のみで問題ありません。

Q2: 郵送ではなくメールで送る場合も送付状は必要？

A: メールで履歴書を送る際も、送付状は不要です。メールの件名には「〇〇職応募書類」などと記入し、採用担当者がすぐに応募内容を把握できるようにしましょう。

Q3. 文体は「です」「ます」調か「だ」「である」調？

A: 送付状の文体は「です」「ます」調で統一しましょう。「だ」「である」調は送付状の文体としては適しません。またですます調を使うことで、読み手に丁寧な印象を与えることもできます。全体を通して「です」「ます」調でまとめることで統一感が生まれ、より礼儀正しい印象を与えられます。

Q4. フォントや装飾など、送付状のデザインを凝っても良い？

A: ビジネス文書には、派手なフォントや過度な装飾は適していません。装飾が多いと読みにくくなるだけでなく、正式な文書としての品格が損なわれます。フォントは明朝体やゴシック体といった読みやすいものを選び、色は黒を基本とします。シンプルで視覚的に整ったレイアウトにすることで、プロフェッショナルな印象を与えられます。

Q5: 送付状は履歴書や職務経歴書と同じ封筒に入れるべき？

A: はい、送付状は履歴書や職務経歴書と一緒の封筒に入れましょう。送付状を一番上に置き、その下に履歴書、さらにその下に職務経歴書など他の書類を重ねると、読みやすく整った印象になります。また、クリアファイルに入れてまとめると、書類が折れ曲がらず綺麗に届きます。こちらは後ほどより詳しく解説します。

 

 

7. 履歴書の送付状（添え状）はパソコンやスマホで作成すべき？

送付状は履歴書や職務経歴書と共に送るものですが、あくまでビジネス文書です。

そのため最近は特にパソコンで文書を作ることが主流になっており、
多くの会社としてもむしろ、

「いまだに手書き？」

と思われることもあるほどで、パソコンで作れる人材が評価されることも少なくない時代です。

また、企業ごとに自己PRを変えたり、自分のスキルや経験等を全て書き直すのは大変ですよね。

そのためYagishのテンプレートのように、
パソコンでの作成、さらにはWeb上で作成・保存などできるサービスを使うことがより推奨されています。

 

Yagishの送付状テンプレートならパソコンやスマホでも作成可能

Yagishはその名の通り可愛いヤギのキャラクターが特徴で、
日本最大級の履歴書・職務経歴書作成ウェブサイトです。

 

履歴書・職務経歴書が完全無料でより簡単に書ける

Yagishでは、

・オンラインで全て完了

・テンプレートを利用して作成

・全て無料で作成＋PDF保存可能

という非常に便利なサイトです。

 

テンプレートを利用して書く

上の画像は送付状の挨拶のテンプレートですが、
難しい表現も例文を活用して簡単に書くことができます。

そのためYagishを使うことで、

・より簡単

・より速く

・より綺麗

に送付状を作ることができます。

Yagishを使うと、より簡単に、プロフェッショナルな職務経歴書を書くことができます。

無料で利用できるので、
まずは一度試し、送付状を作ってみてくださいね。

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8. 送付状を封筒に入れる際の注意点｜履歴書と一緒に郵送

ここまで、送付状を作る方法に関して非常に詳しくお話ししてきました。

次に、履歴書と共に郵送するために送付状を封筒に入れる方法をお話しします。

送付状に書いた順番で入れる

採用担当者がより簡単に確認できるように、
「送付状に書いた順」で同封するようにしてください。

一般的な入れる順番

書類を入れる一般的な順番は以下です。

1. 送付状
2. 履歴書
3. 職務経歴書(必要な場合は入れる)

送付状（添え状）は全ての書類の一番上に重ねる

添え状が一番最初に目に入るようにしましょう。

そうすることで、採用担当者が書類の目的や概要を最初に把握しやすくなり、あなたの配慮が伝わりやすくなります。

クリアファイルに入れる

また、大事な書類が雨で濡れる可能性や曲がることを避けるため、クリアファイルに全部を入れます。
クリアファイルはキャラクターやデザインが入っているものなどではなく、非常にシンプルなものを利用しましょう。

封筒のサイズや色に関して

次に封筒のサイズや色に関してです。

封筒サイズ

まずはサイズですが、
同封書類がA4サイズの場合は、以下の２種類が適しています。

・角形A4号
・角形2号

これより大きいと中で書類がずれてしまったり、これより小さい場合は書類をより折り曲げる必要等も出てくるため、上記の封筒サイズが好まれます。

封筒の色

次に封筒の色ですが、白か茶色をお勧めします。
封筒がシンプルであれば色に大きな決まりはありませんが、白か茶色が一般的です。

封筒に書くべきこと

封筒には、裏と表に書くべきことがあります。

表面

まず表ですが、

・応募企業の郵便番号と住所

・応募企業の名前

・採用担当者の名前（名前がわからない場合、部署名とその下に御中）

・左下に「履歴書在中」や「応募書類在中」と言う注意書き（封筒によってはすでに書いてあります）

裏面

・自分の郵便番号と住所

・自分の名前

 となります。 

 

9. 履歴書用の送付状まとめ

ということで、送付状作成に関して詳しく解説しました。

履歴書の送付状（添え状）は、応募者の誠意やビジネスマナーを示す大切なビジネス文書です。
送付状を付けることで、応募先企業に丁寧な印象を与え、応募の意図をわかりやすく伝えることができます。

送付状を作成する際は、以下のポイント等に注意しましょう。

• 内容はA4サイズ1枚以内に簡潔にまとめる
• 手書きではなく、パソコン等で作成する
• 時候の挨拶を適切に使用する
• 誤字脱字や表記ミスに注意する

プロフェッショナルな送付状を作ることによって、採用担当者に良い印象を与えることができます。
この記事を参考に、プロフェッショナルで印象の良い送付状を作成し、就職・転職活動に役立ててくださいね、

＞Yagishを使って送付状を作る方はこちら♪