「断りメールが苦手だ」

という人は多いのではないでしょうか。

• 「どうしても、冷たい言い方になってしまう」
• 「相手に嫌われない上手な書き方ってある？」

書き方次第で相手との関係性が大きく変わることもあります。

本記事では、相手に失礼にならず、好印象を残せる断りメールの書き方を詳しく解説します。

基本構成から具体的な例文やシーン別のテンプレートまで、すぐに実践できる内容をまとめました。

正しい断りメールを知って、明日から活かしてください。

 

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断りメールの意味と役割とは？

断りメールとは、相手からの提案、依頼、誘いなどに対して、丁寧にお断りの意思を伝えるためのビジネスメールです。

現代のビジネスシーンにおいて、断りメールは単なる拒否の連絡ではなく、相手との良好な関係性を維持しながら意思を伝える重要なコミュニケーションツールとしての役割を担っています。

予算の都合、スケジュールの問題、企業方針との相違など、様々な理由でお断りする状況において、断りメールは相手に対する敬意を示しながら、意思を伝える手段として欠かせない存在となっています。

 

断りメールの基本構成と書き方の5つのポイント

ビジネスシーンにおいて断りメールを送る際は、相手との関係性を保ちながら明確に意思を伝えることが重要です。

適切な構成と表現を使うことで、断りながらも好印象を残すことができます。

 

ポイント①件名は簡潔に、内容が伝わるように書く

件名は相手が一目で内容を理解できるよう、簡潔かつ具体的に書きましょう。

曖昧な表現ではなく、断りの返事であることが明確に分かる件名にすることが大切です。

 

良い例	曖昧な例
「ご提案の件について（お断り）」	「お疲れ様です」
「面接のご連絡について（辞退のお詫び）」	「返信です」
「セミナー参加の件（不参加のご連絡）」	「ご相談の件」

 

件名に「お断り」「辞退」「不参加」などの言葉を入れることで、相手も心の準備ができ、メールを開封する前から内容を推測できます。

 

ポイント②最初に感謝の気持ちを伝える

断りメールの冒頭では、相手が時間を割いて提案や依頼をしてくれたことに対する感謝の気持ちを必ず表現しましょう。

感謝の表現が、その後の断りの内容を受け入れやすくする効果があります。

たとえば「詳細な資料をご準備いただき」「わざわざお時間を調整いただき」など、相手の具体的な行動に対する感謝を示すと効果的です。

感謝の表現は形式的なものではなく、具体的な内容に触れることでより誠実さが伝わります。

 

ポイント③断る理由は簡潔に・誠実に伝える

断る理由を説明する際は、相手が納得できる範囲で簡潔に伝えることが重要です。

長々と説明する必要はありませんが、全く理由を示さないのも失礼にあたります。

理由を伝える際は、相手や提案内容を否定するような表現は避け、自社や自身の事情を中心に説明しましょう。

 

ポイント④お詫びとフォローの一言を添える

断ることに対するお詫びの気持ちを表現し、可能であればフォローや代案を提示することで、相手との関係性を保つことができます。

「ご期待に添えず申し訳ございません」「お力になれず心苦しく思っております」といったお詫びの表現と併せて、「今後また機会がございましたら」「別の形でお役に立てることがあれば」などのフォローを加えることが効果的です。

また代案を提示できる場合は「今回は参加できませんが、資料をいただけましたら拝見させていただきます」など、相手にとってもメリットのある代案を考えることが大切です。

 

ポイント⑤結びの言葉と署名で丁寧に締める

メールの結びでは、相手への敬意と今後の関係継続への意思を示す表現で締めくくります。

結びの言葉には「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」「貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます」など、前向きで丁寧な表現を使用しましょう。

署名には会社名、部署名、氏名、連絡先を正確に記載し、相手が今後連絡を取りやすい環境を整えることも重要なマナーです.

＞【保存版】ビジネスメールの締め完全ガイド｜好印象を与えるフレーズとシーン別例文集

 

断りメールを書くときの4つの注意点とNG例

断りメールを書く際には、相手に不快感を与えたり、誤解を招いたりしないよう注意が必要です。

ここでは、よくある失敗例と合わせて、断りメールを書く際の重要な注意点を解説します。

 

注意点①曖昧な表現をしない

断りメールでは、相手に誤解や期待を抱かせないよう、明確な意思表示が重要です。

曖昧な表現は、相手が「まだ可能性がある」と勘違いし、後日改めて連絡が来る可能性があります。

NG例

「検討させていただきますが、なかなか難しいかもしれません」
「今回はちょっと厳しいようです」
「社内で相談してみます」

改善例

「誠に申し訳ございませんが、今回はお受けできません」
「検討いたしましたが、お引き受けすることができません」
「残念ながら、今回はご辞退させていただきます」

相手の時間を無駄にしてしまう結果になりかねるので、はっきりと断りましょう。

 

注意点②冷たすぎる・ぶっきらぼうな表現はしない

明確に断ることは大切ですが、あまりにも冷たい表現や素っ気ない文面では、相手との関係が悪化する恐れがあります。

ビジネスシーンでは特に、今後の関係性を考慮した丁寧な対応が求められます。

NG例

「お断りします」
「無理です」
「できません」
「興味ありません」

改善例

「誠に申し訳ございませんが、お断りさせていただきます」
「恐れ入りますが、今回はお受けできません」
「ご提案いただきありがとうございます。しかしながら、今回は見送らせていただきます」

丁寧語や謙譲語を使い、感謝の気持ちとお詫びの言葉を添えることで、相手への敬意を示すことができます。

 

注意点③長すぎる謝罪や過剰な言い訳はしない

必要以上に謝罪したり、詳細すぎる理由を説明したりするのは逆効果です。

文の長さの目安やポイントを以下の表にしました。

 

項目	適切な長さ	ポイント
謝罪の言葉	1～2回程度	簡潔で心のこもった表現
断る理由	1～2文程度	必要最小限の説明
全体の文章	3～5文程度	要点を絞った構成

 

NG例

「本当に申し訳ございません。実は弊社の予算の都合もあり、また人員の配置の問題もございまして、さらに他のプロジェクトとの兼ね合いもあり、検討に検討を重ねた結果、今回は誠に申し訳ございませんがお断りせざるを得ない状況となってしまいました」

改善例

「ご提案いただきありがとうございます。社内で検討いたしましたが、予算の都合により今回は見送らせていただきます」

 

注意点④複数相手に一斉送信

複数の相手に同じ内容の断りメールを一斉配信することは、相手に対して失礼にあたります。

たとえ断る内容が同じであっても、基本的に個別対応が原則となります。

NG例

• 「各位」や「関係者の皆様」といった宛名で一斉配信
• 明らかにコピー＆ペーストした定型文のような文面
• 誰にでも当てはまる内容

改善例

相手の名前を正確に記載
案件や提案内容に応じた個別の文面
相手との関係性を考慮した適切な敬語

どうしても複数の関係者に同時に連絡する必要がある場合は、BCCを使用し、各受信者が他の宛先を見ないよう配慮しましょう。

＞ビジネスでの謝罪メールの正しい書き方｜状況別の例文とポイントをご紹介

 

好印象を残す断りメールのコツ3選

断りメールを送る際、相手との今後の関係性を良好に保つためには、単に断るだけでなく好印象を残すことが重要です。

ここでは、相手に配慮しながら丁寧に断るための3つのコツをご紹介します。

 

クッション言葉で柔らかく伝える

断りメールにおいて最も重要なのが、クッション言葉の活用です。

クッション言葉とは、相手に伝えにくい内容を柔らかく表現するための言葉で、断りの前に置くことで相手への配慮を示すことができます。

 

シーン	適切なクッション言葉	使用例
提案の断り	貴重なご提案をいただき恐縮ですが	貴重なご提案をいただき恐縮ですが、今回は見送らせていただきます
依頼の断り	お忙しい中お声がけいただいたにも関わらず	お忙しい中お声がけいただいたにも関わらず、お受けできず申し訳ありません
招待の断り	せっかくお誘いいただいたのですが	せっかくお誘いいただいたのですが、都合がつかず参加できません

 

クッション言葉を使う際は、相手の立場や提案内容に応じて適切な表現を選ぶことが大切です。

 

次につながる前向きな一言を添える

断りメールで好印象を残すためには、今回は断るものの、将来的な協力や参加の可能性を示唆する前向きな一言を添えることが効果的です。

具体的な前向きな表現としては、「今後このような機会がございましたら、ぜひご相談ください」「来年度以降でしたら検討が可能かもしれません」などがあります。

また、断る理由が一時的なものである場合は、その旨を明確に伝えることで、相手に希望を持たせることができます。

 

相手の立場を思いやる表現を入れる

断りメールで最も重要なのは、相手の立場や気持ちを理解し、思いやりのある表現を使うことです。

相手の立場を思いやる表現には、「お忙しい中貴重なお時間を割いていただき」「詳細な資料をご準備いただいたにも関わらず」「ご期待に添えず心苦しいのですが」といった言葉があります。

特に営業や提案を受けた場合は、相手が準備に時間をかけていることを理解し、それに対する感謝を示すことが大切です。

定型的な表現だけでなく、その状況に応じた個別の配慮を示すことで、より誠実な印象を与えることができます。

＞ビジネスメールの返信ってどうすればいい？いまさら人に聞けない基本マナーから徹底解説

 

断りメールのシーン別の例文・テンプレート集

ビジネスシーンでは様々な場面で断りメールを送る必要があります。

ここでは、よくある6つのシーンに分けて、そのまま使える例文とテンプレートをご紹介します。

相手との関係性や状況に応じて、適切な表現を選んで活用してください。

 

提案・営業の断りメール

営業提案や商品・サービスの売り込みを断る際は、相手の努力を認めつつ、明確に断る意思を伝えることが重要です。

今後の関係性も考慮した丁寧な表現を心がけましょう。

項目	例文
件名	ご提案いただいた件について（回答）
冒頭	いつもお世話になっております。 この度は貴重なご提案をいただき、誠にありがとうございます。
断り文	ご提案内容を慎重に検討させていただきましたが、現在の弊社の方針と合致しないため、今回は見送らせていただくこととなりました。
結び	せっかくお時間をいただきながら、ご期待にお応えできず申し訳ございません。今後ともよろしくお願いいたします。

営業の断りメールでは、相手の営業努力を労い、検討したことを伝えることで、相手への敬意を示すことができます。

 

依頼・仕事の断りメール

業務依頼や新しい仕事の依頼を断る場合は、断る理由を明確にし、代替案があれば提示することが望ましいです。

相手に迷惑をかけないよう、早めの返答を心がけましょう。

例文（業務依頼を断る場合）

件名：〇〇の件について（お返事）

〇〇様

いつもお世話になっております。
この度は〇〇の件でお声がけいただき、ありがとうございます。

大変光栄なお話をいただいたのですが、現在進行中のプロジェクトが立て込んでおり、十分な対応ができかねる状況です。そのため、今回は辞退させていただければと存じます。

なお、同様の業務で信頼できる〇〇社の△△様をご紹介することも可能です。ご希望でしたら、お繋ぎいたします。

せっかくお声がけいただいたにも関わらず、お役に立てず申し訳ございません。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

＞【例文あり】お願い・依頼メールの書き方を徹底解説！丁寧な表現のコツや注意点

 

お誘い・イベント参加の断りメール

懇親会、セミナー、会議などのイベント参加を断る際は、招待してくれた相手の気持ちを尊重し、感謝の気持ちを伝えることが大切です。

 

シーン	例文
懇親会	お誘いいただき恐縮ですが、当日は先約があり参加が叶いません。次回機会がございましたら、ぜひ参加させていただきたく存じます。
セミナー	貴重な学習機会をご案内いただき、ありがとうございます。あいにく業務の都合により参加できませんが、資料等をいただけましたら幸いです。
会議	重要な会議にお声がけいただきましたが、出張と重なってしまい参加が困難です。議事録を共有いただけましたら、後日フォローさせていただきます。

面接・採用に関する断りメール

面接の案内を断る場合や、内定を辞退する場合は、特に慎重な対応が必要です。採用担当者の時間と労力を考慮し、丁寧かつ明確に意思を伝えましょう。

例文（面接辞退の場合）

件名：面接辞退のお願い（〇〇〇〇）

〇〇株式会社
人事部 〇〇様

この度は、貴社の選考にお時間をいただき、誠にありがとうございます。

〇月〇日に予定されている面接の件でご連絡いたします。慎重に検討した結果、今回は選考を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げます。

せっかく貴重なお時間を調整いただいたにも関わらず、このようなご連絡となり申し訳ございません。末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

 

例文（内定辞退の場合）

件名：内定辞退のご連絡

〇〇株式会社
人事部〇〇様

お世話になっております。〇〇（氏名）です。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

慎重に検討を重ねた結果、誠に勝手ながら貴社の内定を辞退させていただくことにいたしました。

ご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。

貴社の今後ますますのご発展をお祈り申し上げます。

敬具

内定辞退の場合は、感謝を表現すると共に簡潔な理由を伝えましょう。

＞内定辞退の正しいマナーと伝え方｜電話・メールの例文・注意点を徹底解説

 

商品購入・見積もり依頼を断るメール

商品の購入や見積もり依頼を断る際は、検討に要した時間への感謝と、今後の可能性を示唆することで、良好な関係を維持できます。

件名：お見積もりの件について（回答）

〇〇株式会社
営業部　〇〇様

いつもお世話になっております。
先日はお忙しい中、詳細なお見積もりをご作成いただき、ありがとうございました。

社内で慎重に検討いたしましたが、予算の都合により今回は見送らせていただくこととなりました。今後、予算の目処が立ちましたら、改めてご相談させていただければと存じます。

せっかくお時間をかけてご対応いただいたにも関わらず、ご期待にお応えできず申し訳ございません。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

 

支援・寄付の依頼を断るメール

チャリティーイベントの支援や寄付の依頼を断る場合は、活動への理解と敬意を示しつつ、丁寧に断ることが重要です。

件名：ご支援のお願いの件について

〇〇様

いつもお世話になっております。
この度は、〇〇活動へのご支援についてお声がけいただき、ありがとうございます。

〇〇様の活動には心から敬意を表しており、微力ながらお手伝いできればと思うのですが、現在弊社の支援予算が限られており、今回はご協力が叶わない状況です。

活動の成功を心よりお祈りしております。今後、状況が変わりましたら、ぜひお声がけください。

このような返答となり恐縮ですが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。

＞感謝が伝わる！ビジネスでのお礼メールの書き方と状況別例文とポイント

 

断りメールで使える便利フレーズ集

断りメールを書く際に、適切な表現を選ぶことで相手に失礼のない丁寧な印象を与えることができます。

ここでは、シーン別に使える実用的なフレーズをご紹介します。

これらのフレーズを組み合わせることで、状況に応じた自然で丁寧な断りメールを作成できるでしょう。

 

感謝・お詫びの定番フレーズ

断りメールでは、まず相手への感謝とお詫びの気持ちを適切に表現することが重要です。

感謝の気持ちを示すことで、相手の提案や依頼を軽視していないことが伝わります。

 

場面	フレーズ例
提案への感謝	貴重なご提案をいただき、誠にありがとうございます
お誘いへの感謝	お声がけいただき、大変光栄に存じます
依頼への感謝	この度はお仕事のご依頼をいただき、ありがとうございました
丁寧なお詫び	せっかくのお申し出にもかかわらず、申し訳ございません
心からのお詫び	ご期待に沿えず、心苦しい限りでございます
謙虚なお詫び	お役に立てず、申し訳ない気持ちでいっぱいです

 

これらのフレーズを使用する際は、形式的になりすぎないよう注意し、状況に応じて自然な表現を選びましょう。

＞感謝が伝わる！ビジネスでのお礼メールの書き方と状況別例文とポイント

 

やんわり断るフレーズ

直接的な断り方では相手を傷つけてしまう可能性があるため、クッション言葉を使ってやんわりと伝えることが重要です。

これらのフレーズは、相手との関係性を維持しながら断る意思を明確に伝える効果があります。

 

表現のタイプ	フレーズ例	使用場面
丁寧な前置き	恐れ入りますが、今回はご遠慮させていただきます	一般的な断り
検討したことを示す	慎重に検討いたしましたが、お引き受けが難しい状況です	仕事の依頼など
状況を説明	あいにく都合がつかず、参加が叶いません	イベント招待など
能力不足を謙遜	力不足で十分なお手伝いができそうにございません	協力依頼など
時期的な問題	現在の状況では、お応えするのが困難でございます	提案やお誘い

 

曖昧な表現を使いすぎると、相手に期待を持たせてしまう可能性があるため注意が必要です。

 

丁寧な断りフレーズ

より正式な場面やビジネスシーンでは、特に丁寧な表現を心がける必要があります。

 

丁寧度	フレーズ例	適用場面
最上級	誠に恐縮ではございますが、お受けいたしかねます	重要な取引先
上級	申し訳ございませんが、今回は見送らせていただきます	正式な提案
標準	大変恐縮ですが、ご辞退させていただければと存じます	一般的なビジネス
謙譲語使用	不躾なお願いで恐縮ですが、お断りさせていただきます	依頼を断る場合
理由付き	諸事情により、今回はお引き受けできかねます	詳細説明不要時

 

丁寧な断りフレーズを使用する際は、過度に複雑な敬語を使いすぎないよう注意しましょう。

 

フォローにつながる一言フレーズ

断りメールであっても、将来的な関係性を考慮したフォローの言葉を添えることで、相手との良好な関係を維持できます。

 

フォローの種類	フレーズ例	効果
将来の可能性	また機会がございましたら、ぜひお声がけください	継続的関係の示唆
別の形での協力	別の形でお役に立てることがございましたら幸いです	柔軟性の表示
相手の成功を願う	貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます	好意的関係維持
代替案提示	私では力不足ですが、適任者をご紹介できるかもしれません	建設的対応
感謝継続	今後ともどうぞよろしくお願いいたします	関係性継続
相手への配慮	お忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました	時間への感謝

 

フォローフレーズを使用する際は、単なる社交辞令にならないよう、状況に応じて具体性のある表現を選ぶことが重要です。

＞【例文】日程調整メールの書き方とポイント｜効率的なアポ取りから返信まで

 

【応用編】英語で書く断りメールの書き方と例文

 

グローバル化が進む現代のビジネスシーンでは、海外の取引先や外国人の同僚とのやり取りで英語の断りメールを書く機会が増えています。

英語での断りメールも日本語と同様に、相手への敬意を示しながら断ることが重要です。

文化的な違いを理解した上で、丁寧で効果的な英文断りメールの書き方をマスターしましょう。

 

英語で丁寧に断るときの基本構成

英語の断りメールは、以下の5つの要素で構成するのが一般的です。

日本語のメールと比較して、より直接的でありながらも礼儀正しい表現を心がけます。

 

構成要素	内容	ポイント
Subject Line	件名	簡潔で内容が明確に分かるように
Opening	挨拶と感謝	相手への感謝から始める
Main Message	断りの本文	明確かつ丁寧に断りの意思を伝える
Reason	理由の説明	簡潔で誠実な理由を述べる
Closing	結びの言葉	今後の関係を意識したポジティブな締めくくり

 

英語圏のビジネス文化では、日本のような長い前置きや過度な謝罪は不要とされています。

むしろ、相手の時間を尊重し、要点を簡潔に伝えることが重視されます。

 

よく使われる英語フレーズ

英語の断りメールでよく使用される定番フレーズを、シーン別に分けて紹介します。

断りのフレーズ

「I regret to inform you that…」

（申し訳ございませんがお知らせいたします）

「Unfortunately, I am unable to…」

（申し訳ございませんが、〜することができません）

などの丁寧な表現を使用します。

 

やんわりと断るフレーズ

直接的すぎず、しかし曖昧でもない断り方として、
「I’m afraid I won’t be able to…」（

申し訳ございませんが、〜することができません）

「While I appreciate the opportunity, I must decline…」

（この機会をいただき感謝しておりますが、お断りさせていただきます）といった表現が効果的です。

 

前向きな締めくくりのフレーズ

「I hope you understand my position」
（私の立場をご理解いただければと思います）

「I wish you success with this project」

（このプロジェクトの成功をお祈りしています）

「Please keep me in mind for future opportunities」

（今後の機会がございましたらお声がけください）

などの表現が適切です。

 

英文断りメールのテンプレート

実際のビジネスシーンで使用できる英文断りメールのテンプレートを、代表的なシチュエーション別に紹介します。

これらのテンプレートを参考に、状況に応じてカスタマイズしてご活用ください。

 

提案・営業を断るメールテンプレート

件名：Re: Your Proposal – Thank you for your interest

Dear [名前],

Thank you for taking the time to present your proposal for [提案内容]. I appreciate the effort you put into preparing the detailed information.

>After careful consideration, I regret to inform you that we will not be moving forward with this proposal at this time. Due to our current budget constraints and strategic priorities, we are unable to pursue this opportunity.

I want to emphasize that this decision is not a reflection of the quality of your proposal, which was well-prepared and professional. Please keep us in mind for future opportunities that may align better with our needs.

Thank you again for your interest in working with us.

Best regards,
[あなたの名前]

 

依頼・仕事を断るメールテンプレート

件名：Re: Project Request – Unable to Accept

Dear [名前],

Thank you for considering me for the [プロジェクト名] project. I’m honored that you thought of me for this opportunity.

Unfortunately, I must decline your request due to my current workload and existing commitments. My schedule is fully booked for the next [期間], and I wouldn’t be able to give your project the attention it deserves.

I would recommend reaching out to [推薦する人物/会社名], who might be available and would be an excellent fit for this type of work.

I hope you find the right person for this project and that it goes smoothly.

Warm regards,

[あなたの名前]

 

これらのテンプレートは基本的な構造を示しており、具体的な状況に応じて内容を調整しましょう。

＞メールの「CC」「BCC」「To」とは何？意味、違い、ビジネスでの使い方を徹底解説

 

よくある質問（Q&A）

Q. 断りメールは電話より失礼になりませんか？

一般的に、ビジネスシーンでは文書として記録が残るメールの方が適切とされる場合が多くあります。

重要なのは、メールでも電話でも、相手への敬意と感謝の気持ちを適切に表現することです。

メールであっても、丁寧な文面と適切な敬語を使用すれば、決して失礼にはなりません。

 

Q. 断る理由は正直に書くべきですか？

基本的には誠実な理由を伝えることが大切ですが、相手を傷つける可能性がある場合は表現を工夫する必要があります。

正直に伝えても問題ない理由としては、予算の制約、スケジュールの都合、社内方針の変更、専門分野の違いなどが挙げられます。

これらは客観的な事実であり、相手の提案そのものを否定するものではないため、率直に伝えることができます。

 

Q. 断りメールで相手に嫌われないためにはどうしたらいい？

断りメールで相手に嫌われないためには、クッション言葉を効果的に使用することで、直接的すぎる表現を避けることができます。

感謝の気持ちをもって相手に配慮をした文面であれば、誠意と共に伝わるでしょう。

 

Q 返信不要と書かれた提案や営業にも断りメールを送るべき？

「返信不要」と記載された提案や営業メールに対しても、断りメールを送ることは一般的にはマナーの良い対応とされています。

返信をした方が良い場合として、継続的な取引関係がある相手、今後も関係を維持したい企業、個人的に面識のある担当者からの提案などが挙げられます。

 

Q. 断りメールを送るタイミングに決まりはありますか？

基本的には、断ることが決まった時点で可能な限り早く連絡することが最も適切とされています。

理想的なタイミングは、提案や依頼を受けてから1週間以内です。

長くても2週間以内には返答することが、ビジネスマナーとして求められます。

 

まとめ

断りメールは、感謝の気持ちを伝え、簡潔で誠実な理由を述べ、お詫びとフォローの言葉を添えることが基本です。

曖昧な表現や冷たい表現は避け、クッション言葉を使って柔らかく伝えることで、相手との良好な関係を維持できます。

提案や依頼、面接など様々なシーンに応じた適切な表現を選び、相手の立場を思いやる姿勢を示すことが重要です。

迅速かつ丁寧な対応により、断りメールも信頼関係構築の機会として活用しましょう。

 

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