退職挨拶メールとは？

退職挨拶メールとは、会社を退職する際に社内の同僚や上司、また社外の取引先などに対して、自身の退職を知らせるとともに、これまでの感謝の気持ちを伝えるためのビジネスメールです。退職する際の円満な関係構築と、プロフェッショナルなビジネスマナーを示す重要なコミュニケーション手段となります。

退職挨拶メールを送る理由

退職挨拶メールを送る主な理由は以下のとおりです。

1. 円満な退社のため

突然連絡が取れなくなる状況を避け、「知らない間に辞めていた」という印象を与えないようにするためです。
在職中にお世話になった方々への感謝の気持ちを伝えましょう。
日頃言葉にする機会が少ない感謝の意を表すことで、良好な人間関係を維持できます。

2. 業務の引き継ぎをスムーズにするため

特に社外の取引先や顧客に対しては、後任者の紹介や連絡先の変更など、今後の対応方法を明確に伝えることで、業務の継続性を確保できます。

3. 将来のネットワーク構築のため
ビジネスの世界では、将来再び一緒に仕事をする可能性は十分にあります。丁寧な退職の挨拶は、将来の良好な関係構築にも寄与します。特に同業種で転職する場合は、業界内のネットワークを大切にすることが重要です。

退職挨拶メールは単なる通知ではなく、これまでの関係に区切りをつけ、新たな関係へと移行するための重要なコミュニケーションツールです。後ろめたさから送信を躊躇する方もいますが、むしろ送らないことで「失礼な人」という印象を残してしまう可能性があります。

退職挨拶メールを送る相手とタイミング

退職が決まった後、社内外の関係者に退職の挨拶をするのはビジネスマナーとして重要です。特に日頃からコミュニケーションを取っている相手には、メールでの挨拶は欠かせません。

社内へ退職メールを送る相手とタイミング

社内への退職挨拶メールは、上司や人事部と相談の上で送信時期を決めるのがベストです。
一般的には、退職の意思が社内で公表された後に送るのが適切とされています。

社内では誰にどう送る？

1. 直接の上司・同僚：日常的に業務上の関わりがある方々には必ず送りましょう。

2. 他部署の関係者：プロジェクトやミーティングで関わりのあった方々にも配慮が必要です。

3. 部署全体や会社全体：規模によっては、一斉メールを送ることも検討します。ただし、会社のポリシーに従い、必要に応じて上司の許可を得ましょう。

社外への退職メールを送る相手とタイミング

社外への連絡は社内よりも慎重に行う必要があります。
特に取引先との関係は会社の資産であるため、上司や後任者と十分に相談した上で進めましょう。

社外向けはいつ送る？

1. 退職日の2週間〜1週間前：取引先が新しい担当者との関係構築や引き継ぎに備える時間を確保するため、ある程度余裕を持って連絡するのが望ましいです。業界や取引関係の重要度によっては、さらに早めに連絡することも検討しましょう。

2. 後任者が決まった後：可能であれば、後任者が決定してから連絡するのがベストです。そうすることで、取引先の不安を軽減し、スムーズな引き継ぎをアピールできます。

3. 上司と相談の上で決定：重要な取引先への連絡は、必ず上司や営業部門の責任者と相談して進めましょう。会社によっては、退職者ではなく上司や後任者から連絡するケースもあります。

【社内用】退職挨拶メールの書き方と例文

退職が決まったら、社内の同僚や上司に退職の挨拶をメールで伝えることが一般的です。特に大企業や部署が多い会社では、すべての関係者に直接挨拶することが難しいため、メールでの退職挨拶が重要になります。

退職あいさつメールに書く一般的な構成

社内向けの退職挨拶メールには、以下の要素を含めるとスムーズに伝わります。

まず、件名は「退職のご挨拶」「退職に関するご連絡」など、一目で内容がわかるものを選びましょう。

本文の構成としては、以下の流れが効果的です。

1. 件名
2. 宛名
3. 冒頭の挨拶、自分の名前
4. 退職の意思表明
5. 在籍中のお礼と感謝の言葉
6. 退職日の明記
7. 結びの挨拶
8. 署名（所属部署、氏名）

社内への一斉送信の退職メールの例文

社内の多くの人に一斉に送る場合は、全体的に丁寧でありながらも簡潔な文面が適しています。

例文

社内で上司や良くしてくれた人に送る個別の退職メールの例文

特にお世話になった上司や同僚には、一斉送信とは別に個別のメールを送ると丁寧です。より個人的な感謝の気持ちを伝えることができます。

■ 例文1：直属の上司への退職挨拶メール

■ 例文2：同僚・先輩への退職挨拶メール

【社外用】退職挨拶メールの書き方と例文

社外への退職挨拶メールは、取引先やお客様との良好な関係を維持するために非常に重要です。社内向けのメールとは異なり、より丁寧で形式的な表現が求められます。また、会社の信用や取引関係に影響を与える可能性があるため、内容には細心の注意を払う必要があります。

社外向け退職あいさつメールに書く一般的な構成リスト

1. 件名：「退職のご挨拶【株式会社〇〇〇〇　山田太郎】」など、一目で内容がわかるものにします
2. 宛名
3. 挨拶と自分の名前等
4. 退職の報告
5. お世話になったことへの感謝
6. 後任者の紹介：名前、役職、連絡先など
7. 今後のお願い：後任者への引き継ぎについて
8. 結びの言葉：相手の健康や会社の発展を祈念する言葉
9. 署名：自分の名前、所属部署、連絡先（必要に応じて）

退職理由は一身上の都合としておく

社外向けの退職挨拶メールでは、退職理由について詳細に触れる必要はありません。
「一身上の都合」という表現で簡潔にまとめるのが一般的です。

転職や起業など、実際の退職理由を詳しく説明することは、場合によっては現在の会社の評判に影響を与えたり、取引先に不安を与えたりする可能性があります。特に退職理由が会社との不和や待遇への不満である場合、それを外部に伝えることは避けるべきです。

＞一身上の都合の意味は？正しい使い方・退職理由での注意点（例文あり）

後任者とともに訪問する前に送る退職メール例文

後任者と一緒に取引先を訪問する予定がある場合、事前にメールで退職の挨拶と訪問の予告をしておくと丁寧です。以下は、その際に使える例文です。

件名：退職のご挨拶とご挨拶訪問のお願い【株式会社〇〇　佐藤花子】

〇〇株式会社
△△部 □□様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の佐藤花子です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、6月30日をもちまして株式会社〇〇を退職することとなりました。最終出社日は6月30日の予定です。在職中は多大なるご支援とご厚情を賜り、心より感謝申し上げます。

つきましては、後任として営業部の山田太郎が担当させていただくことになりました。

ご挨拶とご引継ぎのため、後日、山田と共にご挨拶に伺わせていただきます。追って日程のご都合をお伺いさせていただきます。

ご多忙中誠に恐縮ではございますが、残りの日数も何卒よろしくお願いいたします。

（署名）

この例文では、退職の事実を伝えるとともに、後任者との訪問予定を提案しています。訪問日時は先方の都合に合わせて調整する姿勢を示すことが大切です。

取引先にメールだけ送る場合の退職挨拶メールの例文（後任者との訪問無し）

業務の状況や地理的な理由から、直接訪問せずにメールのみで退職の挨拶をする場合もあります。その場合の例文は以下のとおりです。

件名：退職のご挨拶【株式会社〇〇　佐藤花子】

〇〇株式会社
△△部 □□様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の佐藤花子です。

突然のご連絡となり大変恐縮ですが、一身上の都合により、20XX年7月31日をもちまして株式会社〇〇を退職することとなりました。最終出社日は7月28日でございます。

3年間にわたり営業担当として△△プロジェクトを中心に携わらせていただき、□□様には多大なるご指導とご支援を賜りました。心より感謝申し上げます。

本来であれば、直接お伺いしてご挨拶申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。

後任には、弊社営業部の鈴木一郎が就任し、既に業務の引継ぎを進めております。私同様、あるいはそれ以上にお役に立てる存在となるよう努めてまいります。また、後日改めて鈴木がご挨拶に伺いますので、何卒よろしくお願い申し上げます。

後任の鈴木の連絡先は下記の通りです。
TEL: 03-XXXX-YYYY
Email: ichiro.suzuki@example.com

末筆ながら、貴社のますますのご発展と□□様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。

—————–

株式会社〇〇
営業部
田中健太
TEL: 03-XXXX-ZZZZ
Email: kenta.tanaka@example.com

退職のあいさつメールで気をつけるべきマナーのポイント｜作成と送信

退職のあいさつメールは、これまでの感謝を伝え、円満に退職するための重要なコミュニケーションツールです。しかし、適切なマナーを守らないと、せっかくの挨拶が逆効果になることもあります。ここでは、退職メールを作成・送信する際に気をつけるべきマナーのポイントを詳しく解説します。

件名を一目で退職挨拶とわかるようにする

メールの件名は、受信者が内容を把握するための重要な手がかりです。曖昧な件名では開封されない可能性があるため、「退職のご挨拶」「退職に関するご連絡」など、一目で退職の挨拶メールだとわかる件名をつけましょう。

社内向けの例：

• 「退職のご挨拶（営業部・山田太郎）」

社外向けの例：

• 「退職のご挨拶（株式会社〇〇 山田太郎）」

部署名や氏名を入れておくと、受信者が誰からのメールか即座に認識できるため効果的です。特に取引量の多い企業や大企業に送る場合は、相手が迷わないよう配慮しましょう。

感謝を伝えるようにする

退職のあいさつメールで最も大切なのは「感謝の気持ち」を伝えることです。これまでの指導や協力に対する感謝の言葉は、誠意を示すとともに良好な人間関係を維持するために欠かせません。

感謝の言葉は形式的なものではなく、具体的な内容を含めることで誠意が伝わります。

＞感謝が伝わる！ビジネスでのお礼メールの書き方と状況別例文とポイント

愚痴を書くなどはしないようにする

退職理由が会社への不満であっても、退職のあいさつメールに愚痴や不満を書くことは避けましょう。「人間関係が合わなかった」「待遇に不満があった」などの否定的な内容は、受け取る側に不快感を与えるだけでなく、あなた自身の評価も下げることになります。

退職理由は書かないようにする

「転職」「起業」「家庭の事情」など、退職理由を詳しく説明することは必ずしも必要ではありません。そのため、メールでは「一身上の都合」という表現で十分です。

詳細な退職理由を記載すると、場合によっては誤解を招いたり、不必要な詮索を受けたりする可能性があります。また、退職理由が転職の場合、転職先の情報を詳しく書くことも避けるべきです。

＞職務経歴書と履歴書での「退職理由・転職理由」の書き方徹底解説！例文付き

直接挨拶に行けない場合は謝罪の気持ちも伝える

理想的には、特に関わりの深かった方々には直接会って退職の挨拶をするべきですが、時間的制約や距離の問題で難しい場合もあります。そのような場合は、メールの中で「本来であれば直接ご挨拶すべきところ、メールにてご連絡することをお許しください」などと一言添えると丁寧です。

辞めた後の連絡先を伝えるかは考えてから送る

退職後の連絡先（個人のメールアドレスや電話番号）を伝えるかどうかは、関係性や今後の付き合いを考慮して判断しましょう。信頼関係のある同僚や上司、今後も交流を続けたい取引先には連絡先を伝えることで、人脈を維持できます。

ただし、全員に個人の連絡先を開示する必要はありません。特に大人数に一斉送信するメールでは、プライバシー保護の観点からも控えるべきでしょう。必要な方には個別に連絡先を伝える方が適切です。

退職あいさつメールのよくある質問Q&A

退職の挨拶メールに関して、多くの方が疑問や不安を抱えています。ここでは、よくいただく質問とその回答をまとめました。退職時のコミュニケーションをスムーズに進めるための参考にしてください。

退職あいさつメールにへの返信がきたらどうする？

退職の挨拶メールに対して返信が来ることは珍しくありません。これは単なる社交辞令ではなく、あなたとの関係を大切にしている証です。

なお、大量の返信に個別対応するのが難しい場合は、代表的な内容をまとめて「多くの方から温かいお言葉をいただき、心より感謝申し上げます」といった一斉返信も許容されます。ただし、特に親しかった方や上司には個別に返信することをおすすめします。

有休消化中に退職する場合どのタイミングでメールを送信する？

社内向けには、有休消化に入る直前（最終出社日）に送信します。この場合、実質的な最後の出社日に区切りをつける形になり、対面での挨拶と合わせて行うことができます。

社外に対しては、引き継ぎの日程など余裕を見て送ります。

派遣など正社員ではなくてもメールは作成する？

派遣社員や契約社員、アルバイトなどの場合は、上司に相談して、送るかどうか決めましょう。

また、個人的に送る分には問題ないでしょう。

＞派遣社員の履歴書の書き方完全ガイド｜職歴、退職、複数の派遣先等々の記入例・見本

最後に退職のスピーチをする場合、何を言う？

退職時のスピーチは、多くの場合、送別会や最終日の朝礼、部署内の簡単な集まりなどで行うことになります。

1. 挨拶と退職の簡単な報告：「本日をもちまして退職することになりました○○です。皆様に一言ご挨拶させていただきます」
2. 在籍期間と簡単な振り返り：「入社以来○年間、△△部で◇◇業務を担当させていただきました。」
3. 感謝の言葉：「上司の○○様には、仕事の基本から丁寧にご指導いただき、困った時にはいつも支えていただきました。同僚の皆様にも多くの場面で助けていただき…」
4. 今後の簡単な展望：「今後は◇◇業界で、こちらで学んだことを活かして…」（詳細は不要です）
5. 締めの言葉：「皆様のますますのご活躍とご健勝をお祈りしております。本当にありがとうございました」

なお、部署や人数によってはスピーチ後に花束贈呈や記念撮影などが行われることもあります。事前に上司や人事部に確認しておくと良いでしょう。

まとめ

退職挨拶メールは、円満退社のための大切なステップです。社内向けは最終出社日の1〜2週間前、社外向けは後任者が決まってから送るのが理想的なタイミングです。メール作成の際は、件名を明確にし、感謝の気持ちを伝え、退職理由は「一身上の都合」と簡潔に留めましょう。愚痴や不満は書かず、プロフェッショナルな印象を残すことが重要です。

また、社内と社外では書き方や構成が異なるため、相手に合わせたメール作成を心がけてください。丁寧な退職挨拶メールは、今後のキャリアにおいても良好な人間関係を維持するための投資となります。