面接辞退メールの書き方｜そのまま使える例文・当日や内定後の連絡マナー

選考が進む中で、やむを得ず面接を辞退しなければならない状況は誰にでも起こり得ます。
その際、企業へ失礼のないように連絡するためのメールの書き方が重要です。
本記事では、面接辞退の基本的なマナーから、コピーしてすぐに使える状況別の例文、他社から内定を得た場合の伝え方、面接直前の連絡方法まで、具体的なポイントを解説します。

自分に合った対応方法を確認し、誠意を持った連絡を心がけましょう。

まずは基本から！面接辞退の連絡で押さえるべき3つの必須マナー

面接辞退の連絡を入れる際は、社会人としてのマナーを守ることが大切です。
相手企業に悪印象を与えず、円満に手続きを終えるためには、いくつかの基本的なポイントがあります。

これから解説する3つの必須マナーは、今後のビジネスシーンでも役立つため、しっかりと押さえておきましょう。

面接辞退の連絡はメールが基本

面接辞退の連絡は、基本的にメールで行って問題ありません。
メールであれば、送信・受信の記録が残り、担当者が都合の良いタイミングで内容を確認できるメリットがあります。

電話と違って相手の業務を中断させることもないため、丁寧な連絡方法といえます。
ただし、面接当日や前日といった緊急の場合を除き、メールのみで完結させることが一般的です。
企業の断りメールについては「断りメールの書き方と5つのコツ」で詳しく紹介しています。

辞退を決めたら1日でも早く連絡する

面接を辞退することを決めたら、可能な限り早く連絡するのがマナーです。
企業は面接のために、面接官のスケジュール調整や会場の確保など、多くの準備をしています。
連絡のタイミングが遅れるほど、企業側にかかる迷惑が大きくなります。

辞退の意思が固まった時点で、すぐに連絡を入れることを心がけましょう。

無断辞退（ばっくれ）は絶対に避けるべき

連絡をせずに面接を辞退する、いわゆる「ばっくれ」は、社会人として絶対に避けるべき行為です。
無断での辞退は、採用担当者や面接官に多大な迷惑をかけるだけでなく、企業の採用活動そのものに支障をきたす失礼な行為です。
今後、同じ業界の別の企業で関わる可能性もゼロではないため、自身の信頼を損なわないよう、必ず事前に連絡を入れましょう。

面接辞退メールの書き方を5つのステップで解説

面接辞退のメールは、要点を押さえて簡潔に作成することが大切です。ここでは、基本的なメールの文面を「件名」「宛名」「本文」「署名」の4つのステップに分けて解説します。この構成に沿って内容を作成すれば、マナーに沿った丁寧なメールが完成します。初めて辞退メールを書く方でも分かりやすいよう、テンプレートとしてご活用ください。就活メールの書き方については「就活メールの書き方完全ガイド」で詳しく紹介しています。

【件名】「面接辞退のご連絡／氏名」が一目でわかるように記載する

採用担当者は毎日多くのメールを確認しているため、件名だけで誰から何の連絡なのかが瞬時にわかるように記載することが重要です。
「【面接辞退のご連絡】〇〇〇〇（氏名）」のように、用件と氏名を明確に記しましょう。
大学名を加えることで、より丁寧な印象になります。

【宛名】会社名・部署名・担当者名を正式名称で書く

宛名は、会社名、部署名、担当者名の順に正式名称で記載します。
「株式会社」を「(株)」と省略したりせず、正確に書きましょう。
部署名や担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」としても問題ありません。

企業へ送るビジネスメールの基本として、正しい宛名を書くことを徹底しましょう。

【本文】面接の機会へのお礼と辞退する旨を明確に伝える

本文では、まず面接の機会をいただいたことへのお礼を述べます。
そのうえで、「誠に勝手ながら、今回の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。」のように、辞退の意思を明確に伝えることが大切です。

回りくどい表現は避け、結論を先に伝える構成にすることで、内容が分かりやすい文面になります。
最後にお詫びの言葉を添えることも忘れないようにしましょう。

【辞退理由】詳細な説明は不要！「一身上の都合」で問題ない

面接を辞退する際、詳しい理由を伝える義務はありません。
「一身上の都合により」という表現を用いるのが一般的です。
もし他社内定を理由とする場合、正直に伝えても失礼にはあたりませんが、迷う場合は「一身上の都合」で問題ありません。

企業側から理由を尋ねられない限り、自ら詳細を語る必要はないと覚えておきましょう。
一身上の都合の意味については「一身上の都合の意味と正しい使い方」で詳しく紹介しています。

【結び】企業の発展を祈る言葉で締めくくる

メールの最後は、企業の今後の発展を願う言葉で締めくくると丁寧な印象を与えられます。
「末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。」といった一文を添えましょう。
この結びの言葉があることで、辞退という連絡であっても、相手への配慮が伝わります。

末尾には、大学名、氏名、連絡先を署名として記載してください。

【コピーして使える】状況別の面接辞退メール例文3選

ここでは、さまざまな状況に合わせてコピーして使える面接辞退メールの例文を3つ紹介します。
基本的なケースから、理由を伝える場合、伝えない場合まで、自身の状況に最も近いテンプレを選んで活用してください。
氏名や面接日時などの部分は、ご自身の情報に書き換えて使用しましょう。

例文①：基本的な面接辞退メール

件名：面接辞退のご連絡／〇〇〇〇（氏名）
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日〇時より面接のお約束をいただいております、〇〇〇〇と申します。

この度は、面接の機会を設けていただき、誠にありがとうございます。
誠に勝手ながら、一身上の都合により、今回の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。
何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
〇〇〇〇（氏名）
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com

例文②：他社の内定を理由に辞退する場合

件名：面接辞退のご連絡／〇〇〇〇（氏名）
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日〇時より面接のお約束をいただいております、〇〇〇〇です。

先日は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮なのですが、他社様とのご縁があり、そちらの企業への入社を決意したため、今回の選考を辞退させていただきたく存じます。
貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり誠に申し訳ございません。
〇〇様の選考を通じて多くのことを学ばせていただきましたこと、心より感謝申し上げます。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈りしております。
〇〇〇〇（氏名）
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com

例文③：「一身上の都合」として理由を伝えない場合

件名：【面接辞退のご連絡】〇〇〇〇
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
〇月〇日（〇）〇時より、一次面接のお時間をいただいております、〇〇〇〇と申します。

この度は、選考の機会をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、一身上の都合により、この度の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
お忙しい中、日程を調整いただいたにもかかわらず、ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。
何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

末筆ではございますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。
〇〇〇〇（氏名）
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com

面接当日・前日の辞退はメールだけでなく電話連絡が必須

面接の前日や当日に辞退を決めた場合は、メールでの連絡に加えて必ず電話でも連絡を入れることが重要です。
2日前など、直前の連絡も同様です。
採用担当者はメールをすぐに確認できるとは限らないため、確実かつ迅速に辞退の意思を伝えるには電話が最も適しています。

まずは電話で一報を入れ、その後メールを送るのが丁寧な対応です。

なぜ電話連絡が必要なのか

面接辞退の連絡は、採用担当者が直前にメールを確認できない可能性を考慮し、電話連絡も有効な手段の一つです。企業側は面接官のスケジュール調整や会議室の確保など、面接に向けて準備を進めています。

メールのみの連絡の場合、担当者が確認できないまま時間が経過し、結果として無断辞退と誤解される可能性も考えられます。そのため、確実に辞退の意思を伝える必要がある場合は、電話での連絡も検討することをおすすめします。ただし、連絡手段については企業の指示に従うことが最も重要です。

電話で伝える際の会話例文

お世話になっております。
〇月〇日〇時より面接のお約束をいただいております、〇〇〇〇と申します。
人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。
お世話になっております。
〇〇〇〇です。

ただいま、お時間よろしいでしょうか。
はい、大丈夫です。
誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により、本日の面接を辞退させていただきたく、お電話いたしました。
直前のご連絡となり、大変申し訳ございません。

承知いたしました。
差し支えなければ理由をお伺いしてもよろしいですか。
貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、申し訳ございませんでした。
それでは、失礼いたします。

電話がつながらない場合はメールを送っておく

担当者に電話をかけても、不在や会議中などでつながらない場合があります。
その際は、留守番電話にメッセージに残すとともに、メールを送っておくことが大切です。
メールには、電話で連絡を試みたが、つながらなかった旨を一言添えておくと丁寧です。

メールのみで済ませるのではなく、まず電話で連絡を試みたという姿勢を示すことが大切です。

面接対策や自己分析に役立つ「ヤギッシュ」のAIサポート機能

面接を辞退することになったとしても、就職・転職活動は続きます。
次の選考に向けて万全の準備を整えるために、ツールの活用も有効です。
「ヤギッシュ」のようなサービスでは、AIを活用した面接練習や自己分析サポート機能を提供しており、客観的な視点から自身の強みや課題を把握するのに役立ちます。

効率的に対策を進め、自信を持って次の面接に臨みましょう。
履歴書作成ツールについては「履歴書作成ツール「ヤギッシュ」」で詳しく紹介しています。

印象を下げないために！面接辞退メールの注意点とNG例

面接辞退の連絡は、伝え方一つで相手に与える印象が大きく変わります。
たとえ辞退する企業であっても、ビジネス上の関わりが将来的に発生する可能性は否定できません。
失礼な対応で悪印象を残さないよう、細かな点にも配慮が必要です。

ここでは、印象を下げないための注意点を解説します。

採用担当者からの返信には必ず返信する

面接辞退のメールを送った後、企業から返信が届くことがあります。
その場合、メールを確認した旨を伝えるためにも、必ず返信することを徹底しましょう。
「ご丁寧に返信いただき、ありがとうございます。承知いたしました。」といった簡潔な内容で問題ありません。

返信を無視すると、一方的な印象を与えてしまうため、最後まで丁寧な対応を心がけましょう。
面接日程確定のメール返信については「面接日程確定メールの返信マナー」で詳しく紹介しています。

企業の営業時間内にメールを送る

メールは24時間送信可能ですが、ビジネスメールは相手企業の営業時間内に送るのがマナーです。
深夜や早朝の時間帯にメールを送ると、生活リズムを疑われたり、配慮に欠けるという印象を与えたりする可能性があります。
もし夜間にメールを作成した場合は、メールソフトの送信予約機能を活用し、翌営業日の午前中に送信されるように設定するとよいでしょう。

感謝の気持ちを伝えることを忘れない

辞退の連絡であっても、選考のために時間を割いてくれた企業への感謝の気持ちを伝えることが重要です。
「この度は、貴重な機会をいただき誠にありがとうございました」といった一文を添えるだけで、メール全体の印象が格段に良くなります。
お詫びの気持ちだけでなく、感謝の意も忘れずに記載しましょう。

面接辞退のメールに関するよくある質問

ここでは、面接辞退のメールに関して、多くの人が疑問に思う点について回答します。
返信が来ない場合の対処法や、理由の伝え方、再応募の可能性など、気になるポイントを解消していきましょう。

面接を辞退するメールを送った後、企業から返信が来ない場合はどうすればいいですか？

選考辞退の連絡後、企業からの返信は必須ではないと一般的に考えられがちですが、実際には、企業は辞退メールに対して返信することが望ましいとされています。これは、応募者との不要なトラブルを避け、企業の良好なイメージを維持するためです。多くの企業では、辞退メールを受け取った場合、1営業日以内に返信することを推奨しています。

そのため、もし企業からの返信がない場合でも、焦る必要はありません。送信履歴が残っていれば、辞退の連絡が企業に届いていることは確認できます。心配な場合は、自身の送信済みフォルダを確認してみましょう。返信がないからといって、必ずしも無視されたわけではないことを理解しておくことが大切です。

面接辞退のメールで理由は正直に伝えるべきですか？

必ずしも正直に伝える必要はなく、「一身上の都合」で問題ありません。
詳細な理由を伝える義務はなく、「一身上の都合により」と記載すれば十分です。
他社からの内定が理由の場合、正直に伝えても失礼にはあたりませんが、どのように伝え方をするべきか迷う場合は「一身上の都合」としておきましょう。
内定辞退の伝え方については「内定辞退の正しいマナーと伝え方」で詳しく紹介しています。

面接辞退のメールを送った企業に再応募することは可能ですか？

再応募は可能ですが、一度辞退している事実は記録に残っている可能性があります。
企業の応募規定によりますが、再応募自体は可能です。
ただし、辞退した経緯は選考に影響する可能性があります。

辞退時の対応が丁寧であれば、マイナスの印象を和らげられることも考えられます。

まとめ

面接を辞退する際は、メールで、辞退を決めたらすぐに連絡することが基本です。
メールを作成する際は、件名で用件と氏名を明確にし、本文では感謝とお詫びを伝え、理由は「一身上の都合」と記載すれば問題ありません。

面接当日や前日の連絡は、メールと合わせて電話でも伝えるのがマナーです。
誠実で丁寧な対応を最後まで心がけることが、円満な辞退につながります。