「英文事務の志望動機どうすればいいかわからない」

「どういう志望動機が受かる？」

など、英文事務の仕事に応募したい人は思うことがあるのではないでしょうか？

本記事では、

・英文事務とは？

・英文事務の志望動機で採用担当者に響く例文（経験者・未経験者別）

・効果的な書き方やアピールポイント

・よくある質問

などなど英文事務に関して様々なことを網羅しています。

英文事務の仕事内容や求められるスキルを理解することで、
自分の強みを効果的に伝え、企業への熱意を効果的にアピールする志望動機が作成できます。

本記事を読めば、書類選考通過率が上がり、面接での自信にも繋がる、あなただけの強力な志望動機が完成します。

ぜひ、理想の英文事務職への第一歩を踏み出すために、この記事を参考にしてください。

 

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英文事務とは？仕事内容

英文事務は、英語力を活かして企業の事務業務をサポートする仕事です。

具体的には、海外との取引に関する書類作成やメール対応、電話対応、来客対応、データ入力、資料作成、ファイリング、スケジュール管理など、幅広い業務を担当します。企業によっては、翻訳や通訳、海外出張の手配なども任される場合があります。

英文事務の仕事内容

英文事務の仕事内容は多岐に渡りますが、大きく分けると下記の3つに分類できます。

文書作成・翻訳

英語で書かれたビジネス文書の作成や、日本語の文書を英語に翻訳する業務です。契約書、提案書、プレゼンテーション資料、メール、手紙など、扱う文書の種類は様々です。正確な英語力とビジネス文書の書き方の知識が求められます。

海外とのコミュニケーション

海外の取引先や顧客とのメールや電話でのやり取り、Web会議への参加などを行います。時差を考慮した対応や、文化の違いを理解したコミュニケーションが重要です。円滑なビジネスコミュニケーションを促進する役割を担います。

事務業務全般

一般的な事務業務も英文事務の仕事に含まれます。データ入力、資料作成、ファイリング、スケジュール管理、電話対応、来客対応など、オフィスワーク全般をサポートします。正確性と効率性が求められる業務です。

これらの業務に加えて、企業によっては、海外出張の手配や、展示会・イベントのサポート、市場調査、通訳・翻訳業務なども担当する場合があります。会社の規模や業種、部署によっても仕事内容は異なります。

 

英文事務に求められるスキル

英文事務として働くためには、以下のようなスキルが求められます。

英文事務に求められるスキル一覧

スキル	詳細	習得方法
英語力（読み書き・会話）	ビジネスレベルの英語力。TOEIC700点以上が目安とされることが多い。	英語学習アプリ、オンライン英会話、英会話スクール
ビジネス文書作成能力	ビジネスメール、手紙、報告書など、様々なビジネス文書を英語で作成できる能力。	ビジネス英語の参考書、ビジネスライティング講座
PCスキル (Word, Excel, PowerPoint)	Word、Excel、PowerPointなどのMicrosoft Officeソフトを使いこなせるスキル。	パソコン教室（パソコン市民講座、富士通オープンカレッジ）、MOS資格取得
コミュニケーション能力	社内外の人と円滑にコミュニケーションをとる能力。	コミュニケーションスキル向上のための書籍、研修、セミナー
事務処理能力	正確かつ迅速に事務作業をこなす能力。	事務スキル向上のための書籍、研修、eラーニング
時間管理能力	複数のタスクを効率的にこなし、deadlines を守る能力。	時間管理術に関する書籍、セミナー、アプリ活用
問題解決能力	問題が発生した際に、冷静に状況を分析し、適切な解決策を見つけ出す能力。	問題解決能力向上のための書籍、研修

これらのスキルに加えて、責任感、向上心、協調性なども重要です。常に新しいことを学び、スキルアップしていく姿勢が求められます。また、状況に応じて柔軟に対応できる能力も大切です。

 

英文事務の志望動機の例文｜未経験者と経験者

以下に、経験者・未経験者それぞれの状況に合わせた英文事務の志望動機の例文を記載します。
履歴書に記載する際は、自身の状況に合わせて適宜修正してください。

英文事務の経験者の場合の志望動機例文

英文事務経験者の例文①

前職では3年間、商社で英文事務として勤務し、輸出入に関する書類作成や海外取引先とのコレポンデンス、電話・メール対応などを担当していました。貴社は、〇〇業界において高いシェアを誇り、グローバルなビジネス展開に力を入れている点に大変魅力を感じています。これまでの英文事務経験を活かし、より専門性の高い業務に携わり、スキルアップを目指したいと考えております。特に、貿易実務検定C級の資格を活かし、スムーズな取引遂行に貢献できる自信があります。また、英語でのプレゼンテーション経験も活かし、貴社の海外事業拡大に貢献したいと考えております。

英文事務経験者の例文②

前職では3年間、メーカーで英文事務として勤務し、契約書や請求書の翻訳、海外取引先とのメール・電話対応、会議資料の作成などを担当していました。貴社は〇〇業界において国際的な事業展開を進めており、英語を活かした業務にさらに携われる環境に魅力を感じています。これまでの経験を活かし、より高度な業務に挑戦しながらスキルアップを図りたいと考えております。特に、TOEIC850点の英語力と、ビジネス文書の翻訳経験を活かし、海外との円滑なコミュニケーションを支援できる自信があります。貴社のグローバル展開をサポートし、業務の効率化に貢献したいと考えております。

英文事務経験者の例文③

前職の貿易事務では、海外取引先とのコレポンや輸出入書類の作成、通関手続きなどを担当していました。特に、一度、システムトラブルで納期が遅延する可能性が生じた際に、取引先と英語で交渉し、代替案を提示することで事なきを得た経験があります。この経験から、英文事務の仕事で発生する様々な課題にも柔軟かつ的確に対応できる自信があります。貴社では、海外事業の拡大に力を入れていると伺いました。私のこれまでの経験と英語力を活かし、貴社の更なる発展に貢献したいと考えております。

英文事務経験者の例文④

5年間、外資系企業で英文事務として勤務し、幅広い業務経験を積んできました。貿易実務の知識に加え、TOEIC900点以上の英語力を有しており、ビジネスレベルでのコミュニケーションに問題はありません。貴社では、将来的に海外駐在のチャンスがあると伺い、大変魅力を感じています。グローバルな舞台で活躍したいという私のキャリアプランと合致しており、貴社で更なる成長を遂げたいと考えています。入社後は、まず英文事務としての業務を確実にこなし、将来的には海外事業部での活躍を目指したいです。

 

未経験者の場合の志望動機例文

①英語力を活かしたい場合の例文

学生時代に培った英語力を活かせる仕事を探しており、貴社の英文事務の求人に大変興味を持ちました。大学では国際関係論を専攻し、英語での論文執筆やプレゼンテーション、ディスカッションなどを経験しました。また、TOEIC900点を取得しており、ビジネスシーンでも円滑なコミュニケーションを取ることができる自信があります。未経験ではございますが、持ち前の学習意欲と責任感を持って業務に取り組み、一日も早く戦力となれるよう精進いたします。貴社のグローバルな事業展開に貢献できるよう、積極的に業務を学び、スキルアップに励みたいと考えております。

②事務スキルを向上させたい場合の例文

事務職としてのスキルアップを目指し、貴社の英文事務の求人に応募いたしました。大学では秘書検定2級を取得し、基本的なビジネスマナーやPCスキルを習得しました。また、アルバイトで培った接客経験を通して、コミュニケーション能力や顧客対応能力も磨いてきました。英語力については、現在TOEIC700点のスコアを保持しており、さらに学習を継続し、ビジネスレベルの英語力を身につける意欲があります。未経験ではございますが、持ち前の向上心と責任感を持って業務に取り組み、貴社に貢献できるよう努力いたします。

③学習意欲をアピールする例文

英文事務は未経験ですが、学生時代から英語学習に力を入れており、TOEIC800点を取得しています。また、大学では国際関係論を専攻し、異文化コミュニケーションについても学んできました。貴社の事業内容に大変興味があり、グローバルな環境で働くことに強い憧れを抱いています。入社後は、積極的に業務知識やスキルを習得し、一日も早く戦力になれるよう努力いたします。特に、ビジネス英語や貿易実務の知識を深め、貴社の国際的な事業展開に貢献したいと考えています。

④ポテンシャルの高さを伝える例文

英文事務は未経験ですが、学生時代から英語学習に力を入れており、TOEIC800点を取得しています。また、大学では国際関係論を専攻し、異文化コミュニケーションについても学んできました。貴社の事業内容に大変興味があり、グローバルな環境で働くことに強い憧れを抱いています。入社後は、積極的に業務知識やスキルを習得し、一日も早く戦力になれるよう努力いたします。特に、ビジネス英語や貿易実務の知識を深め、貴社の国際的な事業展開に貢献したいと考えています。

＞【例文付き】履歴書の志望動機の書き方・基本を完全解説！未経験や新卒、転職向けのコツ

 

英文事務の志望動機の書き方・ポイント

英文事務の志望動機を書く際には、採用担当者に好印象を与え、選考に進むためにいくつかのポイントを意識する必要があります。効果的な志望動機を作成するためのポイントを以下で詳しく解説します。

簡潔で分かりやすい構成

採用担当者は多くの応募書類に目を通すため、長すぎる志望動機は読んでもらえない可能性があります。簡潔で分かりやすい構成を心がけ、結論から述べるようにしましょう。まず志望する理由を簡潔に伝え、その後、その理由を裏付ける具体的な経験やスキルを説明することで、説得力が増します。100文字から200文字程度を目安に、簡潔にまとめることが重要です。

企業への熱意を伝える

企業の理念や事業内容への共感、なぜその企業で英文事務として働きたいのかを具体的に伝えることが大切です。企業のウェブサイトや採用情報などをよく調べ、企業のビジョンや事業内容、社風などを理解した上で、自分の経験やスキルがどのように活かせるのか、どのように貢献したいのかを具体的に説明しましょう。例えば、企業のグローバル展開への貢献意欲や、特定の事業への関心などを示すことで、熱意が伝わりやすくなります。業界の動向や企業の競合他社についても調べて触れると、より効果的です。志望する企業の製品やサービスを利用した経験があれば、具体的にどのような点に魅力を感じたのかを伝えるのも良いでしょう。

自分の強みをアピールする

英文事務として必要なスキルや経験、自身の強みを具体的にアピールしましょう。英語力はもちろん、コミュニケーション能力、事務処理能力、PCスキルなども効果的に伝えましょう。例えばTOEICのスコアや、海外留学経験、ビジネス英語の資格などを具体的に示すことで、英語力を客観的にアピールできます。

また、ボランティア活動や部活動などを通して培ったコミュニケーション能力やチームワーク力、責任感なども効果的にアピールすることで、人柄や適応能力を伝えることができます。

さらに、これまでに培ってきた事務スキルやPCスキル（Word、Excel、PowerPointなど）についても具体的に記載し、即戦力として活躍できることをアピールしましょう。経験がない場合は、学習意欲やポテンシャルの高さをアピールすることも重要です。例えば、英語学習の継続性や、新しいスキルを積極的に学ぶ姿勢などを伝えることで、成長意欲をアピールできます。

 

項目	記述例
簡潔性	貴社のグローバル展開に貢献したいと思い、英文事務を志望しました。
企業への熱意	貴社の革新的な製品開発に感銘を受け、グローバル市場での成功をサポートしたいと考えています。
強みのアピール（経験者）	前職で5年間、英文事務としての実務経験があり、貿易事務や海外取引に関する知識も豊富です。
強みのアピール（未経験者）	TOEIC850点、ビジネス英語検定2級を取得しており、実務経験はありませんが、積極的に業務に取り組む自信があります。

 

これらの要素をバランスよく盛り込み、企業の求める人物像に合致する志望動機を作成することで、選考通過の可能性を高めることができます。作成した志望動機は、信頼できる友人や家族、キャリアアドバイザーなどに見てもらい、客観的な意見をもらうことも効果的です。添削してもらうことで、より洗練された志望動機にブラッシュアップできます。

 

 

英文事務の志望動機でアピールできるポイント

英文事務の職種において、採用担当者に響く志望動機を作成するためには、効果的に自分の強みをアピールする必要があります。単に「英語が好きだから」といった抽象的な表現ではなく、具体的なスキルや経験に基づいたアピールをすることで、熱意と適性を伝えることができます。ここでは、英文事務の志望動機で効果的にアピールできるポイントを詳しく解説します。

英語力

英文事務では、英語の読み書きはもちろん、場合によっては英会話や電話対応なども求められます。そのため、英語力は非常に重要なアピールポイントとなります。TOEICや英検などの資格取得状況や、具体的な英語使用経験を盛り込むことで、説得力を高めることができます。

資格・検定

TOEIC、TOEFL、英検、実用英語技能検定などの資格は、客観的な英語力の証明として有効です。スコアだけでなく、資格取得に向けた努力や学習経験についても触れると、学習意欲をアピールできます。

実務経験

英文メールの作成、英文資料の翻訳、海外取引先との電話対応など、具体的な実務経験があれば積極的にアピールしましょう。業務内容や成果を具体的に記述することで、即戦力としての期待値を高めることができます。

英語学習の継続性

英語学習を継続的に行っていることをアピールすることで、向上心や学習意欲を示すことができます。例えば、英語学習アプリの利用、オンライン英会話の受講、洋書や英語ニュースの購読などを具体的に挙げると効果的です。

コミュニケーション能力

円滑な業務遂行のためには、社内外問わず良好なコミュニケーションを築くことが重要です。特に英文事務では、文化や言語の異なる相手とコミュニケーションをとる場面も想定されるため、異文化理解力や対応力もアピールポイントとなります。

異文化理解

海外の文化や商習慣への理解を示すことは、国際的なビジネスシーンで活躍できる可能性を示唆します。留学経験や海外旅行の経験、異文化交流イベントへの参加などを具体的に記述することで、異文化への適応力やコミュニケーション能力をアピールできます。

傾聴力・共感力

相手の話にしっかりと耳を傾け、共感する姿勢は、円滑なコミュニケーションを築く上で不可欠です。具体的なエピソードを交えて、傾聴力や共感力をアピールすることで、良好な人間関係を築ける人物であることを示すことができます。

交渉力・調整力

社内外との交渉や調整が必要な場面も想定されるため、交渉力や調整力をアピールすることも効果的です。過去の経験に基づいて、具体的な成果や実績を交えて説明することで、説得力を高めることができます。

事務処理能力

正確かつ迅速な事務処理能力は、英文事務に不可欠なスキルです。資料作成、データ入力、ファイリング、スケジュール管理など、幅広い業務を効率的にこなす能力をアピールしましょう。

正確性

ミスのない正確な事務処理は、業務の信頼性を高める上で非常に重要です。具体的なエピソードを交えて、正確性を重視した業務遂行能力をアピールしましょう。

迅速性

限られた時間の中で効率的に業務をこなす迅速性は、業務効率の向上に貢献します。業務の迅速化に貢献した具体的な事例を挙げることで、即戦力としてのアピールにつながります。

計画性

複数の業務を同時進行する必要がある場合、計画的に業務を進める能力が求められます。スケジュール管理能力や優先順位付け能力をアピールすることで、業務遂行能力の高さを示すことができます。

PCスキル

Word、Excel、PowerPointなどのMicrosoft Office製品のスキルは必須です。また、業務内容によっては、特定のソフトウェアやシステムの操作経験が求められる場合もあります。具体的なスキルレベルを明記することで、即戦力としてのアピールにつながります。

ソフトウェア	スキルレベル
Microsoft Word	文書作成、編集、書式設定
Microsoft Excel	表計算、関数、データ分析
Microsoft PowerPoint	プレゼンテーション資料作成

責任感

担当する業務を最後まで責任を持ってやり遂げる姿勢は、どの職種においても高く評価されます。具体的なエピソードを交えて、責任感の強さをアピールしましょう。

向上心

常にスキルアップを目指し、新しい知識や技術を積極的に学ぶ姿勢は、企業にとって貴重な人材であることを示します。具体的な学習目標やキャリアプランを提示することで、成長意欲を効果的にアピールできます。また、英文事務の業務を通じて、どのように自己成長を図りたいかについても具体的に述べることが重要です。

 

よくある質問

英文事務の志望動機作成にあたり、よくある質問とその回答をまとめました。疑問点を解消し、効果的な志望動機を作成しましょう。

英文事務の志望動機でNGなことは？

英文事務の志望動機でNGな点は、具体的に以下の通りです。

• 抽象的な表現ばかりで具体的な内容がない
• 企業研究が不足していることが明らか
• 他の企業でも使い回せるような汎用的な内容
• 志望動機と自己PRを混同している
• 長すぎる、または短すぎる
• 誤字脱字が多い
• ネガティブな表現を使用している
• 嘘や誇張した内容

これらの点に注意し、企業の求める人物像に合致した、説得力のある志望動機を作成することが重要です。

 

自己PRとの違いは？

志望動機と自己PRは混同されがちですが、明確な違いがあります。下記の表で違いを整理しました。

項目	志望動機	自己PR
内容	なぜその企業で働きたいのか、その仕事に就きたいのかという理由	自分の強みや経験、スキルなどをアピール
目的	企業への熱意と入社意欲を伝える	自分の適性と能力を理解してもらう
ポイント	企業研究に基づいた具体的な内容、仕事への理解、熱意	具体的なエピソード、実績、強みと弱み、仕事への貢献

志望動機は「なぜこの会社でこの仕事をしたいのか」を伝えるのに対し、自己PRは「私はこんな人間で、こんなことができます」を伝えるものです。両者の違いを理解し、それぞれの内容を適切に作成しましょう。

 

志望動機が思いつかない場合は？

志望動機が思いつかない場合は、以下のステップで考えてみましょう。

1. 企業研究を徹底的に行う

企業のホームページや会社案内、求人情報などを熟読し、事業内容、企業理念、社風、求める人物像などを理解します。企業のIR情報やニュース記事なども参考に、業界での立ち位置や将来性なども調べてみましょう。自分が共感できる点や魅力を感じる点を見つけ、メモしておくと志望動機に繋げやすくなります。

2. 仕事内容を理解する

求人票に記載されている仕事内容だけでなく、業界全体の動向や必要なスキル、キャリアパスなども調べましょう。関連書籍を読んだり、業界の専門サイトを閲覧したりするのも有効です。仕事内容を理解することで、自分がその仕事でどのように貢献できるかを具体的にイメージできるようになります。

3. 自分の経験やスキルを棚卸しする

これまでの経験やスキル、資格、強み、弱みなどをリストアップし、仕事内容と照らし合わせて、活かせるポイントを見つけましょう。アルバイト経験やボランティア活動、趣味なども含めて考えると、新たな発見があるかもしれません。具体的なエピソードを交えて、自分の強みをアピールできるように整理しておきましょう。

4. なぜ事務職なのかを考える

数ある職種の中で、なぜ事務職を希望するのかを明確にしましょう。事務職の魅力ややりがい、自分の適性などを分析し、具体的な理由を言語化することで、説得力のある志望動機を作成できます。例えば、縁の下の力持ちとして会社を支えたい、正確な作業で貢献したい、など、自分の価値観に基づいた理由を考えましょう。

5. キャリアプランを考える

入社後、どのようなスキルを身付けたいか、どのようにキャリアアップしたいか、将来的な目標などを具体的に考えてみましょう。企業の成長に貢献したい、専門性を高めたい、マネジメントに挑戦したいなど、将来のビジョンを明確にすることで、企業への熱意を伝えることができます。キャリアプランは、面接で質問される可能性も高いので、事前に準備しておきましょう。

これらのステップを踏むことで、自分ならではの志望動機を作成することができます。焦らずじっくりと考え、企業に自分の熱意を伝えられるようにしましょう。

 

まとめ

この記事では、英文事務の志望動機について、例文や書き方、アピールポイントなどを解説しました。英文事務の仕事は、英語力だけでなく、コミュニケーション能力や事務処理能力など、様々なスキルが求められます。効果的な志望動機を作成するには、企業の求める人物像を理解し、自分の強みを的確に伝えることが重要です。

経験者は、これまでの経験を活かしてどのように貢献できるかを具体的に説明することで、企業への熱意を伝えることができます。未経験者の場合は、英語力や事務スキルを向上させたいという学習意欲や、ポテンシャルの高さをアピールすることが大切です。履歴書と面接では、それぞれ適切な表現で志望動機を伝えるようにしましょう。NG例を参考に、自己PRとの違いを理解し、オリジナルの志望動機を作成してください。

 

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ここまで、英文事務の志望動機に関して詳しくお話ししました。

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