就活を進める中で、企業から成績証明書の提出を求められることがあります。
いつまでに必要なのか、具体的な発行方法はどうすればよいのか、また封筒の書き方や提出時のマナーに不安を感じる人もいるかもしれません。

この記事では、就活で成績証明書が必要になるタイミングから、正しい発行手順、手渡しや郵送での提出方法まで、就活生が知っておくべきポイントを詳しく解説します。

就活で必要な成績証明書とは？提出を求められるタイミングも解説

成績証明書とは、大学などで履修した科目や取得した単位数、成績評価が記載された公的な書類です。
就活において、この書類が必要な時は、選考の後半段階であることが一般的です。
具体的には、二次面接や最終面接、あるいは内定後に提出を求められるケースが多く見られます。

エントリーシートの提出段階で求められることは稀ですが、企業によっては卒業見込の確認や入社手続きのために早めに要求することもあるため、事前に準備しておくと安心です。

企業はどこを見ている？成績証明書を提出させる3つの目的

企業に提出する成績証明書は、単なる形式的な書類ではありません。
採用担当者はその内容から、応募者の人柄や能力を多角的に評価しようとしています。
就職活動において、企業が成績証明書を求める目的を理解しておくことで、どのような見方をされているか把握できます。

ここでは、企業が成績証明書を提出させる主な3つの目的について解説します。

学業への取り組み方や人柄を把握するため

企業は成績証明書の評定や取得した単位数を見て、応募者が学業に真面目に取り組んできたかを確認しています。
評定平均が高い、あるいは専門分野に関連する科目を多く取得している場合、その分野への関心度や学習意欲が高いと評価される可能性があります。
逆に成績が低い、欠席日数が多い、留年しているといった事実は、計画性や継続性に懸念を持たれる要因になり得ます。

ただし、成績だけで有利・不利が決まるわけではなく、あくまで人柄を判断する材料の一つとして捉えられています。

卒業できるかを最終確認するため

企業が内定を出した学生が卒業できなければ、採用計画に大きな影響が出てしまいます。
そのため、企業は成績証明書を通じて、応募者が卒業に必要な単位を順調に取得できているかを確認します。
特に選考の最終段階では、確実に卒業できる見込みがあるかを最終確認する目的で、卒業証明書とあわせて提出を求めることが一般的です。

これは、企業にとって入社辞退のリスクを避けるための重要な手続きとなります。

経歴に詐称がないかを確認するため

成績証明書は、大学が発行する公的な書類です。
そのため、履歴書やエントリーシートに記載された学歴や学部、学科に嘘がないかを確認するための裏付け資料として利用されます。
万が一、経歴詐称が発覚すれば内定取り消しにつながる重大な問題です。

企業は、応募者との信頼関係を築く第一歩として、また入社後のミスマッチを防ぐためにも、提出された情報が正確であるかを厳密にチェックしています。

成績証明書の発行方法をパターン別に解説

成績証明書の発行方法は、在学生か卒業生かによって異なります。
また、提出先によっては英文の証明書が必要になる場合もあります。
出身の大学や高校の公式サイトで最新の情報を確認することが基本ですが、ここでは一般的な発行手続きをパターン別に解説します。

いざ必要になったときに慌てないよう、自分に必要な申請方法をあらかじめ把握しておきましょう。

【在学生向け】大学の窓口や証明書発行機で取得する

在学生の場合、最も一般的な方法は学内にある教務課などの窓口で申請するか、キャンパス内に設置された自動証明書発行機を利用することです。
発行機であれば、授業の合間などに短時間で取得できます。
申請には学生証が必要となる場合がほとんどで、発行手数料がかかることもあります。

最近では、明治大学のようにコンビニのマルチコピー機で印刷できるサービスを導入している大学も増えており、無料で利用できるわけではありませんが、学外からでも手軽に入手可能です。

【卒業生向け】郵送やオンラインでの申請が基本

卒業後は大学の窓口に直接行くことが難しいため、郵送やオンラインでの申請が基本となります。
多くの場合、大学の公式サイトから申請書をダウンロードし、必要事項を記入します。
申請には、本人確認書類のコピー、発行手数料、返信用封筒を同封して大学の担当部署へ郵送する手続きが必要です。

発行まで1週間以上かかることもあるため、卒業後20年以上経過している場合なども含め、余裕を持って申請することが重要です。

【海外就職・留学向け】英文成績証明書の発行依頼手順

外資系企業への就職や海外の大学院への進学、留学などで必要になるのが英文の成績証明書です。
和文のものとは別に発行を依頼する必要があり、発行期間が通常よりも長くかかる傾向にあります。
大学の担当窓口や郵送で申請するのが一般的ですが、発行までに1週間から2週間、あるいはそれ以上の日数を要する場合も少なくありません。

必要だとわかった時点で、できるだけ早く大学に問い合わせて発行依頼の手順を確認し、手続きを進めるようにしましょう。

【基本マナー】成績証明書を提出する際の3つの注意点

成績証明書の提出方法には、手渡しや郵送などいくつかのパターンがありますが、いずれの場合にも共通する基本的なマナーが存在します。
企業名は正確に、そして発行日はできるだけ最新の年度のものを準備しましょう。
提出する書類の扱いは、応募者の丁寧さやビジネスマナーの有無を判断する材料にもなります。

ここでは、企業に良い印象を与えるための3つの注意点を解説します。

コピーはNG！必ず原本を提出する

成績証明書は、応募者の学業経歴を証明する公的な書類です。
そのため、企業から特別な指示がない限り、自分でコピーしたものを提出することは認められません。
必ず大学が発行した原本を提出する必要があります。

複数企業に提出する可能性があるからといって、コピーを使い回すことはマナー違反と見なされます。
必要な枚数をあらかじめ大学に申請し、必ず原本を一部ずつ用意してください。

「厳封」の指示がある場合は絶対に開封しない

企業から「厳封」での提出を求められた場合、それは大学が封筒に入れ、封をした状態のまま提出することを意味します。
これは、第三者による改ざんを防ぎ、証明書の信頼性を担保するための措置です。

封筒に「開封無効」と記載されていることも多く、一度でも開封してしまうとその証明書は無効と見なされる可能性があります。
中身を確認したい気持ちは分かりますが、厳封の指示がある際は絶対に開封せず、そのまま提出してください。

クリアファイルに入れてきれいな状態を保つ

提出する書類は、受け取る相手への配慮を示す大切なアイテムです。
雨で濡れたり、カバンの中で折れ曲がったりしないよう、無色透明のクリアファイルに入れて持ち運びましょう。
これは、手渡しの場合でも郵送の場合でも同様です。

きれいな状態で書類を提出することは、丁寧な仕事ぶりをアピールすることにもつながります。
ファイル名は特に必要ありませんが、書類を保護するという意識を持つことがビジネスマナーの基本です。

【手渡しの場合】面接官に好印象を与える提出マナー

成績証明書を面接の場で手渡しする際は、書類そのものだけでなく、渡し方の作法も評価の対象となります。
スマートな振る舞いは、面接官にポジティブな印象を与えるチャンスです。
封筒の準備から渡すタイミング、添えるべき一言まで、細やかな配慮が求められます。

ここでは、面接で好印象を残すための提出マナーについて解説します。

封筒の表面と裏面の正しい書き方

手渡しの場合、封筒の表面には宛名などを書く必要はありません。
一方で、裏面の左下には自分の大学名、学部・学科名、氏名を記載しておくと、誰の書類か分かりやすくなり親切です。
書類を封筒に入れる際は、受け取った相手がすぐに中身を確認できるよう、書類の正面が封筒の表面側に来るように向きを揃えて入れましょう。

こうした細やかな気配りが、相手への敬意を示すことにつながります。

面接官に渡す最適なタイミングと添える一言

書類を渡すタイミングは、面接官から「成績証明書をご提出ください」と指示されたときが基本です。
もし面接が始まっても指示がない場合は、面接の冒頭で「本日は、ご指示いただいた成績証明書を持参いたしました。ただいまお渡ししてもよろしいでしょうか」と自ら申し出るとスムーズです。
渡す際は、必ず封筒をクリアファイルから出し、相手が読みやすい向きで両手で差し出します。
その際に「こちらが成績証明書です。よろしくお願いいたします」と一言添えるのが丁寧なマナーです。

【郵送の場合】送付状から封筒の書き方まで徹底解説

成績証明書を郵送で提出する場合、手渡しとは異なるマナーが求められます。
適切なサイズの封筒を選び、宛名を正確に記載することはもちろん、送付状を同封するのがビジネスの基本です。
送付に必要なものを正しく準備し、丁寧な対応を心がけることで、採用担当者に良い印象を与えられます。

ここでは、郵送提出の際に押さえておくべきポイントを解説します。

A4サイズが折らずに入る「角形2号」封筒を選ぶ

成績証明書をはじめとする応募書類は、クリアファイルに入れた状態で提出するのがマナーです。
そのため、A4サイズのクリアファイルが折らずにそのまま入る「角形2号」の封筒を選びましょう。
封筒の大きさは書類をきれいに保つための重要な要素です。

色については、茶封筒でも問題ありませんが、白封筒の方がよりフォーマルで丁寧な印象を与えられます。
ビジネスシーンでは白が一般的であるため、可能であれば白を選ぶと良いでしょう。

封筒の宛名の書き方と「成績証明書在中」の記載方法

封筒の表面には、企業の郵便番号、住所、会社名を省略せずに正確に記入します。
宛名は担当部署宛なら「御中」、担当者名が分かっている場合は「様」を使い分けましょう。
そして、封筒の左下に赤色のペンで「成績証明書在中」と書き、定規を使って四角で囲みます。

これは、受け取った側が重要書類だと一目で分かるようにするための配慮です。
裏面には自分の郵便番号、住所、大学名、氏名を忘れずに記載してください。
見本などを参考に、丁寧に書きましょう。

同封する送付状の書き方と例文

郵送で書類を送る際は、誰が、何を、何のために送ったのかを伝えるための送付状を同封するのがビジネスマナーです。
送付状には、提出日、宛名、自分の連絡先、件名（「成績証明書の送付について」など）、本文、そして同封書類の内容を記載します。
以下に簡単な例文を記載します。

拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、ご指示いただきました成績証明書を下記の通りお送りいたします。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
1.成績証明書 1通
以上

成績証明書に関するよくある質問

成績証明書について、就活生からは様々な質問が寄せられます。
例えば、成績が悪いと選考にどう影響するのか、提出期限に間に合わない場合の対処法、あるいは転職活動で使うことはあるのか、といった疑問です。
事前にこれらの疑問を解消しておくことで、安心して就職活動を進めることができます。

ここでは、成績証明書に関して特によくある質問とその回答をまとめました。

成績が悪いと選考で不利になりますか？

成績だけで合否が決まることはほとんどありません。
企業は成績よりも人柄やポテンシャル、コミュニケーション能力を重視するためです。
ただし、専門職などで特定の科目の履修が重視される場合は影響が出る可能性もあります。

3年生や4年前期までの成績で挽回することもできるため、最後まで学業に真摯に取り組む姿勢が大切ですし、履歴書の作成においては西暦と和暦のどちらを使用するかなどの書き方も重要です。
履歴書の書き方については「履歴書には西暦か和暦かどっちで書くべきか」で詳しく紹介しています。

証明書の発行が提出期限に間に合わない場合はどうすればいいですか？

すぐに企業の採用担当者に連絡することが最優先です。
発行が間に合わないと分かった時点で、まずは電話やメールで正直に状況を説明し、いつまでに提出可能か具体的な日付を伝えましょう。
無断で期限を過ぎてしまうのが最も印象を損ねます。

誠実な対応を心がけることで、マイナスの評価を避けられます。
企業への質問メールの書き方については「就活で企業へ質問するメールの書き方」で詳しく紹介しています。

何通くらい用意しておけば安心ですか？

3～5通ほど用意しておくと安心です。
選考が進んだ複数の企業から、同じタイミングで急に提出を求められるケースも考えられます。
1通ずつ発行すると手間や費用がかかる場合も多いため、大学で申請する際にまとめて請求しておくことをおすすめします。

あらかじめ複数枚を手元に準備しておけば、慌てずに対応できます。

まとめ

成績証明書は、就活において応募者の学業への取り組みや経歴の正確性を証明する重要な書類です。
提出を求められるタイミングは選考の後半が多いため、必要になったときに慌てないよう、発行方法を事前に確認し、計画的に準備を進めることが重要です。
提出の際は、手渡しや郵送といった方法に応じたマナーを守り、丁寧な対応を心がけてください。

奨学金の手続きで必要になることはありますが、就活ではマナーを守った提出が大切です。
就活で役立つツールについては「ヤギッシュ公式サイト」で詳しく紹介しています。