「面接日程確定のメールへの返信は必要？」

「面接日程確定メールへの返信例文があれば見たい」

などと感じる人は多くいるのではないでしょうか？

・返信が必要なら、どう書けば良いか？

・返信するタイミングはいつ？日程変更などは可能？

・返信不要なこともある？

などなど色々な考えがあると思います。

この記事では、面接日程確定メールへの返信が必要な3つの理由や、返信不要となるケース、基本的な書き方のポイント、マナー、返信例文まで、就活生や転職者が知っておくべき情報を網羅的に解説していきます。

返信のタイミングや、日程変更が必要な場合の対応方法など、転職者と就活（新卒）用の実践的な内容も含めて解説しています。

面接日程確定メールの返信に不安がある方はぜひ参考にしてみてくださいね。

 

▼無料で作成、PDFも受け取れる！オンライン履歴書Yagish▼

 

 

面接日程確定メールへの返信は基本必須！なぜお礼の返信が必要なのか

面接日程が確定した際のメール返信は、基本的には必須とされています。
特に就職活動や転職活動において、この返信を怠ることは、応募者としての印象を大きく下げかねません。

採用担当者の立場からすると、応募者からの返信は面接のスケジュールを確定する意味でまず必要になります。また、返信の仕方や内容から、応募者のビジネスマナーや基本的なコミュニケーション能力を判断する材料にもなります。

 

返信が必要な理由1 面接の日程を確定させるため

面接日程の確実な設定には、双方の確認が不可欠です。企業側から提示された日時に対して、応募者が「承知しました」という意思表示をすることで、正式に面接予定が確定します。

特に大手企業では、1日に複数の面接を実施することも多く、応募者からの返信によって面接スケジュールを確定させる必要があります。返信がない場合、企業側は応募者が面接に来るかどうか確信が持てず、採用活動に支障をきたす可能性があります。

 

返信が必要な理由2 企業との良好な関係構築のため

面接日程確定メールへの返信は、企業とのコミュニケーションの一環です。丁寧な返信は、応募者の誠実さや社会人としての基本的なマナーの理解度を示すことができます。

返信のポイント	企業への印象
迅速な返信	レスポンスの良さ、仕事への積極性
丁寧な文面	マナーの理解、コミュニケーション能力
正確な情報確認	細部への注意力、確実性

 

返信が必要な理由3 連絡ミス・トラブルを防ぐため

面接日程確定メールへの返信は、情報の正確な伝達と確認の役割も果たします。例えば、面接時間や場所、持ち物などの情報に誤りがないかを確認し、必要に応じて質問することで、当日のトラブルを未然に防ぐことができます。

特に以下のような事項の確認が重要です：

• 面接の日時（開始時刻と終了予定時刻）
• 面接会場の詳細な所在地
• 持参すべき書類や資料
• 面接担当者の情報
• 緊急時の連絡先

返信時に疑問点を解消しておくことで、面接当日を円滑に進行させることができます。また、万が一の遅刻や急な予定変更が必要になった場合の連絡方法も、この段階で確認しておくことが推奨されます。

 

面接日程確定メールへの返信が不要な場合

面接日程確定メールへの返信は基本的に必要ですが、以下のような場合は例外的に返信が不要となります。
状況をしっかりと確認し、適切に判断することが重要です。

自動返信の場合は返信不要

大手企業や採用数の多い企業では、採用管理システムを利用していることが多く、面接日程が確定した際に自動返信メールが送信されます。このような場合、以下のような特徴があれば返信は不要です。

• 送信元メールアドレスが「no-reply」で始まっているなど送信専用のメールの場合
• 本文中に「このメールは自動送信されています」という記載がある

返信不要と書かれている場合は返信不要

企業から送られてくる面接日程確定メールに、明確に「返信不要」「このメールへの返信は不要です」といった記載がある場合は、返信する必要はありません。以下のようなケースが該当します。

• 面接日程調整がすでに電話で完了している場合
• 面接詳細の確認メールとして送られている場合
• オンライン面接のURLのみを通知する場合

返信不要の文言例

• 「本メールは確認のご連絡となります。ご返信は不要となります。」
• 「面接の詳細情報をお送りいたします。ご返信は不要でございます。」
• 「本メールは送信専用アドレスからの配信です。ご返信いただいてもお返事できかねます。」

ただし、返信不要と明記されている場合でも、確認したい事項がある場合は、別途指定された連絡先へ問い合わせることが推奨されます。その際は以下の情報を必ず記載しましょう。

項目	記載内容
応募者情報	氏名、応募職種、面接予定日時
問い合わせ内容	具体的な確認事項
連絡先	電話番号、メールアドレス

 

面接日程確定メール返信の基本的な書き方

面接日程確定メールの返信には、基本的な構成要素と守るべき書式があります。ビジネスメールの基本に則って、丁寧に作成することが重要です。

件名

企業からのメールに返信する場合は、件名は「Re:」をつけた状態で内容は変えずに送信します。
ですがこちらから新しいメールを作る場合、以下のような件名とします。

件名の例

「面接日程について（承諾）」「面接のご連絡ありがとうございます」「面接日程承諾のご連絡」など、内容が分かりやすい件名を心がけましょう。

 

宛名 担当者の名前を正確に記載

宛名は受信したメールに記載されている担当者名を正確に記載します。「様」を使用します。

例

株式会社〇〇 人事部

採用担当

山田太郎様

のように、会社名、部署名も併記します。

 

返信メールの本文

返信メールの本文は、

上記の宛名をまず書き、

「お世話になっております。〜（名前）と申します。」

とフルネームを書きます。

大学生の場合は、大学名、所属学部、コースも記載します。

「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部所属の〜（名前）と申します。」

その後、

面接日の確定等に関して言及します。

 

最後に署名を作成し、入れる

署名には以下の情報を必ず含めます：

項目	記載内容
氏名	フルネーム（漢字・フリガナ）
連絡先	電話番号・メールアドレス
大学名/所属（学生の場合）	学部・学科まで

署名は本文から1行空けて記載し、左揃えで整理します。連絡先は確実に繋がる番号を記載し、メールアドレスは送信に使用するものと同一のものを記載します。

署名の記載例

━━━━━━━━━━
山田花子（ヤマダハナコ）
電話：090-XXXX-XXXX
メール：yamada@example.com
〇〇大学 △△学部 □□学科
━━━━━━━━━━

 

面接日程確定メールへの返信の例文｜就活用

ここから、まずは就職活動における面接日程確定メールの返信に関して具体的な例文をご紹介します。

面接日時を確定するお礼・返信の例文｜就活

基本的な構成としては、以下の要素を含めることが重要です。

項目	記載内容
件名	面接日時のご連絡ありがとうございます
宛名	株式会社〇〇 採用ご担当 △△様
本文冒頭	お世話になっております。 〇〇大学3年の□□と申します。

【基本的な例文】

株式会社〇〇
採用ご担当 △△様

お世話になっております。
〇〇大学◯学部3年の□□と申します。

この度は、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご指定いただきました以下の日程の面接に参加させていただきます。

日時：2024年2月15日（木）15:00～
場所：貴社本社ビル3階

当日はお会いできることを楽しみにしております。

ご迷惑おかけしますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

━━━━━━━━━━

〇〇大学 経済学部3年
□□ ××（フルネーム）
電話：000-0000-0000
メール：xxxx@yyyy.com

━━━━━━━━━━

面接日時を変更する場合の例文｜就活

やむを得ない事情で日程変更をお願いする場合は、以下のポイントに注意が必要です。

ポイント	具体的な対応
変更理由	具体的かつ正当な理由を簡潔に説明
候補日時	複数の候補を提示
謝罪の姿勢	誠意ある謝罪の言葉を含める

【日程変更依頼の例文】

株式会社〇〇
採用ご担当 △△様

お世話になっております。
〇〇大学3年の□□と申します。

面接のお時間を頂戴し、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、ご指定いただきました【月日】【時間】の面接につきまして、大学での必修科目の試験と重なってしまい、参加が難しい状況でございます。

つきましては、以下の日時で調整していただくことは可能でしょうか。
第1候補：【月日】【時間】
第2候補：【月日】【時間】
第3候補：【月日】【時間】

突然の日程変更のお願いとなり、大変申し訳ございません。
ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇大学 経済学部3年
□□ ××
電話：000-0000-0000
メール：xxxx@yyyy.com

お詫びの文面における注意点

日程変更をお願いする際は、以下の点に特に注意を払いましょう。

• 変更理由は具体的に説明する
• 謝罪の言葉は丁寧に、かつ簡潔に
• 代替候補日は最低でも3つ提示する
• 連絡先情報は確実に記載する

＞【例文付き】新卒が履歴書をメールで送る際のマナーと書き方、注意点

＞【面接｜新卒の逆質問例35選】一次や最終面接で有利に進むポイントと注意点

 

面接日程確定メール返信の例文｜転職用

転職時の面接日程確定メール返信では、社会人としての経験を踏まえたビジネスライクな文面が求められます。
ここでは転職における面接日程確定メールの返信例文と、作成時の注意点を詳しく解説します。

 

面接日時を確定するお礼・返信の例文｜転職

転職における面接日時確定の返信では、ビジネスメールの基本形式を踏まえつつ、簡潔に要件を伝えることが重要です。

株式会社〇〇
人事部 採用担当
山田太郎様

お世話になっております。
佐藤太郎でございます。

この度は面接のお時間を頂戴し、誠にありがとうございます。

ご連絡いただきました下記日時での面接について、承諾させていただきます。

日時：2024年2月15日（木）15:00～
場所：貴社本社ビル3階

当日はお話しできることを楽しみにしております。

以上、よろしくお願い申し上げます。

佐藤太郎
TEL：090-XXXX-XXXX
Mail：taro.sato@email.com

 

面接日時を変更する場合｜転職

やむを得ず面接日程の変更が必要な場合は、変更理由を明確に示し、代替の候補日時を複数提示することが望ましいです。

株式会社〇〇
人事部 採用担当
山田様

お世話になっております。
求人応募者の佐藤太郎でございます。

面接日程に関し、大変恐縮ではございますが、現職での緊急会議が入ってしまい、ご提示いただいた日時での参加が困難となってしまいました。

つきましては、以下の日時で調整させていただけますと幸いです。

第1候補：2024年2月16日（金）14:00～
第2候補：2024年2月17日（土）10:00～
第3候補：2024年2月19日（月）15:00～

ご多忙中、誠に申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

佐藤太郎
TEL：090-XXXX-XXXX
Mail：taro.sato@email.com

 

面接日程変更時の注意点

日程変更をする際は、以下の点に特に注意を払いましょう：

• 変更理由は具体的かつ簡潔に説明する
• 代替候補日は最低3つ以上提示する
• できるだけ早めに連絡する
• 謝罪の意を示しつつ、前向きな姿勢を維持する

面接日程確定メールへの返信は、転職活動における重要なコミュニケーションの一つです。社会人としての経験を活かし、ビジネスマナーを意識した丁寧な文面で対応することが、好印象につながります。

＞【例文】中途採用面接の自己紹介で好印象！自己紹介をマスターするための完全ガイド

＞履歴書のメールでの送り方・書き方を例文とともに完全解説｜マナーや注意点、添付での送付方法

＞中途採用面接でよくある質問40選と回答例文｜服装やマナー、面接の流れも。

 

面接日程確定メール返信のマナーと注意点

面接日程確定メールの返信には、いくつかの重要なマナーと注意点があります。これらを守ることで、企業に対して好印象を与え、スムーズな採用プロセスにつながります。

返信のタイミングは？

面接日程確定メールを受信したら、原則として24時間以内に返信することが推奨されます。メールを確認後、1営業日以上返信が遅れると、応募者としての熱意が伝わりにくくなってしまいます。

返信タイミング	評価	注意点
2時間以内	最適	内容をしっかり確認してから返信
当日中	良好	遅くとも就業時間内に返信
24時間以内	許容範囲	遅延理由があれば添えて返信

 

適切な敬語の使い分け

ビジネスメールでは、尊敬語・謙譲語・丁寧語を適切に使い分けることが重要です。特に面接日程確定メールの返信では、「お世話になります」「承知いたしました」「よろしくお願い申し上げます」などの定型表現を正しく使用しましょう。

一般的な間違いやすい表現として以下のようなものがあります：

 

絵文字や顔文字の使用は避ける

ビジネスメールでは、どんなに友好的な印象を与えたいと考えても、絵文字や顔文字の使用は避けるべきです。これらの使用は、応募者の判断力や社会人としての適性を疑われる原因となる可能性があります。

以下のような表現は避けましょう：

• 顔文字（(^_^)、(^^)など）
• 絵文字（😊、👍など）
• 過度なカジュアル表現（「よろしく～」「了解です！」など）
• 感嘆符や疑問符の使用（！や？）

 

プロフェッショナルな印象を与えるポイント

面接日程確定メールの返信では、以下の点に注意して文面を作成することで、プロフェッショナルな印象を与えることができます：

• 簡潔で分かりやすい文章を心がける
• 一文を短めに区切って書く
• 箇条書きを効果的に使用する
• 改行を適切に入れて読みやすくする
• 文章の論理展開を明確にする

また、メールソフトの設定によって文字化けが起こる可能性もあるため、機種依存文字の使用は避け、一般的な漢字とひらがな、カタカナを使用することを推奨します。

 

面接日程確定メール返信でよくある質問（日程変更は可能？）

面接日程が確定した後でも、やむを得ない事情により変更が必要になることがあります。また、面接に関する様々な疑問点も生じやすいものです。ここでは、応募者からよく寄せられる質問について詳しく解説していきます。

日程変更が必要な時の伝え方

急な体調不良や重要な予定との重複など、やむを得ない事情で面接日程の変更が必要になった場合、できるだけ早めに連絡することが重要です。その際は以下の点に注意して連絡しましょう。

ポイント	具体的な対応
変更理由の明確な説明	具体的かつ簡潔に理由を説明する
代替日程の提案	複数の候補日時を提示する
謝罪の姿勢	誠意をもって謝罪する

変更の連絡は電話で行うことが望ましいですが、緊急の場合はメールでの連絡も可能です。

 

面接場所の確認方法

面接場所について不明点がある場合は、以下の項目を確認しましょう：

• 最寄り駅からの経路
• ビルの入館方法
• 受付場所
• 待機場所

特に大きなオフィスビルの場合、エントランスでの入館手続きが必要なことも多いため、事前確認が重要です。

 

確認メールの書き方のポイント

場所の確認メールを送る際は、以下の点に気をつけましょう：

• すでに送られている情報と重複していないか確認する
• 確認したい内容を箇条書きで明確に示す
• 丁寧な言葉遣いを心がける

 

持ち物を改めて確認したい場合

面接時の持ち物について不安がある場合は、遠慮なく確認のメールを送りましょう。一般的な持ち物は以下の通りです：

持ち物の種類	具体例
必須書類	履歴書、職務経歴書、筆記用具
身分証明書	運転免許証、パスポート等
その他	メモ帳、ハンカチ、マスク

特に提出書類については、必要部数や様式を明確に確認しておくことが重要です。また、オンライン面接の場合は、通信環境やカメラ、マイクの準備状況についても確認が必要です。

 

確認メールのタイミング

持ち物の確認メールは、面接日の3〜4日前までに送ることをお勧めします。これにより、不足している書類などがある場合も余裕を持って準備することができます。

なお、確認メールを送る際は、既に案内されている内容を十分確認した上で、本当に不明な点のみを質問するようにしましょう。

＞面接官の心をつかむ！面白い逆質問の例文リスト、NG質問や注意点など

 

面接日程確定メールの返信で注意すべき点

面接日程確定メールの返信は、採用選考における重要なコミュニケーションの一つです。返信時には以下の点に特に注意を払う必要があります。

誤字脱字がないかしっかり確認

誤字脱字は第一印象を大きく損なう要因となります。以下の点を必ず確認しましょう。

確認項目	具体的なチェックポイント
会社名	正式名称、株式会社等の位置
担当者名	姓名、敬称（様）の漏れ
日時	年月日、曜日、時刻の整合性
場所	ビル名、階数、部屋番号

特に変換ミスや同音異義語には要注意です。例えば「御社」が「御邪」になっていたり、「伺う」が「謙う」になっているケースがよく見られます。

メールアドレスの確認

送信前には必ず以下の点を確認しましょう。

確認項目	注意点
宛先アドレス	複数の担当者がいる場合は全員分を確認
CCアドレス	必要な関係者が含まれているか
送信元アドレス	就活・転職用の適切なアドレスか

 

返信期限を守る

企業からの連絡に対しては、原則24時間以内、遅くとも48時間以内には返信するようにしましょう。特に以下のような場合は注意が必要です。

状況	対応方法
返信が遅れる場合	一旦受信確認の返信を入れる
締切が迫っている場合	可能な限り早急に返信する
返信期限の指定がある場合	必ず期限内に返信する

 

日程確定メールがこない時に連絡する場合

面接日程を調整したにもかかわらず、確定メールが届かない場合は以下の手順で対応します。

1. 前回のやり取りから3営業日程度待つ
2. スパムフォルダーを確認する
3. 丁寧に確認のメールを送る
4. 電話での確認も検討する

確認のタイミング	文面例
面接1週間前	「先日お約束いただいた面接の確認をさせていただきたく」
面接3日前	「間もなく面接日となりますが、詳細について確認させていただけますでしょうか」

面接日が迫っているにもかかわらず返信がない場合は、面接に支障が出る可能性があるため、電話での確認も検討しましょう。その際は、平日の10時から17時の間に、採用担当部署に連絡するのが望ましいです。

 

まとめ

面接日程確定メールへの返信は、企業とのコミュニケーションにおいて重要な要素です。基本的には必ず返信が必要で、その理由は日程の最終確定、良好な関係構築、連絡トラブルの防止のためです。返信の際は、24時間以内の迅速な対応を心がけ、件名・宛名・本文・署名の基本的な構成要素を押さえましょう。

LINEやSNSでの普段のコミュニケーションとは異なり、ビジネスメールでは絵文字や顔文字は使用せず、適切な敬語を使用することが重要です。日程変更が必要な場合は、できるだけ早めに連絡し、代替案を提示するなど誠意ある対応を心がけましょう。

就活・転職どちらの場合も、誤字脱字のチェックや送信先アドレスの確認など、基本的なマナーを守ることで、企業に好印象を与えることができます。なお、自動返信メールの場合や「返信不要」と明記されている場合は、返信の必要はありません。

 

面接関連の記事

・面接官の心をつかむ！面白い逆質問の例文リスト、NG質問や注意点など

・【面接｜新卒の逆質問例35選】一次や最終面接で有利に進むポイントと注意点

・転職面接のおすすめ逆質問50選｜好印象を与える質問例＆NG質問を紹介！

・転職面接のおすすめ逆質問50選｜好印象を与える質問例＆NG質問を紹介！