「ビジネスメールを初めての相手に送る時、どう書けばいいの？」

「失礼にならないか心配…」

このように悩む方は多いのではないでしょうか？

• 件名や冒頭のあいさつはどうする？
• どんな書き方をすれば初めての相手に失礼にならないの？
• 良い方法があれば知りたい

などなど悩みはいろいろありますよね。

ビジネスメールでは、書き方やマナーを知らないまま送ってしまうと、相手に不快感を与えたり、ビジネスチャンスを逃してしまったりする可能性があります。

そこで本記事では、初めての相手にビジネスメールを送る際に押さえるべき基本的なマナーから、効果的な文章の構成、ありがちなミスとその対処法まで、徹底的に解説します。

 

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ビジネスメールを初めての相手に送るときの基礎知識

ビジネスの世界では、初めての相手とのメールコミュニケーションは第一印象を左右する重要な要素です。
適切なビジネスメールの書き方を理解することで、相手に好印象を与え、円滑なコミュニケーションの土台を築くことができます。

 

失礼がないようにする（敬語等に気をつける）

ビジネスメールでは、
特に初めての相手に対しては、丁寧な言葉遣いと正しい敬語を使用することが不可欠です。

「ご確認ください」「お願い申し上げます」といった丁寧な表現を用い、命令口調や断定的な表現は避けるべきです。また、初めてのやり取りでは「です・ます調」を基本とし、砕けた表現や親しみを込めた言い回しは控えましょう。

 

見逃されないよう件名で差別化

ビジネスパーソンは日々多くのメールを受信しています。その中で自分のメールが埋もれてしまわないよう、適切な件名を付けることが重要です。

件名は内容が一目でわかるよう具体的かつ簡潔に記載します。

 

内容はシンプルにわかりやすく

初めての相手に送るメールは、伝えたい内容を整理し、シンプルでわかりやすい文章を心がけましょう。

長文になりがちな場合は、箇条書きや段落分けを活用して視覚的にも理解しやすくします。

 

わかりやすい文章のポイント

• 一文を短く区切る
  
• 重要なポイントは太字や下線で強調する（ただし使いすぎない）
  
• 数字やデータは正確に記載する
  
• 結論から先に述べ、その後に補足説明を加える

初めての相手とのメールコミュニケーションでは、これらの基礎知識を踏まえた上で、相手の立場に立って読みやすく、理解しやすいメール作成を心がけることが大切です。

＞ビジネスで使われる敬語の使い方・表現一覧をご紹介！（尊敬語、謙譲語、丁寧語）

 

初めての相手に送るビジネスメールの文章構成と流れ

ビジネスメールには一般的に守るべき文章構成があります。

 

わかりやすい件名

初めての相手へのメールでは特に、内容が一目でわかる明確な件名をつけることが大切です。

件名は、下記のようにメールの目的や内容を簡潔に表現しましょう。
社外の初めての相手に送る場合は会社名を入れると、より識別しやすくなります。

• 【株式会社〇〇】商品ご提案のお願い
• 【ご挨拶】株式会社〇〇の〇〇です
• 【ご連絡】〇〇に関するお問い合わせ

 

ビジネスマナーに沿った宛名

メール本文の冒頭には、必ず宛名を記載します。初めての相手の場合は特に丁寧な表現を心がけましょう。

基本的な形式は以下の通りです。

株式会社〇〇
△△部 □□課
山田 太郎 様

初めての相手には、所属先の会社名、部署名、役職名（もし分かれば）も含めた形で記載するのが丁寧です。また、名前の後には必ず「様」をつけます。「御中」は組織全体に宛てる場合に使用する表現ですので、個人宛の場合は使用しないようにしましょう。

 

挨拶と自己紹介

宛名の後には、簡単な自己紹介を入れます。

例えば、

———-

お世話になっております。

株式会社〇〇の山田と申します。

———-

のように、会社名と氏名を明記します。

初めての相手の場合は、「このたびは〇〇様をご紹介いただき…」「△△展示会でお名刺をいただきました…」など、コンタクトするに至った経緯を簡潔に説明すると、相手に安心感を与えることができます。

 

本文は5W2Hを意識して要点を明確に

メールの本文では、伝えたい内容を5W2H（Who：誰が、What：何を、When：いつ、Where：どこで、Why：なぜ、How：どのように、How much：いくらで）の要素を意識して書くと、相手に伝わりやすくなります。

特に初めての相手には、説明不足にならないよう注意しましょう。
しかし、長すぎる文章は読み手の負担になるため、1つのメールで伝える内容は3点程度に絞ることをおすすめします。

例えば、商談の依頼であれば、以下のように明確に記載します。

——–

弊社の新サービスについてご説明させていただきたく、下記の日程でのお打ち合わせをお願いできないでしょうか。
・第一候補：6月10日（月）14:00〜15:00
・第二候補：6月12日（水）10:00〜11:00
・場所：貴社または弊社会議室（ご希望に合わせます）

——–

 

印象を良くするメールの締め方

メールの最後には、相手への配慮を示す言葉を添えると、好印象を与えることができます。

具体的には、下記のような表現が適切です。

• 「お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます」
• 「ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください」

 

署名

メールの最後には、必ず署名を入れましょう。署名には以下の情報を含めるのが基本です。

・会社名
・部署名
・役職名
・氏名
・電話番号
・メールアドレス
・会社の住所
・会社のWebサイトURL

初めての相手とのメールでは、相手がすぐに連絡を取れるよう、直通電話番号や携帯電話番号も記載すると親切です。多くのメールソフトには署名を自動的に挿入する機能がありますので、あらかじめ設定しておくと便利です。

＞ビジネスメールを送る時の正しい書き方！基本、例文、返信のマナーを徹底解説

 

ビジネスメールを初めての相手に送るときのマナーと注意点

初めてメールでやり取りをする相手とのコミュニケーションでは、第一印象が重要です。適切なマナーと注意点を押さえることで、ビジネス関係を良好にスタートさせることができます。

 

カジュアルすぎる表現を利用しない

ビジネスメールでは、特に初めての相手に対して適切な敬語と丁寧な表現を用いることが重要です。カジュアルな表現や友人間で使うような言葉遣いは避けましょう。

例えば、「了解」「わかりました」などの言葉ではなく、「承知いたしました」「かしこまりました」といった丁寧な表現を使用します。また、絵文字や顔文字の使用も控えるべきです。

 

略語の多様をしない

ビジネスメールでは、特に初対面の相手に対して略語や業界特有の専門用語の使用は控えるべきです。相手が同じ業界にいたとしても、すべての略語を理解しているとは限りません。

例えば、「KPI」「ROI」「POC」などの略語は、正式名称を記載した上で略語を括弧内に示すといった配慮が必要です。

 

ネガティブな言い回しを避ける

初めての相手へのメールでは、ポジティブな表現を心がけましょう。「できない」「無理です」といった否定的な表現よりも、代替案や可能な範囲を提示する建設的なアプローチが好印象を与えます。

例えば、「その日程では対応できません」ではなく、「恐れ入りますが、その日程は先約がございます。翌日以降であれば対応可能ですが、いかがでしょうか」というように、解決策を示す表現が適切です。

 

クッション表現で印象をやわらげる

ビジネスメールでは、特に要求や依頼を伝える場合、クッション表現を用いることで印象を和らげることができます。

例えば、「資料を送ってください」という直接的な表現ではなく、「大変恐縮ではございますが、当該資料をご送付いただけますと幸いです」というように、相手への配慮を示す言葉を添えることが重要です。

 

読みやすく整えられたレイアウトを心がける

メールの視覚的な印象も重要です。長文の塊ではなく、適切に段落分けされ、重要なポイントが一目でわかるレイアウトを心がけましょう。

具体的には、1段落あたり3〜4行程度に抑え、要点ごとに改行することで読みやすさが向上します。

 

要点をコンパクトにまとめる

ビジネスメールは簡潔であることが重要です。特に初めての相手には、情報量が多すぎると重要なポイントが埋もれてしまう恐れがあります。

メールの目的を明確にし、必要な情報だけを厳選して伝えましょう。

＞ビジネスマナーの基本を徹底解説！名刺交換、電話、メールなど全てを網羅

 

ビジネスメールを初めての相手に送る際の例文

初めての相手にビジネスメールを送る際、適切な例文があると安心して連絡を取ることができます。

 

新規取引を提案する営業メール

新規取引の提案は、相手に興味を持ってもらえるよう、簡潔かつ具体的な内容が重要です。

 

【件名】弊社新サービス「○○」のご提案

○○株式会社
営業部 ○○様

株式会社△△の山田太郎と申します。
この度は突然のメールにて失礼いたします。

弊社では、○○業界向けに△△サービスを提供しており、貴社の事業とのシナジー効果が期待できると考え、ご連絡いたしました。

特に弊社の△△サービスは以下の点で貴社のお役に立てるかと存じます。

・コスト削減効果：平均20%のコスト削減を実現
・業務効率化：導入企業様の作業時間が平均30%短縮

ご興味をお持ちいただけましたら、詳細資料をお送りさせていただきます。また、15分程度のオンラインでのご説明も承っております。

ご多忙の折、恐縮ではございますが、ご検討いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

【連絡先】
株式会社△△
営業部 山田太郎
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: yamada@△△.co.jp

 

面談や訪問後に感謝を伝えるお礼メール

面談や訪問後のお礼メールは、24時間以内に送ることが望ましく、次のステップへの布石となります。

【件名】本日の面談のお礼

○○株式会社
営業部 ○○様

お世話になっております。株式会社△△の山田太郎でございます。

本日は、お忙しい中、貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。

ご提案させていただいた△△サービスについて、○○様から頂いたご意見・ご質問は大変参考になりました。特に「コスト面での懸念」については、早急に詳細な試算資料を作成し、来週月曜日までにメールにてお送りいたします。

今後とも、貴社のご要望に合わせたサービスをご提案できるよう努めてまいります。引き続きよろしくお願い申し上げます。

株式会社△△
営業部 山田太郎
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: yamada@△△.co.jp

 

名刺交換後に関係を築くためのフォローメール

名刺交換後のフォローメールは、印象を強め、今後の関係構築の第一歩となります。

 

【件名】昨日の○○イベントでの名刺交換のご挨拶

○○株式会社
マーケティング部 ○○様

お世話になっております。昨日の「○○業界交流会」にて名刺交換させていただきました、株式会社△△の山田太郎と申します。

○○様との貴重なお話、特にデジタルマーケティングに関するご見解は大変参考になりました。私どもも同様の課題に取り組んでおり、今後情報交換させていただければ幸いです。

また、お話の中で触れられていた「○○」についての資料を添付させていただきました。ご参考になれば嬉しく思います。

もしご都合がよろしければ、改めてゆっくりとお話を伺える機会をいただければと存じます。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

株式会社△△
マーケティング部 山田太郎
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: yamada@△△.co.jp

 

セミナーやイベントのご案内メール

セミナーやイベントの案内は、具体的な情報と参加メリットを明確に伝えることで参加意欲を高めます。

 

【件名】【ご案内】働き方改革セミナー（6/15開催・参加無料）

○○株式会社
人事部 ○○様

株式会社△△の山田太郎でございます。
この度は、弊社主催のセミナーのご案内をさせていただきます。

【セミナー概要】
テーマ：「DXで実現する新時代の働き方改革」
日時：20XX年6月15日（金）14:00〜16:00
場所：△△ホール（東京都千代田区○○1-1-1）
参加費：無料

【主な内容】
・テレワークの効果的な導入方法
・業務プロセスのデジタル化事例
・生産性向上とワークライフバランスの両立

貴社の人事戦略にもお役立ていただける内容となっております。ご多忙中とは存じますが、ぜひご参加いただければ幸いです。

お申し込みは、下記リンクのフォームより受け付けております。
https://www.△△-seminar.jp/workstyle

ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社△△
セミナー事務局 山田太郎
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: seminar@△△.co.jp

 

来訪後に見積もりを依頼するフォローメール

来訪後の見積もり依頼は、具体的な要望を明確に伝えることが重要です。

【件名】貴社ご訪問のお礼と見積もりのご依頼

○○株式会社
営業部 ○○様

お世話になっております。株式会社△△の山田太郎でございます。
昨日は貴社にてお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。

ご紹介いただきました○○システムにつきまして、弊社の業務ニーズと非常に合致しており、ぜひ導入を前向きに検討させていただきたく存じます。

つきましては、下記内容での見積もりをご依頼申し上げます。

 

【見積依頼内容】
・○○システム 5ライセンス
・初期設定費用
・1年間の保守サポート料金

納期は7月中旬頃を想定しております。可能であれば、来週金曜日（5/15）までにご提示いただけますと幸いです。

また、導入事例や実績についても、あわせてご共有いただけますと参考になります。

何かご不明点がございましたら、ご連絡ください。

何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社△△
システム部 山田太郎
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: yamada@△△.co.jp

 

紹介を受けた新規相手への営業アプローチメール

紹介者の名前を明記し、信頼関係を基盤にした丁寧なアプローチが効果的です。

【件名】○○様よりご紹介いただきました件について

○○株式会社
経営企画部 ○○様

初めてご連絡を差し上げます。株式会社△△の山田太郎と申します。

先日、□□株式会社の佐藤様より、貴社の業務効率化についてご検討中とのことでご紹介をいただきました。

弊社では、○○業界特化型の業務効率化ソリューションを提供しており、同業の□□社様や△△社様などで導入いただき、平均30%の業務時間削減を実現しております。

もしご関心をお持ちいただけましたら、15分ほどのお時間を頂戴し、オンラインにて概要をご説明させていただくことも可能です。また、ご希望に応じて詳細資料のみのご送付も承っております。

ご多忙中恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社△△
ソリューション営業部 山田太郎
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: yamada@△△.co.jp

 

部署異動や担当変更による挨拶メール

担当変更時は、円滑な引継ぎと今後の関係継続を意識したメールが重要です。

【件名】担当変更のご挨拶

○○株式会社
購買部 ○○様

いつもお世話になっております。株式会社△△の山田太郎でございます。

この度、4月1日付で人事異動により、営業部から商品開発部へ異動することとなりました。
これまで2年間、貴社製品の取り扱いを通じてご支援いただき、誠にありがとうございました。

後任には、同じ営業部の佐藤花子（satoh@△△.co.jp）が担当させていただきます。
佐藤は営業経験5年のベテランで、貴社のニーズにしっかりとお応えできると確信しております。

なお、3月25日までは私が担当し、その後佐藤と共に引継ぎを行ってまいります。引継ぎ期間中にご挨拶の機会をいただければ幸いです。

今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

株式会社△△
営業部 山田太郎（4月1日より商品開発部）
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: yamada@△△.co.jp

 

展示会・カンファレンスで接点を持った相手へのフォローメール

展示会やカンファレンス後のフォローは、会話の内容に触れつつ次のアクションを提案します。

【件名】先日の「IT技術展」でのご挨拶のお礼

○○株式会社
IT推進部 ○○様

お世話になっております。株式会社△△の山田太郎でございます。
先日、5月10日の「IT技術展2023」にて名刺交換の機会をいただき、誠にありがとうございました。

弊社ブースにお立ち寄りいただき、クラウドセキュリティソリューションについてお話させていただきました。
○○様からいただいた「リモートワーク環境下でのセキュリティ対策」に関するご質問について、より詳細な資料を用意いたしましたので添付させていただきます。

また、ご関心をお持ちいただいたAI監視システムのデモ環境も整いましたので、ぜひ一度ご体験いただければと存じます。貴社の環境に合わせたカスタマイズプランもご提案可能です。

来週以降、お時間が許しますようでしたら、オンラインでの詳細説明も承ります。ご希望の日時がございましたら、ご連絡いただけますと幸いです。

引き続きよろしくお願い申し上げます。

株式会社△△
ソリューション営業部 山田太郎
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: yamada@△△.co.jp

 

まとめ

初めての相手へのビジネスメールは、第一印象を大きく左右する重要なコミュニケーションツールです。

本記事で解説したように、適切な件名設定、丁寧な言葉遣い、明確な5W2Hを意識した本文構成、そして読みやすいレイアウトを心がけることが大切です。特にクッション表現を上手に取り入れ、カジュアルすぎる表現や略語を避けることで、プロフェッショナルな印象を与えられます。

例文で示したように、目的別に適切な文面を選び、相手の立場に立った丁寧な文章を選択しましょう。

失礼のない正しいビジネスメールの書き方を身につけることで、ビジネスシーンでの信頼関係構築を実現してください。

 

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