「履歴書に送付状って必要なの？」

「スマホで作った送付状でも大丈夫？」 

就職活動や転職活動において、履歴書の送付状作成で悩む方は非常に多いです。特に最近では、スマートフォンで手軽に書類を作成したいと考える人が増えていますが、「スマホで作成した送付状でも失礼にあたらないか」と不安に思う方も少なくありません。

そこで今回は

• 履歴書送付状が必要な理由と必要なケース・不要なケース
• スマホで作成しても問題ない理由と条件
• 具体的な作成手順
• 送付状作成時の注意点

上記の項目を徹底解説いたします。この記事を読めば、スマートフォンを使って誰でも簡単にプロ級の履歴書送付状を作成できるようになるでしょう。

 

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履歴書の送付状はスマホで作成しても問題ない

現在では多くの就職活動がデジタル化されており、履歴書の送付状をスマートフォンで作成することは全く問題ありません。むしろ、適切な方法で作成すれば、パソコンで作成したものと同等、あるいはそれ以上の品質を実現することも可能です。

 

現代の就職活動におけるスマホ利用の実態

労働政策研究・研修機構の調査によると、求職者の約70%以上がスマートフォンを就職活動の主要ツールとして利用しています。特に20代の求職者においては、スマートフォンでの応募書類作成が一般的になっており、企業側もこの傾向を理解しています。

多くの企業が応募受付をメールやオンラインフォームで行っており、送付状もデジタルファイルでの提出が標準となっています。このため、スマートフォンで作成した送付状を不適切と考える採用担当者はほとんどいません。

年代	スマホ利用率	主な利用目的
20代	85%	求人検索・応募書類作成・面接日程調整
30代	72%	求人検索・企業研究・履歴書作成
40代以上	58%	求人検索・基本情報入力

 

スマホ作成でも品質を保つための条件

スマートフォンで送付状を作成する際に品質を保つためには、いくつかの重要な条件があります。

• 適切なアプリケーションを使用すること…Microsoft WordやPages、Google ドキュメントなど
• 適切なフォントの選択…明朝体やゴシック体などの読みやすいフォント。サイズは10.5ポイントから12ポイントの範囲で統一
• PDF形式での保存と送信…word文書のまま送信すると、受信者の環境によってレイアウトが崩れる可能性があるため
• 誤字脱字のチェック機能を活用…アプリやソフトの自動校正機能

上記の条件をみたしたうえで、送付状を作成しましょう。

 

むしろスマホ作成が有利になるケースとは

スマートフォンでの送付状作成が有利になる場面も存在します。

最も大きなメリットは、いつでもどこでも作成・編集できる機動性です。通勤時間や休憩時間を活用して送付状を作成し、応募締切に余裕を持って対応することができます。

音声入力機能を活用することで、文章作成の効率化も図れます。特に志望動機や自己PR部分では、話し言葉で自然に表現した内容を文字に変換し、その後で適切な文語調に修正する方法が効果的です。

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履歴書の送付状が必要な理由

履歴書を提出する際に送付状を添える必要性について、多くの求職者が疑問を抱きがちです。ここでは、なぜ送付状が必要なのか、その具体的な理由について詳しく解説します。

 

ビジネスマナーとしての送付状の役割

送付状は、日本のビジネス社会における基本的なマナーの一つです。書類を郵送やメールで送る際に、何の説明もなく履歴書だけを送ることは、ビジネスの常識から外れる行為とみなされる可能性があります。

特に日本企業では、丁寧さや礼儀を重視する文化が根強く残っており、送付状の有無によって応募者のビジネスマナーに対する理解度を判断する採用担当者も少なくありません

転職活動においても同様で、前職でのビジネス経験があることを前提とした場合、送付状なしで応募書類を提出することは、社会人経験に疑問を持たれるリスクがあります。

 

第一印象を左右する重要な書類

採用担当者が最初に目にする書類が送付状であることが多く、この書類によって応募者の第一印象が決まる可能性があります。履歴書よりも先に読まれることが多い送付状は、応募者の人柄や志望度の高さを伝える最初のチャンスでもあります。

丁寧に作成された送付状は、応募者が真剣に就職活動に取り組んでいることを示し、好印象を与えることができます。一方で、定型文をコピーしただけのような内容や、誤字脱字が多い送付状は、逆にマイナスの印象を与えてしまう危険性もあります。

 

履歴書だけでは伝わらない情報を補完

履歴書は決められたフォーマットに従って記載するため、応募者の個性や企業に対する具体的な思いを十分に表現することが難しい場合があります。送付状は、このような履歴書の制約を補完する役割を果たします。

志望動機についても、履歴書では文字数の制限により簡潔にしか書けないことが多いですが、送付状ではより詳細に企業への思いや入社後の抱負を述べることができます。

履歴書の空白期間を正しく書く方法｜ブランクがあっても採用される書き方のコツ

 

履歴書の送付状が必要なケースと不要なケース

履歴書の送付状が必要かどうかは、応募方法や企業の採用プロセスによって異なります。適切な判断をするために、各ケースの詳細を理解しておくことが重要です。

応募方法	送付状の必要性	理由
郵送での応募	必要	ビジネスマナーとして必須
メール添付での応募	必要	メール本文が送付状の役割
転職エージェント経由	判断が分かれる	エージェントの方針による
応募フォームでの直接入力	不要	システム上で完結
面接時の直接手渡し	不要	口頭での説明が可能

【必要】郵送で応募する場合

郵送で履歴書を送る際は、送付状が必要不可欠です。封筒を開けた時に最初に目にする書類が送付状であり、採用担当者に対する第一印象を決める重要な役割を果たします。

郵送での送付状には、以下の要素を含める必要があります。送付日、宛先企業名と担当者名、応募職種の明記、履歴書などの同封書類の一覧、簡潔な志望動機、面接の機会をいただきたい旨の依頼文です。

 

【必要】メールに履歴書を添付する場合

メールで履歴書を送付する場合、メール本文そのものが送付状の役割を果たします。件名から本文、署名まで、すべてがビジネス文書としての体裁を整える必要があります。

メール本文では、件名を「履歴書送付の件（氏名）」のように明確にし、宛先企業名と担当者名を正確に記載します。本文では簡潔な自己紹介と志望動機を述べ、添付ファイルの内容を明記します。最後に面接の機会をいただきたい旨を丁寧に伝えます。

メール送付の場合は、PDFファイルでの添付が一般的です。ファイル名は「履歴書_氏名_日付」のように分かりやすくし、ファイルサイズにも注意を払いましょう。

 

【判断が分かれる】転職エージェント経由の場合

転職エージェントを通じた応募では、送付状の要否が転職エージェントの方針や企業の要望によって異なります。多くの場合、エージェントが推薦状や紹介文を作成するため、求職者自身の送付状は不要とされることが多いです。

ただし、一部の転職エージェントでは、求職者の人柄や熱意をより伝えるために送付状の作成を推奨する場合があります。応募前に担当のキャリアアドバイザーに確認を取ることが重要です。

 

【不要】応募フォームから直接入力する場合

企業の採用サイトや求人サイトの応募フォームから直接情報を入力する場合は、送付状は基本的に不要です。応募フォーム自体が履歴書と送付状の機能を兼ね備えているためです。

多くの応募フォームには、志望動機や自己PRを記入する欄が用意されています。これらの項目で十分に自分をアピールすることができるため、別途送付状を作成する必要はありません。

 

【不要】面接時に直接手渡しする場合

面接会場で履歴書を直接手渡しする場合は、送付状は不要です。口頭で挨拶と志望動機を伝えることができるため、書面での送付状は重複してしまいます。

面接時の手渡しでは、履歴書をクリアファイルに入れて持参し、「本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございます。履歴書をお持ちしました」といった簡潔な挨拶で十分です。

【無料テンプレート】履歴書送付状・添え状の書き方とマナーガイド｜例文や郵送時の注意点など

 

送付状の基本構成と書き方ルール

履歴書の送付状には、正しい構成と書き方のルールが存在します。ここでは、送付状を作成する際に必要な各要素について、具体例を交えながら詳しく解説していきます。

 

日付と宛先の正しい書き方

送付状の冒頭には、作成日付と送付先の情報を正確に記載する必要があります。日付は文書の右上に配置し、「令和6年3月15日」のように和暦または西暦で統一して記載します。郵送の場合は投函日を、メール送信の場合は送信日を記載するのが一般的です。

宛先については、企業名を正式名称で記載し、「株式会社」や「有限会社」などの法人格は省略せずに書きます。部署名や採用担当者名が分かっている場合は、「人事部 田中様」のように具体的に記載しましょう。担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」と記載します。

項目	記載例	注意点
日付	令和6年3月15日	和暦・西暦を統一する
企業名	株式会社○○商事	正式名称で記載
部署・担当者	人事部 採用ご担当者様	分からない場合は「採用ご担当者様」

自分の住所と氏名は文書の右下に記載し、郵便番号から順に正確に記載します。連絡先として電話番号とメールアドレスも併記しておくことで、採用担当者からの連絡を受けやすくなります。

 

件名と挨拶文の例文集

件名は送付状の目的を明確に伝える重要な要素です。「応募書類の件」や「履歴書送付の件」のように簡潔で分かりやすい表現を心がけます。

メールの場合は件名欄に「応募書類送付の件（氏名）」のように記載し、誰からの応募かが一目で分かるようにします。

挨拶文は、時候の挨拶から始めるのが基本的なマナーです。以下のような挨拶であれば概ね問題ないでしょう

「拝啓 春暖の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます」

「拝啓 貴社におかれましてはますますご発展のこととお慶び申し上げます」

挨拶文の後には、応募の経緯を簡潔に述べます。「この度、貴社の求人広告を拝見し、営業職に応募させていただきたく、履歴書と職務経歴書を送付いたします」のように、どこで求人を知ったかと応募職種を明記します。

 

本文（志望動機・自己PR）の組み立て方

送付状の本文では、志望動機と自己PRを簡潔にまとめます。履歴書で詳細を記載するため、送付状では要点のみを3〜4行程度で表現します。志望動機では、なぜその企業を選んだのか、どの点に魅力を感じたのかを具体的に述べます。

自己PRでは、応募職種に関連する経験やスキルを中心に記載します。「前職では営業として3年間従事し、新規開拓により売上向上に貢献してまいりました」のように、数字を交えながら具体的な実績を示すことが効果的です。

本文の構成は以下のような流れで組み立てます。

1. 応募の経緯を述べる
2. 志望動機を簡潔に説明
3. 自己PRで自分の強みをアピール
4. 面接の機会をいただきたい旨を記載

 

結びの言葉と署名の書き方

結びの言葉では、相手への配慮と面接への意欲を表現します。「ご多忙の折恐縮ですが、何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます」や「面接の機会をいただければ幸いです」のような表現が一般的です。

文書の最後には「敬具」で締めくくります。「拝啓」で始めた場合は必ず「敬具」で結ぶのがビジネス文書のマナーです。敬具の位置は文書の右端に配置し、日付や宛先の配置と統一感を保ちます。

署名欄には、自分の住所、氏名、連絡先を記載します。住所は都道府県から番地まで省略せずに記載し、電話番号はハイフンを入れて見やすくします。メールアドレスも併記することで、採用担当者が連絡しやすい環境を整えます。

要素	記載例
結びの言葉	ご多忙の折恐縮ですが、何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます
締めの言葉	敬具
住所	〒123-4567 東京都○○区○○1-2-3
連絡先	TEL: 090-1234-5678 / Email: example@example.com

 

以下に送付状の完成例を掲載しましたので、ぜひ参考にしていただければと思います。

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スマホでの送付状の作り方

スマートフォンを使って履歴書の送付状を作成することは、現代の就職活動において十分に実用的な方法です。適切なアプリケーションと手順を理解することで、パソコンと同等の品質の送付状を作成できます。

 

Microsoft Word（無料版）で作る

Microsoft Wordの無料版は、スマートフォンでの送付状作成において最も実用的な選択肢の一つです。Microsoftアカウントを作成することで、基本的な文書作成機能を無料で利用できます。

アプリをダウンロード後、新規文書を作成します。テンプレート機能を活用すれば、ビジネス文書の基本的なレイアウトが自動で設定されます。フォントは明朝体またはゴシック体を選択し、文字サイズは本文を10.5ポイントから12ポイントに設定します。

設定項目	推奨値	理由
フォント	MS明朝、游明朝	読みやすく正式な印象
文字サイズ	10.5～12pt	適切な可読性を確保
行間	1.15～1.5	見やすさとバランス
余白	上下左右25mm	標準的なビジネス文書形式

 

Pages（iPhone）で作る

iPhoneユーザーにとって、Pagesは非常に使いやすい文書作成アプリです。Apple IDがあれば無料で利用でき、直感的な操作で高品質な送付状を作成できます。

Pagesを起動し、「新規作成」から「レター」カテゴリーを選択すると、ビジネス文書に適したテンプレートが表示されます。空白の文書から始める場合は、用紙サイズをA4に設定し、フォントを日本語に適した明朝体に変更します。

Pagesの特徴として、リアルタイムでレイアウトプレビューが確認できる点があります。入力内容がどのように印刷されるかを常に確認しながら作成できるため、スマートフォンでも正確な文書作成が可能です。

 

専用履歴書アプリの活用法

履歴書作成専用のスマートフォンアプリには、送付状のテンプレートが含まれているものが数多く存在します。これらのアプリは就職活動に特化して設計されており、初心者でも簡単に適切な送付状を作成できます。

人気の履歴書アプリでは、職種や応募先に応じた複数のテンプレートが用意されています。新卒向け、転職者向け、パート・アルバイト向けなど、状況に応じて選択できる点が大きなメリットです。

アプリ内では、氏名や連絡先などの基本情報を一度入力すれば、複数の送付状で使い回しができます。ただし、志望動機や自己PR部分は企業ごとにカスタマイズする必要があります。

アプリの特徴	メリット	注意点
テンプレート豊富	状況に応じた選択可能	差別化が困難
入力項目ガイド	必要事項の記載漏れ防止	自由度が制限される
PDF出力機能	そのまま送信可能	レイアウト調整が限定的

 

PDF作成アプリの選び方

送付状をPDF形式で作成・変換するためのアプリ選択は、就職活動の成功において重要な要素です。適切なPDFアプリを選ぶことで、プロフェッショナルな印象の送付状を作成できます。

PDF作成アプリを選ぶ際の重要な基準は、文字の鮮明さ、レイアウトの正確性、ファイルサイズの最適化です。特に日本語フォントの表示品質は、採用担当者への印象を大きく左右するため慎重に確認する必要があります。

無料アプリでも十分な機能を提供するものが多数ありますが、透かしが入る場合や出力品質に制限がある場合があります。就職活動用途では、透かしなしでプロフェッショナルな仕上がりになるアプリを選択することが重要です。

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履歴書の送付状作成に関する注意点

履歴書の送付状を作成する際は、細かな点への配慮が採用担当者への印象を大きく左右します。ここでは、送付状作成時に気をつけるべき重要なポイントを詳しく解説します。

 

誤字脱字を防ぐチェック方法

送付状における誤字脱字は、応募者の注意力や丁寧さを疑問視される要因となります。

効果的なチェック方法として、まず作成後に時間を置いてから見直しを行うことが重要です。

また音読による確認も有効な手段です。黙読では気づかない文章の違和感や誤変換を発見できます。特に敬語の使い方や文章の流れを確認する際に効果的です。

また第三者によるチェックも推奨されます。家族や友人に依頼して客観的な視点で確認してもらうことで、自分では気づかないミスを発見できる可能性があります。

チェック項目	確認方法	頻出ミス例
会社名・部署名	公式サイトと照合	株式会社の前後、部署名の誤記
担当者名	求人情報と突き合わせ	漢字の間違い、敬称の誤用
日付	送付日と一致確認	曜日の間違い、和暦西暦の混在
自分の連絡先	履歴書と一致確認	電話番号、メールアドレスの誤記

 

敬語の使い方ミス

送付状では正しい敬語の使用が不可欠です。特に尊敬語、謙譲語、丁寧語の使い分けに注意が必要で、間違った敬語の使用は教養不足の印象を与えてしまいます。

よくある間違いとして、「させていただく」の過剰使用があります。「応募させていただきます」「検討させていただければ」など、必要以上に使うことで不自然な文章になります。

二重敬語も注意すべき点です。「拝見させていただく」「お伺いさせていただく」などは、敬語が重複している誤用例です。「拝見いたします」「お伺いいたします」が正しい表現となります。

自分の行為に尊敬語を使うのも典型的な間違いです。「私がご連絡いたします」ではなく「私がご連絡申し上げます」または「私が連絡いたします」が適切です。

相手の会社や商品に対する敬語も重要です。「御社」「貴社」の使い分けでは、書面では「貴社」、口語では「御社」を使用します。送付状は書面のため「貴社」を使用しましょう。

 

宛先間違いの防止策

宛先の間違いは致命的なミスとなります。特に複数の企業に同時応募する際は、会社名や部署名、担当者名を混同しやすくなります。

防止策として、まず送付状作成前に宛先情報を正確に収集することが重要です。企業の公式サイトから正式な会社名、部署名を確認し、求人情報に記載された担当者名も正確に転記します。

会社名については、「株式会社」の位置（前株・後株）、英語表記の正確さ、略称ではなく正式名称の使用に注意が必要です。部署名も「人事部」「人材開発部」「採用担当」など、企業によって異なるため正確な情報収集が重要です。

 

ファイル名の付け方

デジタルファイルでの送付状では、適切なファイル名の設定が重要です。採用担当者は多数の応募書類を管理するため、分かりやすいファイル名は管理効率を向上させ、良い印象を与えます。

基本的なファイル名の構成は「送付状_自分の氏名_応募職種_日付」の形式が推奨されます。例えば「送付状_山田太郎_営業職_20240315.pdf」のような形式です。

氏名は漢字でフルネーム、日付は西暦で統一します。職種名は求人情報に記載されている正式名称を使用し、略語は避けます。アンダーバーやハイフンを使って各要素を区切ることで可読性を高めます。

 

スマホ作成時の特有の注意点

スマホでの送付状作成には、デバイス特有の注意点があります。

まず画面サイズの制約により、全体のレイアウトバランスを把握しにくいという課題があります。この対策として、作成中は定期的に全体表示やプレビュー機能を使用して体裁を確認します。

フリック入力での文字変換ミスも頻発します。特に固有名詞や専門用語、敬語表現では予期しない変換が発生しやすくなります。入力後は必ず文字単位での確認を行い、予測変換に頼りすぎないよう注意が必要です。

タッチパネルの誤操作による意図しない編集や削除も起こりやすい問題です。重要な箇所を編集する際は、拡大表示を活用してピンポイントでの操作を心がけます。

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よくある質問

送付状の文字数はどのくらいが適切？

履歴書の送付状の文字数は、一般的に200文字から400文字程度が最も適切とされています。この範囲内であれば、必要な情報を過不足なく伝えることができ、採用担当者にとっても読みやすい分量となります。

 

複数の企業に同じ送付状を使い回しても大丈夫？

複数の企業に全く同じ送付状を使い回すことは、基本的に避けるべきです。採用担当者は多くの応募書類を見ているため、定型文的な送付状はすぐに見抜かれてしまいます。

ただし、基本的な構成やテンプレートを流用することは問題ありません。

 

送付状にも写真を貼る必要はある？

履歴書の送付状に写真を貼る必要は一切ありません。送付状は履歴書を送る際の挨拶状であり、応募者の顔写真が必要な書類ではないからです。

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まとめ

履歴書の送付状は、スマホでも十分に品質の高いものが作成できます。

Microsoft WordやPagesなどの無料アプリを活用すれば、パソコンと変わらない仕上がりが可能です。

送付状は郵送やメール添付時には必須のビジネスマナーであり、第一印象を左右する重要な書類です。本記事で紹介したテンプレートを活用し、誤字脱字のチェックやファイル名の統一など基本ルールを守ることで、採用担当者に好印象を与える送付状が完成します。

 

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