「履歴書をメールで送る方法・例文が知りたい」

「履歴書をメールで送る際のマナーを守って送りたい」

など、履歴書をメールで送る際の確実な方法を知りたいと思う人は多いのではないでしょうか？

 

履歴書をメールで送る際には正しいマナーを守り、採用担当者に好印象を与えることが重要です。

・メールの件名や宛先の書き方

・履歴書添付ファイルの扱い方

・メール本文の具体例

など、詳しく解説します。

 

また、メール送信時のよくあるトラブルや対応策についても説明するため、安心してスムーズに応募手続きを進められます。

本記事を読むことで、履歴書送付時のよくある疑問が解消され、メールで採用担当者に好印象を与えるポイントを理解できるでしょう。これから転職活動や就職活動を控えている方々には必見の内容です。

 

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履歴書をメールで送る際の基本的な書き方とマナー｜件名、添付やCC等

件名の書き方｜応募職種と氏名をメールに明記

履歴書をメールで送る際、件名の書き方には注意が必要です。
件名は採用担当者が一目で内容を把握できるように、「応募職種」と「自分の名前」を含むことがまずは基本です。

例えば、以下のような件名が適切です。

送信者	件名例
山田太郎	【Webデザイン職応募】山田太郎 履歴書送付のご連絡
佐藤花子	【営業職応募】佐藤花子 履歴書の送付について

このように、件名を具体的に記載することで、メールの内容が採用担当者に伝わりやすくなります。

 

添付履歴書のファイル名と形式

件名に加え、添付する履歴書の「ファイル名」にも注意が必要です。送信後に採用担当者が多数の履歴書を管理する際、ファイル名が分かりやすいかどうかが重要です。

ファイル名には、件名と同じように「応募職種」と「氏名」、加えて「履歴書」を含めると良いでしょう。例として、以下のようなファイル名が適切です。形式はPDFが一般的です。

内容	ファイル名の例
営業職応募	営業職_山田太郎_履歴書.pdf
エンジニア職応募	エンジニア_佐藤花子_履歴書.pdf

このようにすることで、採用担当者が書類を検索しやすくなり、自分の応募が確実に考慮される可能性が高まります。

 

メールの宛先｜採用担当者の名前を正確に書く

メールの宛先には、採用担当者の名前を正確に記載するのが基本です。応募先企業の求人情報や公式ホームページを確認し、担当者名や部署名を調べた上で記載してください。

メールの宛名の例

「〇〇株式会社 人事部 採用担当 佐藤様」
「△△株式会社 採用担当者様」

担当者名が分からない場合は、「採用担当者様」と敬称を付ける形が一般的です。ただし、できる限り正確な名前を記載することで、丁寧な印象を与えることができます。

 

メールの宛先、CCとBCCとは？

メールの送信時には、宛先（To）、CC、BCCの使い方にも注意が必要です。

• 宛先（To）：採用担当者や送付先のメインの受信者を設定します。
• CC：主に情報共有が目的で、採用担当者以外の記録用として設定する場合に使用します。
• BCC：他の受信者に自分のメールアドレスを知られたくない場合に使用します。

主に履歴書の送信では、宛先には採用担当者を設定し、CCやBCCは不要であることがほとんどです。ただし、派遣会社などを通じて応募を行う場合、派遣会社の担当者をCCに追加する場合もあります。

 

メール本文の書き出し

丁寧な挨拶で始める

メールの本文の書き出しは、丁寧な挨拶から始めましょう。応募先企業や採用担当者に対する敬意を示すことが大切です。以下は一般的な挨拶の例です。

メールの書き出し例

〇〇株式会社

採用ご担当様

お世話になっております。
〇〇職志望の山田太郎と申します。

応募職種によっては、挨拶文の後に「求人を拝見し、応募させていただきました」と志望動機の概要を簡潔に述べると良い印象を与えるでしょう。

 

メールの締めくくり｜署名と連絡先

メールの締めくくりには署名を記載しましょう。署名には氏名、電話番号、メールアドレスを含め、採用担当者が連絡を取りやすいようにします。また、表現を丁寧にし、失礼がないようにすることが重要です。

署名例：

山田 太郎
電話番号：090-1234-5678
メールアドレス：example@example.com

ここまでの詳細な心遣いが、採用担当者に好印象を与えるポイントとなります。

 

履歴書のメールでの送り方｜具体的な例文

中途採用応募の場合のメール例文｜履歴書送付

件名

「【履歴書送付】営業職応募の件 – 山田太郎」

本文

株式会社◯◯◯
採用ご担当者様（名前が分かっている場合は名前を書く）

お世話になっております。
山田太郎と申します。

このたび、貴社の求人情報（〇〇サイトに掲載されていた求人情報）を拝見し、ぜひとも営業職のポジションに応募したく、ご連絡を差し上げました。

履歴書と職務経歴書を添付しておりますので、ご確認いただければ幸いです。

また、面接日程など、必要事項がございましたら、何なりとお申し付けください。

何卒よろしくお願い申し上げます。

—

山田 太郎（やまだ たろう）
電話番号：090-1234-5678
メールアドレス：taro.yamada@example.com

 

新卒採用応募の場合のメール例文｜履歴書送付

件名

「【履歴書送付】新卒採用応募の件（事務職）- 立花花子」

本文

株式会社◯◯◯
人事部　山田徹様

お世話になっております。
今年の3月に〇〇大学△△学部を卒業予定の立花花子と申します。
貴社の新卒採用に応募させていただきたく、メールをお送りいたしました。

添付ファイルには、履歴書と自己PR文を同封しております。ご確認いただければ幸いです。

会社とともに成長したいと強く感じております。ぜひ面接の機会をいただければと思います。

何卒よろしくお願いいたします。

—

立花 花子（たちばな はなこ）
電話番号：090-2345-6789
メールアドレス：hanako.tachibana@example.com
大学名：〇〇大学△△学部

参考：【例文付き】新卒が履歴書をメールで送る際のマナーと書き方、注意点

 

アルバイト応募の場合のメール例文｜履歴書送付

件名

「【履歴書送付】アルバイト応募の件／佐藤一郎」

本文

〇〇株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。佐藤一郎と申します。

この度、〇〇（求人サイト名や店舗で見つけたことを記載）でアルバイト募集を拝見し、応募させていただきたくメールをお送りしております。

希望する職種は、貴社〇〇店舗での接客業務（例：カフェスタッフ、レジ担当等）になります。

履歴書を添付しておりますので、ご確認いただければ幸いです。面接日程や必要事項がありましたら、お知らせください。

お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。

—

佐藤 一郎（さとう いちろう）
電話番号：080-3456-7890
メールアドレス：ichiro.sato@example.com

 

各メールのポイントまとめ

項目	中途採用	新卒採用	アルバイト
件名	【履歴書送付】営業職応募の件 – 山田太郎	【履歴書送付】新卒採用応募の件（事務職）- 立花花子	【履歴書送付】アルバイト応募の件／佐藤一郎
添付書類	履歴書、職務経歴書	履歴書、自己PR文	履歴書
本文のポイント	求人情報の出典を正確に記載 面接日程を具体的にお願いする	卒業予定や希望に触れた自己紹介 業務に対する熱意をアピール	勤務希望場所や職種に言及 応募のきっかけを示す

 

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履歴書をメールで送る際の添付ファイルの注意点

添付履歴書ファイル形式と容量

PDF形式

履歴書をメールで送る際、ファイル形式として最も推奨されるのはPDFです。PDF形式は文書のレイアウトが固定されているため、送信先のデバイスや使用するソフトウェアに依存せず、内容が正確に表示されるという利点があります。また、編集ができない形式であるため、意図しない変更が加えられるリスクもありません。これにより、信頼性とプライバシーの保護が確保されます。

さらに、PDF形式は一般的な採用システムや企業のデータベースにも対応していることが多く、多くの企業で受け入れられる標準的な形式とされています。採用担当者にとっても利便性が高いため、応募者としての印象も向上させることができます。

容量制限に注意

履歴書を添付ファイルとして送る際には、ファイルの容量にも十分注意してください。多くの企業では、メールの添付ファイルの容量に制限を設けています。一般的には5MB以下、可能であれば2MB以内に収めるよう心がけると無難です。ファイルが大きすぎると、メールがエラーで送信されなかったり、採用担当者のメール受信箱で不具合を引き起こしたりする可能性があります。

PDF形式のファイルを作成した後に容量を確認し、必要に応じて圧縮ツールを使用して容量を削減してください。ただし、圧縮の際は文字の読みやすさや画像の品質が低下しないように注意しましょう。

 

添付履歴書ファイル名の付け方

応募職種と氏名をファイル名に含める

履歴書のファイル名を作成する際は、採用担当者がすぐに内容を把握できるように工夫する必要があります。具体的には、ファイル名に「応募職種」と「氏名」を含めると良いでしょう。例えば、「営業職_山田太郎_履歴書.pdf」のような形式がわかりやすく、適切です。

この形式にすることで、採用担当者が複数の応募書類を管理する際に混乱を防ぐことができます。また、採用担当者にとっても好感度が上がるポイントとなるため、印象アップにつながります。

日付を入れる

さらに、ファイル名に履歴書を作成または送付した日付を含めることも推奨されます。これにより、書類のバージョン管理が容易になります。例えば、「営業職_山田太郎_履歴書_20231015.pdf」のように、日付を西暦形式で末尾に付ける形が一般的です。

特に採用プロセスが長期化する場合や、企業側で書類を複数回提出させる場合には、この工夫が非常に役立ちます。採用担当者から見ても、いつ作成された履歴書か一目でわかるため、スムーズな管理に貢献します。

＞参考：履歴書フォーマット・テンプレートで簡単作成！無料PDFダウンロード・状況別形式での書き方

 

履歴書をメールで送る際のよくある質問｜対処法など

メールが送信できない場合の対処法

履歴書を送る際にメールが送信できない場合、以下の原因が考えられます。それぞれに対処法を用意しました。

原因	具体例	対処法
インターネット接続の問題	メールが送信エラーになる。	Wi-Fiやモバイル通信が適切に接続されているか確認し、再接続を試みてください。 必要であればモバイルデータや別のWi-Fiネットワークに切り替えましょう。
メールアドレスの間違い	送信先のメールアドレスが間違っている。	先方から提供されたメールアドレスと入力したアドレスを再度照合してください。 不明な場合は、採用担当者に正しいメールアドレスを確認してください。
メールサーバーの問題	メールが一時的に使用できないエラーメッセージが表示される。	利用しているメールサービスのサーバーステータスを確認してください。 問題が解消するまで待つか、他のメールアドレスを使用して送信を試みてください。
添付ファイルの容量超過	添付ファイルが大きすぎて送信できない。	添付ファイルを圧縮するか、ファイルのサイズを軽量化してください。 PDF形式で保存し直すことで容量を抑えられる場合があります。

 

添付ファイルが開けないと言われた場合

送付した履歴書の添付ファイルが開けないと言われた場合、以下の対応を行いましょう。

• まずは、ファイルの形式を確認してください。特にPDFやWord形式が一般的に使用されるため、これ以外の形式で送信していないか確認しましょう。
• ファイルが壊れている可能性がありますので、元の履歴書ファイルをチェックしてみてください。同じ内容で新しいファイルを作成し、再度添付して送信しましょう。
• ファイルが暗号化またはパスワード保護されている場合は、採用担当者に解除用のパスワードを正確に伝えることが重要です。
• 相手のPCやメール環境によっては特定のアプリケーションに対応していない場合があります。その場合、PDF形式に変換して送信し直してください。
• 必要であれば、Google DriveやDropboxなどのクラウドサービスを活用し、リンクをメール本文に記載して別途ダウンロードしてもらう方法もあります。

参考：履歴書をPDF化する方法｜簡単3ステップ！作成からダウンロードまで

 

メールに返信がない場合の対応

履歴書を送信したにもかかわらず返信がない場合、以下の対応を検討してください。

送信済みメールフォルダをチェック

まず、メールが正しく送信されているか「送信済みフォルダ」を確認しましょう。また、記載した宛先やメール内容が相手に不足なく届いているか注意深く確認してください。

締切日が過ぎていないか確認

採用担当者がメールを確認するのに時間がかかる可能性もあります。特に応募者が多い場合には返信が遅れることがあるため、締切日や募集期間を再確認してください。

迷惑メールフォルダを確認

採用担当者が受信したメールが誤って迷惑メールフォルダに振り分けられている場合も考えられます。電話などを使ってメールの受信状況を問い合わせてみても良いでしょう。

フォローアップメールに履歴書を再度送る

適切な期間（通常1週間程度）待っても返信がない場合は、丁寧なフォローアップメールを送信してください。この際、再度履歴書を添付して送信するのも一つの方法です。

 

履歴書をメールで送る前の最終チェックリスト

履歴書をメールで送る際には、細かなミスが印象を左右することがあります。
送信前に以下のチェックリストを確認し、適切なマナーで履歴書を送付しましょう。

✅ メールで送る前のチェックリスト

1. ファイル名が適切か
   • 「履歴書.pdf」などの曖昧な名前ではなく、「営業職_山田太郎_履歴書.pdf」のように、応募企業が識別しやすいファイル名にする。
2. 添付ファイルはPDF形式か
   • WordやExcelのままだとレイアウトが崩れる可能性があるため、PDF形式 に変換して送付する。
3. メールの件名は明確か
   • 【Webデザイン職応募】山田太郎 履歴書送付のご連絡 のように、何のメールか一目で分かる件名にする。
4. 本文の内容が適切か
   • 簡潔で分かりやすい文面になっているか。
   • 例文：「〇〇株式会社 採用ご担当者様
     お世話になっております。△△と申します。
     貴社の〇〇職に応募させていただきたく、履歴書を送付いたします。
     何卒よろしくお願い申し上げます。」
5. 宛先（To）・CC・BCCは正しいか
   • 誤送信を防ぐため、宛先メールアドレス をしっかり確認する。
   • 複数の採用担当者がいる場合は、CCを適切に活用する。
6. 署名を入れているか
   • メールの最後に名前・連絡先・メールアドレス を記載する。
7. 誤字・脱字がないか
   • 一度声に出して読んでみたり、誰かに読んでもらって誤字・脱字を確認する。

⚠ 注意点

• 送信前に試しに自分のアドレスに送ってみる
  • 実際に開いて、ファイルの表示崩れや添付ミスがないか確認する。
• 営業時間内に送るのがベスト
  • 採用担当者がメールを見落とさないよう、平日9時〜18時の間 に送るのが理想的。
• 圧縮ファイル（ZIP）は避ける
  • 企業によっては開封できない場合があるため、PDFファイルを直接添付 する。
• メールアドレスは、できるだけプロフェッショナルなメールアドレスを使う
  • 「t.yamada@gmail.com」「h.yamada@yahoo.co.jp」など名前がわかるものを使うと信頼感が増す。

 

まとめ

履歴書をメールで送付する際には、基本的なマナーを守りつつ、採用担当者に正確でわかりやすい情報を提供することが重要です。件名や本文、添付ファイルの形式やファイル名など、細部に注意を払うことで、誤解を防ぎ、採用担当者の印象を良くすることができます。特にPDF形式を推奨する理由は、ファイルの互換性が高く、内容の改ざんを防ぐメリットがあるためです。

加えて、応募先の指示に従うことや、誠実で丁寧な文章を心がけることも忘れないようにしましょう。これらのポイントを押さえた上で、送付前に内容やファイルを再確認し、自信を持って応募を進めてください。

 

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