「ビジネスで、お願い・依頼メールの書き方がわからない」

このことで困る方は多くいるのではないでしょうか？

• 失礼のないお願いメールが書きたい
• 返信率の高くなる良いお願いメールが書きたい
• 実際のお願い・依頼メールの例文を見たい

などなど、他にも色々ありますよね。

依頼・お願いメールは、ビジネスシーンで欠かせないものです。
しかし、どう書けば失礼にならず、相手に確実に伝わるのか悩むことはありますよね。

本記事では、お願い・依頼メールを書く際の7つの基本ポイントから、すぐに使える定型フレーズ、シーン別の実用例文まで徹底解説します。正しい敬語表現や効果的な依頼の仕方を身につければ、返信率アップにもつながります。

ぜひ参考にしてみてくださいね。

 

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お願い・依頼メールを書く時の7つのポイント

ビジネスシーンでは日々様々なお願い・依頼のメールを送る機会があります。
効果的な依頼メールは相手に正しく意図が伝わり、スムーズな返答や行動につながります。

 

①件名は簡潔で分かりやすく

メールの件名は受信者が最初に目にする部分です。
件名を見ただけで内容が推測できるよう、簡潔かつ具体的に書きましょう。

例えば「資料送付のお願い」「〇月〇日の会議日程変更依頼」など、依頼内容が明確に分かる件名を心がけましょう。
特に急ぎの場合は「【至急】」や「【本日中】」などと添えると、優先度が伝わります。

 

②依頼したいことは明確に伝える

メール本文では、何をお願いしたいのかを具体的かつ明確に伝えることが重要です。冒頭または結論部分で依頼内容を端的にまとめ、その後に詳細な説明や背景情報を加えるとよいでしょう。

「〇〇の資料を添付の形式で作成いただきたく存じます」「〇〇プロジェクトについて、30分程度のお打ち合わせをお願いできませんでしょうか」など、具体的な行動を明示しましょう。

 

③回答・対応期限をつける

依頼メールでは、いつまでに回答や対応が必要なのかを明記することが大切です。
期限がないと相手は優先度を判断できず、返答が遅れる可能性があります。

「〇月〇日までにご回答いただけますと幸いです」「来週月曜日までにご対応いただけますでしょうか」など、具体的な日時を示しましょう。特に急ぎの場合は、その理由も添えるとより丁寧です。

 

④お願いする理由の明示

なぜその依頼をするのか、その背景や理由を説明することで、相手の理解と協力を得やすくなります。単なる依頼だけでなく、その依頼がどのような目的や意義を持つのかを伝えましょう。

「新規プロジェクト立ち上げに向けて参考にしたいため」「お客様からのご要望に対応するため」など、依頼の目的や重要性を簡潔に説明すると効果的です。

また、その依頼が組織全体にとってどのようなメリットがあるのか、あるいは依頼に応じてもらうことで相手にどのような良い影響があるのかも伝えられるとベストです。

 

⑤相手の状況、忙しさなどを配慮

依頼メールを送る際は、相手の立場や状況に配慮する姿勢が重要です。特に忙しい時期や負担の大きい依頼の場合は、相手への心遣いを言葉で表現しましょう。

「お忙しいところ恐縮ですが」「ご多用中に大変恐れ入りますが」といった前置きを使うことで、相手への配慮を示すことができます。また、「可能な範囲でご対応いただければ」などと添えると、相手に過度な負担をかけない意思が伝わります。

依頼内容によっては、相手のスケジュールに合わせた柔軟な対応を提案することも有効です。「ご都合の良い日時がございましたら、ご教示ください」など、相手に選択肢を与えることで、円滑なコミュニケーションにつながります。

 

⑥感謝も伝える

依頼メールの締めくくりには、必ず感謝の言葉を添えましょう。これまでの協力に対する感謝や、今回の依頼に対する前向きな返答への期待を込めた言葉が効果的です。

「お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします」「ご協力いただけますと大変助かります」など、相手の協力に対する感謝の気持ちを示しましょう。

また、過去に同様の依頼で協力してもらった経験がある場合は、「前回もご協力いただき、大変助かりました」など、具体的なエピソードに触れると、より誠意が伝わります。

＞感謝が伝わる！ビジネスでのお礼メールの書き方と状況別例文とポイント

 

⑦文章は簡潔に、読みやすく構成する

最後に重要なのは、メール全体の構成と読みやすさです。長文や複雑な表現は避け、簡潔で理解しやすい文章を心がけましょう。

段落分けをしっかり行い、一つの段落には一つの内容を収めるよう意識します。また、重要なポイントは太字にするなど、視覚的な工夫も効果的です。

また、メールを送信する前に必ず見直しを行い、誤字脱字や不適切な表現がないかチェックすることも大切です。

＞ビジネスメールを送る時の正しい書き方！基本、例文、返信のマナーを徹底解説

 

依頼・お願いメールで役に立つフレーズ、表現

ビジネスにおいて、お願いや依頼をメールで行う機会は非常に多いものです。適切なフレーズや表現を使うことで、相手に好印象を与え、依頼を受け入れてもらいやすくなります。

 

丁寧さが伝わるフレーズ・敬語

お願いメールでは、相手に敬意を示し、丁寧さを伝えることが重要です。
適切な敬語表現を使うことで、メールの印象が大きく変わります。

お忙しいところ大変申し訳ございませんが

相手の状況を気遣いながら依頼を始める際に最適なフレーズです。「お忙しいところ恐縮ですが」「ご多忙中誠に恐れ入りますが」などのバリエーションもあります。相手の時間を尊重していることを示す表現として、特に初めての依頼や急ぎの依頼の際に効果的です。

例：「お忙しいところ大変申し訳ございませんが、明日までにご確認いただけますと幸いです。」

 

していただければ幸いです

依頼事項を伝えた後に使う丁寧な結びのフレーズです。押し付けがましくなく、相手に選択の余地を与える表現として適しています。類似表現として「〜していただけますと助かります」「〜いただけますと幸甚です」などがあります。

例：「資料をご確認いただき、ご意見をお聞かせいただければ幸いです。」

 

お願いをする際の良いフレーズ

依頼の本題を伝える際には、明確かつ丁寧な表現を選ぶことが大切です。相手に負担をかけることを認識しつつも、必要性を適切に伝えるフレーズを使いましょう。

お願いいたします

シンプルながら丁寧さが伝わる定番フレーズです。「何卒お願い申し上げます」とさらに丁寧にしたり、「ご検討のほど、よろしくお願いいたします」と具体的な依頼内容と組み合わせたりすることで、状況に応じた表現が可能です。

例：「プロジェクト資料の作成について、ご協力をお願いいたします。」

依頼の内容によって、次のようなバリエーションも効果的です。

• 「ご教示いただきますよう、お願い申し上げます」（情報や知識を求める場合）
• 「ご確認いただきますよう、よろしくお願いいたします」（チェックや承認を求める場合）
• 「ご対応いただけますと幸いです」（何らかのアクションを求める場合）

 

依頼メールの締めくくりに使えるフレーズ

依頼メールの締めくくりは、相手への感謝と敬意を示す大切な部分です。

「お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします」は、相手の時間を尊重しつつ丁寧に依頼を締めくくる表現として最適です。また、「お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます」というフレーズも、負担をかけることへの認識と感謝を同時に伝えられます。

締めくくりの定番フレーズとしては、以下のようなものがあります。

• 「ご返答いただけますと幸いです」
• 「ご協力のほど、何卒よろしくお願い申し上げます」
• 「お手数ですが、ご検討いただけますと大変ありがたく存じます」

 

お願いしずらい相手へのフレーズ

目上の方や初めてやり取りする相手、または普段あまり接点のない相手への依頼は特に慎重さが求められます。

「突然のご連絡で恐縮ですが」は、特に初めて連絡する相手や久しぶりに連絡する相手への導入に適しています。また、「大変恐れ入りますが」というフレーズは、相手に負担の大きい依頼をする際に使うと効果的です。

依頼の理由や背景を説明する際には、「〜の件につきまして、ご相談させていただきたく」という表現も丁寧です。

 

避けた方が良い表現

効果的な依頼メールを作成するには、避けるべき表現も知っておくことが重要です。

相手を急かす表現

「すぐに」「急いで」などの急かす表現は、相手に不必要なプレッシャーを与えてしまいます。
代わりに「可能でしたら○日までに」など、具体的な期限を丁寧に伝えるようにしましょう。

命令形

また、「〜してください」という直接的な命令形も、特に目上の人や社外の人に対しては避けるべきです。代わりに「〜していただけますでしょうか」「〜いただければ幸いです」など、相手の意思を尊重する表現を使いましょう。

 

絵文字等々

ビジネスメールでは、絵文字や顔文字の使用も基本的には避けるべきです。特に初めてのやり取りや公式な依頼の場合は、プロフェッショナルな印象を損なう可能性があります。

＞ビジネスで使われる敬語の使い方・表現一覧をご紹介！（尊敬語、謙譲語、丁寧語）

 

【状況別】お願い・依頼メールの例文

ビジネスにおいて、様々な場面でお願いや依頼のメールを送る機会があります。
ここでは、社外向けと社内向けに分けて、具体的な状況別の例文をご紹介します。

 

社外向けお願い・依頼メールの例文

社外の方へのメールは、社内よりもさらに丁寧な表現が求められます。初めての相手には特に礼儀正しい文面を心がけましょう。

会社資料送付のお願いメール

件名：貴社サービス資料のご送付依頼

〇〇株式会社
営業部 △△様

お世話になっております。
□□株式会社の◇◇と申します。

先日、御社ウェブサイトで紹介されていた「××サービス」について大変興味を持ちました。つきましては、詳細な資料をご送付いただけますと幸いです。

当社では現在、新たなシステム導入を検討しており、御社のサービスが候補の一つとなっております。

お忙しいところ恐縮ですが、○月○日までにご対応いただけますと助かります。

どうぞよろしくお願いいたします。

———————
□□株式会社 営業企画部
◇◇ ◇◇
TEL: 03-XXXX-XXXX
Mail: xxxx@xxxx.co.jp
———————

 

オンラインミーティングの依頼メール

件名：オンラインミーティングのお願い

株式会社△△
企画部 ◇◇様

いつもお世話になっております。
株式会社□□の○○でございます。

先日お電話でお話した新規プロジェクトについて、詳細をご説明させていただきたく、オンラインミーティングのお時間をいただけないでしょうか。

下記の日程で30分程度、Zoomでのミーティングをご検討いただけますと幸いです。

・5月10日（月）14:00～16:00
・5月11日（火）10:00～12:00
・5月12日（水）15:00～17:00

ご都合の良い日時をお知らせいただければ、こちらでミーティングのセッティングをさせていただきます。

ご多忙の折、誠に恐縮ではございますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

＞オンライン面接マナー完全ガイド！基本を抑えるだけで好印象と内定を掴む！

 

見積もり依頼のメール

件名：新規システム開発の見積依頼

○○システム株式会社
営業部 △△様

平素より大変お世話になっております。
株式会社□□の◇◇でございます。

この度、弊社では顧客管理システムの刷新を検討しており、貴社に見積りをお願いしたく、ご連絡いたしました。

概要は下記の通りです。

【プロジェクト名】顧客管理システム刷新
【導入予定時期】2023年10月
【予算規模】約500万円
【主な要件】
・既存顧客データの移行（約5,000件）
・クラウド型で社外からのアクセス機能
・商談履歴管理機能
・レポート出力機能

詳細な仕様書を添付ファイルにてお送りいたしますので、6月15日までに概算見積りをいただけますと幸いです。

ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

アポイントメントの依頼メール

件名：商品ご紹介のための訪問のお願い

△△株式会社
総務部 ○○様

初めてメールにてご連絡させていただきます。
□□商事株式会社営業部の◇◇と申します。

弊社では、オフィス向け省エネ空調システムの販売を行っております。貴社の環境への取り組みについてホームページで拝見し、弊社の新商品をご紹介させていただきたいと考えております。

つきましては、下記の日程でお伺いさせていただくことは可能でしょうか。商品説明は30分程度を予定しております。

・7月5日（火）14:00～17:00
・7月7日（木）10:00～12:00
・7月8日（金）13:00～16:00

ご多用中誠に恐縮ではございますが、ご検討いただけますと幸いです。

ご返信をお待ちしております。

 

予定変更の依頼メール

件名：【変更依頼】7/15打ち合わせ日程について

○○株式会社
プロジェクト推進部 △△様

いつもお世話になっております。
□□システムズの◇◇です。

7月15日（金）14:00から予定しておりました打ち合わせについて、弊社の緊急案件対応のため、日程変更のお願いをさせていただきたく存じます。

大変恐縮ではございますが、下記の日程で再調整いただけないでしょうか。

・7月19日（火）13:00～15:00
・7月20日（水）10:00～12:00
・7月21日（木）14:00～16:00

直前のご連絡となり大変申し訳ございません。何卒ご理解とご協力をお願い申し上げます。

ご都合をお知らせいただければ幸いです。

 

対応催促の依頼メール

件名：【ご確認】先日お送りした提案書について

△△商事株式会社
企画部 ○○様

お世話になっております。
□□コンサルティングの◇◇でございます。

先日6月25日にお送りいたしました「マーケティング戦略提案書」につきまして、ご確認いただけましたでしょうか。

7月10日までにご回答をいただきたく存じますので、ご検討状況をお知らせいただけますと幸いです。

ご多忙中とは存じますが、何かご不明点などございましたら、お気軽にご連絡ください。

今後のスケジュール調整もございますので、お手数ではございますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

＞催促メールのやんわりとした上手い書き方とは？例文とコツをご紹介

 

面接の依頼メール

件名：面接のご案内

山田太郎様

先日は弊社へのご応募ありがとうございました。
株式会社□□人事部の○○でございます。

書類選考の結果、面接へのご案内をさせていただきたく存じます。下記の日程でご都合はいかがでしょうか。

【面接日時候補】
・8月3日（水）10:00～11:00
・8月4日（木）14:00～15:00
・8月5日（金）16:00～17:00

【場所】
株式会社□□ 東京本社 8階会議室
東京都千代田区○○1-2-3

【持ち物】
・履歴書（写真付き）
・職務経歴書
・筆記用具

ご都合の良い日時を、7月28日（木）までにご返信いただけますようお願い申し上げます。

何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。お会いできることを楽しみにしております。

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社内向けお願い・依頼メールの例文

社内向けのメールは、社外ほど堅苦しくなくても構いませんが、特に上司や他部署への依頼は丁寧さを保つことが大切です。

 

上司への確認依頼のメール

件名：営業資料の確認依頼

部長

お疲れ様です。営業部の鈴木です。

来週の株式会社△△への提案に使用する営業資料を作成いたしました。添付ファイルをご確認いただき、修正点などございましたらご指示いただけますと幸いです。

特に以下の点についてご意見をいただきたいと考えております。

1. 提案内容の優先順位は適切か
2. 価格設定は競合他社と比較して妥当か
3. 導入スケジュールに問題はないか

提案会議が7月15日のため、可能であれば7月12日までにご確認いただけますと助かります。

お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

 

他部署への確認依頼のメール

件名：新商品のウェブページ掲載依頼

マーケティング部 佐藤様

お世話になっております。
商品開発部の田中です。

8月1日より発売予定の新商品「スマートオフィスチェア」について、公式ウェブサイトへの掲載をお願いしたく存じます。

商品情報や画像データを添付ファイルにまとめましたので、ご確認をお願いいたします。可能であれば、7月25日までに掲載の準備を進めていただけますと幸いです。

特に以下の特徴を強調していただけますと助かります。

・AI搭載の自動姿勢調整機能
・環境に配慮した素材使用
・5年保証付き

ご不明点がございましたら、いつでもご連絡ください。ご協力のほど、よろしくお願いいたします。

＞ビジネスメールを送る時の正しい書き方！基本、例文、返信のマナーを徹底解説

 

お願い・依頼メールを送る最適なタイミングは？

お願いや依頼のメールを送るタイミングは、相手の心理状態や業務の流れを考慮することで、返信率や承諾率が大きく変わってきます。

 

最適なのは午前10時〜11時半の間

一般的に、平日の午前10時から11時30分の間がメール送信の最適なタイミングとされています。
この時間帯は以下の理由から効果的です。

・朝の業務整理が一段落している
・集中力が高まっている時間帯
・ランチタイム前の区切りの良いタイミング
・相手が返信や対応を当日中に検討できる

 

避けるべき時間帯

メール送信のタイミングとして避けるべき時間帯には以下があります。

・12時〜13時のランチタイム
・17時以降の終業間際
・週末や祝日
・相手企業の決算期や繁忙期
・月曜の朝一番と金曜の夕方

これらの時間帯にメールを送ると、読まれなかったり、対応が後回しにされたりする可能性が高くなります。

 

緊急性の高い依頼の場合

緊急を要する依頼の場合、メールだけでなく電話やチャットなど別の連絡手段も併用することを検討しましょう。メールを送った後、「お願いメールを送信しました」と一言添えて電話をすることで、相手に優先的に対応してもらえる可能性が高まります。

＞「夜分に失礼します」は何時から？ビジネスやメールでの使い方・意味や例文をご紹介！

 

まとめ

お願い・依頼メールは、ビジネスシーンで欠かせないコミュニケーションツールです。効果的な依頼メールを書くためには、本記事で解説した7つのポイントを押さえることが重要です。特に「件名の明確さ」「依頼内容の具体性」「期限の明示」がメールの開封率と返信率を高める鍵となります。

状況に合わせた丁寧な表現を使い、相手の立場に配慮した文面を心がけましょう。また、「お忙しいところ恐れ入りますが」などの配慮フレーズと「何卒よろしくお願いいたします」のような締めの言葉を適切に使うことで、相手に好印象を与えられます。

本記事の例文を参考に、状況に合わせたお願いメールを作成し、円滑なビジネスコミュニケーションを実現してください。

 

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