2025.03.03

履歴書は使い回しても良い？｜コピーがダメな理由や対策法を完全解説！

履歴書

「履歴書ってコピーして使い回してもいいの？」

「そもそも履歴書をコピーすることって許されているの？」

就職活動や転職時に欠かせない履歴書。時間がない場合や複数の企業に応募する際に「コピーして使い回そう」と考えたことはありませんか？

本記事では、履歴書のコピーや使い回しがNGである理由と自分でできる対応策を詳しく解説します。

・企業側の視点から見た印象

・著作権問題

・採用確率を下げてしまう可能性

などなど色々と掘り下げて解説するので、
現在就職活動等をしている人は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

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この記事の目次

履歴書をコピーして使い回すはNG

就職活動や転職活動において、まず、履歴書のコピーや使い回しは基本的にNGとされています。

履歴書は応募者と企業をつなぐ重要な書類であり、あなたの第一印象を決定づけるものです。コピーや使い回しは、見た目の問題だけでなく、内容の質や応募への真剣さにも影響します。

特に手書きの履歴書をコピー機でコピーして提出することは、企業側にあまり良くない印象を与えます。

履歴書作成の負担を軽減するためには、基本情報（氏名、住所、学歴、職歴など）をテンプレート化しておき、志望動機や自己PRなど企業ごとに変更すべき部分を個別に作成するという方法もあります。

では次に、使い回しがダメな理由を解説します。

履歴書のコピー、使い回しが基本ダメな理由

基本やっている人が少ないため

まず第一に、履歴書のコピーや使い回しは一般的には行われていない行為です。多くの就活生や転職者は、応募する企業ごとに新しい履歴書を作成しています。そのため、コピーした履歴書を提出すると、他の応募者と比較して不利な印象を与えてしまう可能性があります。

特に新卒採用では、数百人、時には数千人もの応募者の中から採用者を選ぶため、企業側は些細な点からでも候補者を絞り込もうとします。その中で、コピーした履歴書は簡単に見分けられ、選考から外される原因になりかねません。

人事担当者は数多くの履歴書を見る経験から、コピーされた履歴書と新規に作成された履歴書の違いを瞬時に見分けることができます。

入社へのやる気が少ないと思われる

履歴書をコピーして使い回すことは、企業に対する熱意や誠意の欠如と受け取られる可能性が高いです。新しい履歴書を一から作成せず、コピーで済ませるという行為は、「この企業への入社にそれほど熱意がない」「手間をかけたくない」という印象を与えてしまいます。

採用担当者は「自社に入社したいという強い意欲」を持った人材を求めています。履歴書は応募者の第一印象を決める重要な書類であり、その作成に手間をかけないことは、仕事に対する姿勢も問われかねません。

特に競争率の高い企業や人気企業では、熱意の有無が採用の決め手となることも少なくありません。「この会社で働きたい」という強い思いが伝わる履歴書作成を心がけることが大切です。

志望動機や自己PRの内容の矛盾

履歴書の使い回しで最も問題となるのが、志望動機や自己PRの内容です。企業によって求める人物像や企業理念、事業内容は異なります。そのため、ある企業向けに書いた志望動機をそのまま別の企業に提出すると、内容に矛盾や不自然さが生じることがあります。

例えば、IT企業向けに「プログラミングスキルを活かしたい」と書いた志望動機を、製造業の企業にそのまま提出すれば、ミスマッチな印象を与えます。さらに、企業名を書き間違えるというミスも起こりやすく、これは致命的な印象を与えます。

自己PRについても同様で、応募先企業が求める人材像に合わせてアピールポイントを変えるべきです。営業職を募集している企業には対人スキルを、技術職を募集している企業には専門知識をアピールするなど、企業ごとに内容を調整することが重要です。

＞【例文付き】履歴書の志望動機の書き方・基本を完全解説！未経験や新卒、転職向けのコツ

履歴書提出の日付が変更できない

履歴書には通常、作成日または提出日を記入する欄があります。コピーした履歴書では、この日付を変更することができません。古い日付のままの履歴書を提出すると、「この履歴書は他社用に作成したものを流用している」ということが一目で分かってしまいます。

特に手書きの履歴書では、日付だけを修正しようとすると筆跡や修正痕が残り、かえって不自然さが目立ってしまいます。

そのため、常に最新の日付で作成された履歴書を提出することが望ましいでしょう。

著作権、商標権の侵害になる可能性

市販の履歴書用紙をコピーして使用する行為は、著作権法違反となる可能性があります。履歴書のフォーマットやデザインには著作権が発生しており、無断でコピーすることは法的に問題があるケースもあります。

法的問題を避けるためにも、履歴書は正規の用紙を購入するか、公式にダウンロードが許可されたテンプレートを使用するようにしましょう。最近では多くの企業がWeb上での履歴書提出を採用しており、紙の履歴書自体が不要になるケースも増えています。

履歴書のコピーや使い回しは、一見すると時間の節約になるように思えますが、実際には多くのデメリットがあります。採用担当者に良い印象を与え、自分の能力や熱意を正確に伝えるためにも、応募企業ごとに新しく履歴書を作成することをおすすめします。それが結果的に、内定獲得への近道となるでしょう。

＞履歴書の書き方完全ガイド｜見本付きで履歴書作成方法を全て解説！

履歴書のコピーは今後のため自分で所持しておく

履歴書の使い回しはNGであっても、自分用に控えを取っておくことには多くのメリットがあります。

履歴書を一度提出すると返却されることは基本ないため、どのような内容を書いたのか忘れてしまうことがあります。特に複数の企業に応募している場合は、各社に提出した内容を正確に覚えておくことは困難です。そのため、提出前に必ずコピーを取っておくことをおすすめします。

自分が書いた履歴書内容を忘れないため（面接前にも読む）

履歴書のコピーを手元に残しておく最大の理由は、面接前の準備に役立てるためです。面接官は提出された履歴書を見ながら質問をすることが多いため、自分がどのような内容を記載したのかを正確に把握しておくことが重要です。

例えば、志望動機や自己PR、職務経歴などについて、履歴書に記載した内容と面接での回答に一貫性がないと、信頼性を欠く印象を与えてしまいます。面接前に自分の履歴書コピーを読み返すことで、記載内容を思い出し、一貫した回答ができるようになります。

また、複数の企業に応募している場合、それぞれの企業向けに少しずつ内容を変えていることも多いでしょう。「この会社にはどのような志望動機を書いたのか」「この職種にはどのようなスキルをアピールしたのか」などを面接直前に確認することで、自信を持って面接に臨むことができます。

さらに、面接官から「履歴書に書かれているこの経験について詳しく教えてください」といった質問が来た際にも、スムーズに回答するための準備ができます。履歴書に書ききれなかった詳細情報も、コピーを見ながら思い出すことができるでしょう。

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次回履歴書を書く時の参考にする

履歴書のコピーは、将来の就職・転職活動においても大変貴重な資料となります。

特に以下のような点で、過去の履歴書は役立ちます。

・職務経歴の正確な記録：入社日や退職日、役職名、プロジェクト名などの細かい情報は時間が経つと曖昧になりがちです。過去の履歴書を参照することで、正確な情報を新しい履歴書にも記載することができます。

・効果的な表現の再利用：過去に好評だった自己PRや志望動機の表現方法を参考にすることで、効果的なアピールポイントを見つけやすくなります。もちろん、そのまま使い回すのではなく、新しい経験や成長を反映させた内容に更新することが大切です。

・キャリアの一貫性の確認：過去の履歴書と比較することで、自分のキャリア目標や志向性に一貫性があるかを確認できます。急激な方向転換がある場合は、その理由を明確に説明できるように準備しておくことが重要です。

履歴書のコピーは特に、手書きの場合ダメな理由

履歴書をコピーして使い回すことは基本的におすすめできませんが、特に手書きの履歴書の場合は絶対に避けるべきです。企業の採用担当者は、コピーされた履歴書を一目で見分けることができます。では、なぜ手書きの履歴書をコピーすることが特に問題なのでしょうか。

まず、手書きの履歴書をコピーすると、コピー機の特性上、文字や線がかすれたり、用紙の色が変わったりします。履歴書に使用される用紙は通常、高品質な和紙や専用紙であることが多く、これをコピーすると質感や色合いが大きく損なわれます。採用担当者はこうした細かな違いを敏感に察知します。

また、手書きの履歴書には筆圧による凹凸や、インクの濃淡などがあります。オリジナルの履歴書には立体感がありますが、コピーされたものは平面的で、この違いは肉眼ではっきりと分かります。さらに、履歴書に貼付する証明写真もコピーすると画質が著しく劣化し、プロフェッショナルさに欠ける印象を与えてしまいます。

＞履歴書作成はパソコンと手書きどっちがいい？PCの簡単な方法や無料テンプレート、メリットを解説

履歴書をパソコンで作るのはどうか

転職活動や就職活動において、履歴書を何社も提出する場合、手書きで一からすべて作成するのは非常に時間がかかります。

最近は多くの方がパソコンでの履歴書作成をしており、企業側もパソコンでの作成を望むことが多くあります。ここではパソコンで履歴書を作成することの是非について詳しく解説します。

履歴書をパソコンで作る良さ

履歴書をパソコンで作成することには、数多くのメリットがあります。

時間の節約

まず第一に、時間の大幅な節約ができます。一度テンプレートを作成しておけば、企業ごとに志望動機や自己PRなどの一部だけを変更するだけで済むため、効率的に応募書類を準備できます。

字の綺麗さ

また、字の汚さを気にする必要がないという点も大きなメリットです。手書きだと字に自信がない方は、それだけで応募をためらってしまうこともありますが、パソコン作成なら誰でも読みやすい文字で統一された履歴書を提出できます。

履歴書を簡単に修正できる

さらに、書き間違いがあっても簡単に修正できる点も見逃せません。手書きの場合、一箇所間違えただけで一から書き直す必要がありますが、パソコンなら該当部分だけを修正すれば済みます。特に経歴が長い方や、職歴が多い方にとってはこの利点は非常に大きいでしょう。

＞履歴書の修正テープはOK？間違えた時の正しい訂正方法と採用担当者の本音を徹底解説！

履歴書はパソコンでつくり、メールで送る

昨今ではリモートワークの普及もあり、デジタル提出を前提とした採用活動を行う企業も増えています。パソコンで作成した履歴書はPDFに変換して電子メールで送付できるため、オンライン応募にも対応しやすいというメリットがあります。

職務経歴書と統一感を持たせやすいのもポイントです。多くの企業では履歴書と職務経歴書をセットで提出することが求められますが、パソコンで作成すれば両方のフォーマットや文体を揃えることができ、プロフェッショナルな印象を与えられます。

＞【例文付き】新卒が履歴書をメールで送る際のマナーと書き方、注意点

＞履歴書のメールでの送り方・書き方を例文とともに完全解説｜マナーや注意点、添付での送付方法

履歴書をパソコンで作る場合のツール（無料テンプレート）

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PCでもスマホでも、オンラインで利用できる豊富なテンプレートがあるので、ぜひ確認してみてくださいね。

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履歴書をパソコンで作るマイナス面

パソコンで履歴書を作成することには多くのメリットがありますが、同時にいくつかのデメリットも存在します。まず、業界や企業によっては手書きの履歴書を求める場合があります。特に伝統的な業界や年配の採用担当者がいる企業では、手書きの履歴書を「誠意の表れ」と捉える傾向があり、パソコン作成が印象を下げる可能性があります。

マイナス面を克服するコツ

パソコンで履歴書を作成する際のデメリットは、いくつかの工夫で克服することができます。

まず、企業ごとに志望動機や自己PRを完全にカスタマイズすることが重要です。

さらに、パソコン作成の履歴書を送る際には、添え状（カバーレター）を付けることもおすすめです。ここに手書きのサインや一言メッセージを添えることで、より個人的なタッチを加えることができます。

履歴書を手書き作成かパソコンかで悩む場合

履歴書作成の方法は大きく分けて「手書き」と「パソコン作成」の2種類があります。どちらを選ぶべきか悩む方も多いでしょう。ここでは、それぞれに向いている人のタイプと選ぶ際のポイントを詳しく解説します。

近年ではパソコン作成の履歴書も広く受け入れられるようになってきましたが、業界や企業によって好まれる傾向が異なります。自分のスキルや応募先の特性に合わせて最適な方法を選ぶことが大切です。

履歴書をパソコンで書いた方が良い人

パソコンで履歴書を作成した方が良い人には、以下のような特徴があります。

まず、IT業界やデジタル関連企業に応募する場合は、パソコンスキルをアピールする意味でもパソコン作成が適しています。これらの業界では、デジタルツールを使いこなす能力が重視されるため、パソコン作成の履歴書がむしろプラスに働くことが多いです。

字に自信がない方もパソコン作成がおすすめです。読みやすさは履歴書の基本要件ですので、手書きだと読みづらい可能性がある場合は、パソコン作成で清潔感と読みやすさを確保しましょう。

多数の企業に応募する予定がある方にもパソコン作成が向いています。基本情報は同じでも、企業ごとに志望動機や自己PRを変更する必要がありますが、パソコン作成なら効率的に修正できます。

＞履歴書作成はパソコンと手書きどっちがいい？PCの簡単な方法や無料テンプレート、メリットを解説

英文履歴書を作成する必要がある方も、パソコン作成が標準的です。グローバル企業や外資系企業に応募する場合は、英文履歴書がパソコン作成であることが一般的に期待されています。

＞英語履歴書の書き方をサンプル(見本)と共に解説！英文レジュメの基本ルールと英語表現例文

履歴書を手書きで書いた方が良い人

一方、手書きの履歴書が向いている人にも、いくつかの特徴があります。

伝統的な業界や保守的な企業に応募する場合は、手書きの履歴書が好まれることがあります。例えば、金融機関、公務員、教育機関、老舗企業などでは、丁寧な手書きの履歴書が誠実さや真摯な姿勢を示すと評価されることがあります。

丁寧な字が書ける方は、手書きで個性や几帳面さをアピールできます。きれいな文字は「几帳面さ」「忍耐力」「集中力」などの人柄を表現でき、好印象を与えられる可能性があります。

履歴書を使い回すとどうなる？企業側の視点

履歴書の使い回しが応募者側にとって手間の省略になったとしても、企業側からどのように見られているのかを知ることは大切です。履歴書は就職活動において最初に企業と接点を持つ重要な書類であり、採用担当者はそこから多くの情報を読み取ろうとしています。

正しい情報の記載

まず、基本的な情報の正確さと完全性です。氏名、住所、連絡先、学歴、職歴などが正確かつ漏れなく記載されているかどうかをチェックします。空欄や記入ミスは、細部への注意が欠けていると判断される可能性があります。

文字の読みやすさ

文字の丁寧さや読みやすさも重要なポイントです。特に手書きの履歴書では、文字の大きさ、バランス、筆圧などから、応募者の性格や仕事への取り組み姿勢を推測することがあります。乱雑な文字や修正液の使用は、丁寧さや計画性の欠如を示唆する可能性があります。

志望動機

志望動機の具体性と一貫性も重視されます。なぜその企業を志望するのか、自分のスキルや経験がどのように役立つのかが具体的に述べられているかどうかは、応募者の入社意欲や自己分析の深さを示す指標となります。

実際の採用担当者の声

ある大手企業の採用担当者は「履歴書の使い回しは一目で分かります。特に志望動機が一般的で、当社の特徴や事業内容に全く触れていない場合は、書類選考の時点でマイナス評価になることが多いです」と述べています。

＞【面接｜新卒の逆質問例35選】一次や最終面接で有利に進むポイントと注意点

＞中途採用面接でよくある質問40選と回答例文｜服装やマナー、面接の流れも。

履歴書を使い回さずに個別に作成するメリット

就職活動や転職活動において複数の企業に応募する際、履歴書を使い回したくなる気持ちは理解できます。しかし、履歴書を企業ごとに個別に作成することには、想像以上の大きなメリットがあります。

企業ごとに履歴書の内容を最適化することで採用率アップ

履歴書を企業ごとに新規作成する最大のメリットは、応募先企業に合わせた内容にカスタマイズできることです。これにより、採用担当者に「この会社で働きたい」という熱意が伝わり、採用率が向上します。

例えば、IT企業に応募する場合とサービス業の企業に応募する場合では、アピールすべきスキルや経験が異なります。IT企業ではプログラミングスキルや技術的な経験を強調し、サービス業ではコミュニケーション能力や顧客対応の経験を前面に出すことで、企業が求める人材像にマッチした自己PRが可能になります。

自己分析を深め、キャリアプランを明確化できる

毎回履歴書を作成する際に、「この企業で自分は何を実現したいのか」「自分のどんな経験やスキルが役立つのか」を考えることで、自己分析が自然と深まります。その結果、自分の強みや弱み、価値観、将来のキャリアビジョンが明確になっていきます。

例えば、異なる業界の企業に応募する場合、それぞれの企業で活かせる自分の経験や能力を考えることで、自分のスキルの汎用性や独自性に気づくことがあります。また、志望動機を考える過程で「本当に自分がやりたいことは何か」を問い直すことになり、自分の本心と向き合うことができます。

＞履歴書で志望動機がない、思いつかない？例文、書き方、対処法を徹底解説

企業研究の質が向上し業界知識が身につく

履歴書を企業ごとに作成するためには、必然的に各企業について深くリサーチする必要があります。この過程で得られる業界や企業に関する知識は、単なる就職活動のためだけでなく、ビジネスパーソンとしての素養を高める貴重な財産となります。

企業の事業内容、経営理念、市場での位置づけ、最近のニュースや業績、競合他社との差別化ポイントなどを調査することで、その業界全体の動向や課題についての理解が深まります。これは履歴書作成だけでなく、面接での会話や入社後の業務にも役立つ知識となります。

＞業種と職種の意味・違いを徹底解説！分類一覧や自分に合う業種とは？

まとめ

履歴書をコピーして使い回すことは、応募企業に対する姿勢や熱意が伝わらず、採用担当者に悪印象を与えてしまうためNGです。特に手書きの履歴書は複製が一目で分かりやすく、志望動機や自己PRにおける内容の矛盾も発見されやすくなります。また、日付の変更ができないといった実用面での問題もあります。

履歴書作成にはパソコンを活用する方法もありますが、業界や企業によって手書きが好まれる場合もあるため、応募先の特性を考慮して選択しましょう。履歴書は自分のキャリアや能力を伝える重要なツールであり、企業ごとに新規作成することで、自己分析を深め、採用確率を高めることができます。

応募企業ごとに履歴書を作成する際は、リクナビやマイナビなどの就活サイトの企業情報を参考にしながら、企業の求める人材像に合わせた内容にカスタマイズし、必ず提出前に誤字脱字や内容の矛盾がないか確認しましょう。就職活動は一社一社が勝負の場であり、履歴書作成に時間をかけることが内定獲得への近道となります。