「了解しました」と「承知しました」ってどう使えば良い？

了解しましたって敬語？

など困る人は多くいるのではないでしょうか？

本記事では、ビジネス現場で頻繁に用いられる「了解しました」と「承知しました」の意味や背景、使い分けのポイントを詳しく解説します。

・了解しました、承知しましたそれぞれの意味

・上司や取引先とのやり取りで信頼感を生む表現選びのコツ

・実際の会話、書面、メールなどでの適切な表現方法

・誤解やトラブルを防ぐための注意点

などなどしっかりと解説しています。

興味がある方はぜひ読んでみてくださいね。

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「了解しました」は敬語？了解の意味

「了解しました」という表現は、日常会話やビジネスシーンにおいてよく耳にする言葉ですが、その使い方には注意が必要です。

ここではまず、了解しましたの意味をしっかりと確認します。

「了解」の意味と漢字の成り立ち

「了解」という言葉は、もともと軍事用語や専門用語として用いられていた歴史があり、「事情や状況を把握する」「理解する」という意味合いを持っています。日常会話では、相手の意図や内容を受け入れたことを示すために使われることが多く、軽い同意や了承を示唆する言葉として定着しています。

しかし、この「了解」という表現自体には、敬意や丁寧さを強調する意味合いが薄いとされます。特に日本語のビジネス会話では、相手に敬意を示すための適切な表現が求められるため、「了解しました」をそのまま使うと、場合によっては適切な敬語とは言い難いと指摘されることもあります。

また、語源や漢字の成り立ちに見ると、「解（ほどく・理解する）」と「了（完了・終了）」という組み合わせで成立しており、単なる理解や完了の事実を伝えるための表現であるため、丁寧な敬語としての機能は期待しにくいという点も課題となっています。

「了解しました」は丁寧語

「了解しました」は敬語ではなく丁寧語です。そのため口語的で多少フランクな場面では問題なく使える表現ですが、特にビジネスシーンにおいては注意が必要です。目上の人や重要な取引先に対しては、より丁寧かつ格式のある敬語が求められるため、この表現はやや砕けた印象を与えてしまう可能性があります。

ビジネスシーンで「了解しました」は使える？

ビジネスの現場では、相手に対する敬意や適切な言葉遣いが求められます。「了解しました」は、業務連絡やタスク確認の際に使われることが多い表現ですが、その使い方には注意が必要です。状況や相手によっては、「了解しました」はややカジュアルな印象を与えることがあり、特に目上の方や重要な取引先には不適切とされる場合があります。そのため、使用するシーンや相手の立場をしっかりと見極めた上で使うことが重要です。

「了解しました」をビジネスで使う上での注意点

「了解しました」は、社内の親しい同僚とのやり取りでは問題とならないことが多いですが、面接や公式な会議、初対面のビジネスパートナーとのコミュニケーションにおいては、「承知しました」や「かしこまりました」など、より礼儀正しい敬語表現を用いる方が適切です。

また、相手に敬意を示すための言葉選びは、その人との信頼関係を左右する重要な要素です。ビジネスシーンでの会話は、言葉遣い一つで印象が大きく変わるため、状況に応じた最適な表現を選ぶことが、円滑なコミュニケーションを実現する上で欠かせません。

さらに、社内外でのコミュニケーションスタイルの違いや、業界ごとの慣習を理解することも重要です。一部の業界や組織では、あえてカジュアルな表現を許容する文化がある場合もありますが、一般的なビジネスシーンでは、堅実で礼儀正しい敬語表現が求められることが多いです。

「承知しました」の意味｜「了解しました」よりも丁寧な敬語

一方で、ビジネスの現場で相手に高い敬意を示すためには、「承知しました」という表現が推奨されます。こちらは、よりフォーマルで礼儀正しい印象があり、特に公式な場面や重要な連絡で使用されることが多いです。

「承知しました」は、敬語の中の謙譲語に分類されます。

上司や顧客、取引先といった相手に対し、こちらの理解と同時に敬意を伝える効果があります。言葉そのものが、相手の指示や依頼をしっかりと受け止めた旨を丁寧に伝えるため、より信頼性の高いコミュニケーションが可能となります。

了解しましたと承知しましたの使い分け｜ビジネス

ビジネスコミュニケーションにおいては、シーンに応じた使い分けが求められます。軽い連絡や日常的な業務内のやり取りでは「了解しました」を使用することも可能ですが、重要な指示や大切なクライアントへの返信時には「承知しました」を優先するべきでしょう。

たとえば、社内のプロジェクトチーム内での進捗確認や、緊急を要する作業連絡などでは「了解しました」で十分な場合があります。しかし、取引先や顧客、または上層部への連絡では、より丁寧な「承知しました」を用いることで、相手に対する敬意や慎重さを示すことができます。状況に合わせた適切な言葉遣いが、信頼関係の構築に大いに役立ちます。

「了解しました」と「承知しました」の例文（メール）と使い方

ここまで、「了解しました」と「承知しました」の意味をお話ししてきました。

ここでは、両者の使い分けについて、具体的なメール文例を交えながらご説明します。

了解しましたのメール例文｜同僚等向け

了解しましたは、同僚やビジネスでの立場が同等以下の相手に使います。

了解しましたをメールで使う例文は以下となります。

• 「プレスリリースの件に関して了解しました。」
• 「明日2時のミーティング了解しました。」
• 「了解しました。では明日の打ち合わせよろしくお願いいたします。」
• 「了解です。来月のプロジェクトに関してはいかがでしょうか。」

承知しましたのメール例文｜上司や取引先など向け

承知しましたは、上司やビジネスでの立場が上の相手に使います。

承知しましたをメールで使う例文は以下となります。

• 「会食の件に関して承知しました。」
• 「水曜日2時の会合、承知しました。」
• 「承知しました。では明日のゴルフ、よろしくお願いいたします。」
• 「承知しました。その方向で進めさせていただきます。」

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「了解しました」と「承知しました」の違い

意味の違い

「了解しました」は、相手の指示や情報を認識し、内容を把握したことを表現する一方で、単なる情報の受領を示す言葉として使われることが多いです。対して「承知しました」は、指示や依頼の内容を十分に理解し、その上で受け入れるという意思を含むため、より積極的かつ丁寧な意味合いがあります。

「了解しました」は、基本的に相手からの情報に対して「分かりました」という意味合いが強く、あくまで事実の認識に留まる表現です。一方、「承知しました」は、依頼に対して誠実に対応しようとする意思を含み、相手の意向に対して敬意を払っていることが伝わる表現です。

この違いを理解するには、単なる情報確認と、依頼内容を受け入れる意志の表明という点に注目することが大切です。つまり、意味的にはどちらも理解を示す言葉ですが、前者は中立的な確認を、後者は積極的な承諾を意味します。

敬語の違い

「了解しました」は、丁寧語なので敬語ではありません。

一方で、「承知しました」は、謙譲語なので、敬語に分類されます。

シーン別の使い分け

ビジネスの現場では、状況に応じた適切な敬語の使い分けが求められます。例えば、社内でのカジュアルなやり取りや、短時間で済む内部連絡の場合、「了解しました」が迅速なコミュニケーション手段として有用です。

しかし、顧客・取引先とのやり取りや、上司への報告、公式な連絡など、相手に対して十分な敬意を示す必要がある場合は「承知しました」を使用することが推奨されます。この場合、相手の意向や依頼内容に対して真摯に応える意志を表現し、ビジネスマナーに則った対応となります。

「了解しました」「承知しました」以外の敬語表現

「かしこまりました」

「かしこまりました」は、取引先や上司、顧客に対して使われる非常に丁寧な敬語表現です。相手の依頼や指示を自分がしっかりと理解し、すぐに行動に移す意志を示す際に用いられます。ビジネスシーンでは、特に接客業やサービス業で頻繁に使われ、相手への敬意を強くアピールできます。

この表現は、単に了承するだけでなく、相手の意向に沿った対応を確実に実施するという責任感や確実性のニュアンスも含まれています。そのため、社内外を問わず、幅広いシーンでのビジネスコミュニケーションに適しています。

また、口頭でも書面でも使用可能で、特にお客様に対する案内やトラブル対応の際に使用することで、相手に安心感を与える効果が期待できます。

「承りました」

「承りました」は、相手の話や依頼内容をしっかりと聞き取ったことを示す表現です。こちらもビジネスシーンにおける重要な敬語表現のひとつであり、受け取った情報を正確に理解したという意味を持ちます。

この表現は、上司や取引先、クライアントとのやり取りの際に用いられ、自身の責任を明確にする効果があります。電話やメールでの報告時にも使用でき、相手に対して信頼性と丁寧さを伝える役割を果たします。

また、「承りました」と伝えることで、以降の業務プロセスにおいて注意深く対応するという姿勢が感じられ、相手側にも安心感や信頼感を提供します。

「畏まりました」

「畏まりました」は、非常に丁寧で謙譲の意が強い敬語表現です。目上の方や特に格式の高い相手に対して使用される場合が多く、とりわけ重要なビジネスシーンや厳格なマナーが求められる場面で適切とされます。

この表現は、相手の意向や指示に対して自分の立場を低くし、謙虚な姿勢で受け止める意味合いがあります。そのため、深い敬意を示す必要のあるシーンや、特別な対応が求められる場合に用いると、相手に誠意と厳粛さを伝えることができます。

また、直属の上司や役職の高いお客様への報告時、あるいは公式の会議やイベントなど、堅苦しい状況下でこの表現を使うことで、企業全体の信頼性や礼儀正しさをアピールする効果も期待されます。

まとめ｜了解しました、承知しましたの違いと使い方

この記事では、「了解しました」と「承知しました」の違いを、意味やニュアンス、使用シーンの観点から検証しました。「了解しました」は日常会話では広く使われますが、目上の方や取引先とのやり取りにおいてはややカジュアルな印象を与えるため、注意が必要です。それに対して「承知しました」や「かしこまりました」など、より丁寧な表現を用いることで相手への敬意を示すことができます。ビジネスシーンでは、相手や状況に応じた適切な敬語選びが信頼関係構築の鍵となることから、各表現の意味とニュアンスを正しく理解して使い分けることが重要です。

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