「就活の質問したいメールの書き方が合ってるか不安」

「そもそも就活中に質問メールを送って失礼にならない？」

就活をしていると、企業へメールで質問したくなる場面は度々あります。

社会人経験がない学生にとっては、ビジネスマナーを踏まえたメールの書き方に不安を感じるのは当然のことです。

この記事では、

• 就活中に企業へ質問メールを送る際の基本マナー
• 質問メールの7つの書き方と注意点
• 質問メールの例文

といったポイントを、わかりやすく解説していきます。

 

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就活で質問するメールを送るときの基本的な考え方とマナー

就活中に企業へメールで質問をすることは、正しく行えば好印象を与える手段のひとつです。

疑問点を明確にして選考に臨む姿勢は、採用担当者からも評価される可能性があります。

内容やタイミング、表現方法には注意もあり、失礼な質問にならず、スムーズに回答を得られるか、以下で詳しく解説します。

 

メールで質問するのはNGではない

就職活動において、企業にメールで質問することは、決してマイナスではありません。

企業の採用担当者は、応募者からの質問に対応することを職務の一部として認識しています。

特に会社説明会や面接の詳細、提出書類の確認事項などについては、明確にしておくことで双方にとってスムーズな選考を実現できます。

ただし、企業のホームページや募集要項に明記されているような事前に調べれば分かる情報について質問することは避けましょう。

 

メールと電話のどちらが適切？

基本的には緊急性の高い内容でない限り、メールでの問い合わせが適切とされています。

メールであれば、採用担当者が都合の良いタイミングで確認・返信できるため、業務の妨げになりにくいからです。

判断に迷った場合は、企業の採用ページや募集要項に記載されている連絡方法の指示を確認しましょう。

 

企業に不快感を与えないための基本マナー

質問メールでは、簡潔さと明確さを心がけて伝えることが大切です。

本文では丁寧な敬語と配慮のある表現を念頭におき、質問内容は簡潔かつ具体的に整理しましょう。

送信前には誤字脱字の確認を忘れず、企業名や担当者名の記載ミスにも注意が必要です。基本マナーを守ることで、企業に好印象を与えられます。

＞面接日程確定のメールは返信必要？書き方やマナーを例文付きで徹底解説！就活や転職用

 

就活で質問するメールを送るべきタイミングは？

就活において企業への質問メールを送るタイミングは、いつでもいいわけではなく、相手の立場や状況を考慮することが大事です。

必要な場面で効果的に活用するためにも、次の章ではメールを送る状況別に詳しく解説します。

 

会社説明会や面接前の確認事項

会社説明会や面接前が、就活でよくある質問メールを送るタイミングとしてあげられます。

とくに服装の指定がなかったり、提出物・選考課題で迷う場面も出てくるでしょう。

不明点や疑問点を確認しておくことで、当日のトラブルや不安を解消できる役目を担います。

 

インターンや選考過程での不明点

インターンや選考過程での疑問が出てきたときも、質問のメールをするよくあるタイミングです。

質問メールをすることで、自分の疑問を解消するだけでなく、企業への関心の高さを示すアピールにもなります。

ただし、過度に踏み込んだ質問や、公開されていない情報への問い合わせは避けましょう。

 

内定後や内定通知時に生じる疑問点

内定通知を受けた後は、入社に関する具体的な条件や手続きについて多くの疑問が生じるものです。

このタイミングでの質問メールは、入社前の不安を解消し、スムーズな入社準備を行うためにも活用しましょう。
勤務地や勤務時間、給与、社会保険、研修内容など、実際の働き方に関わる情報は早めに確認しておくことが重要です。

内定承諾の期限や辞退時の連絡方法も企業によって異なるため、事前に確認しておくと安心です。

＞【例文】質問、問い合わせメールの正しい書き方！基本の構成、注意点等をケース別に徹底解説！

 

就活で質問するメールの書き方7つのステップ

就活で企業に質問のメールを送る際は、押さえるべきポイントがあります。

相手に好印象を与えるためにも、送信前にチェックしてください。

ここでは、効果的な質問メールを作成するための7つのステップを詳しく解説します。

 

①簡潔な件名を書く

件名は受信者が最初に目にする部分であり、メールの内容を端的に表現する重要な要素です。

長い件名は途中で切れる可能性があるため、20文字程度に収めることを心がけましょう。

相手が差出人を特定しやすいように大学名と氏名を併記したり、「質問」「お伺い」「ご相談」といった言葉を含めることで、メールの目的を明確に伝えることができます。

 

②宛名・挨拶文を正しく書く

メールの冒頭では、相手の会社名と担当者名を正確に記載する必要があります。

担当者名が分からない場合は「採用ご担当者様」と記載します。

会社名は株式会社や有限会社などの法人格も含めて正式名称の記載を心がけましょう。

挨拶文は時間帯や季節を問わず使える「お世話になっております」が最も適切です。

 

③自己紹介を簡潔に

自己紹介では、大学名、学部学科、学年、氏名を明記します。

担当者が多くの学生とやり取りしているため、どの学生からの連絡なのかを即座に判断できるよう情報を整理して提示することが重要です。

過去に説明会に参加している場合や面接を受けている場合は、その旨も併記すると相手が状況を把握しやすくなります。

＞【新卒向け】就活面接における自己紹介を例文付きで徹底解説

 

④質問内容の伝え方

質問内容は簡潔かつ具体的に記載することが重要です。

相手が理解しやすいよう、背景情報を簡単に説明してから質問に入ります。

複数の質問がある場合は、番号を振って整理すると、わかりやすくなります。

また、質問の理由も簡潔に添えることで、相手により適切な回答を得ることができます。

 

⑤結びの言葉と返信依頼の仕方

質問内容を記載した後は、適切な結びの言葉で締めくくります。

結びの言葉では「ご多忙の中恐縮ですが、ご回答いただけますと幸いです」や「何卒よろしくお願いいたします」で締めくくりましょう。

相手の時間を割いていただくことへの感謝の意も忘れずに含めることが重要です。

 

⑥署名に記載すべき情報

最後の署名には以下の情報を記載します。

• 氏名
• 大学名
• 学部学科
• 学年
• 電話番号
• メールアドレス

これらの情報により、相手が連絡を取りやすくなり、万が一メールが届かない場合の代替手段も確保できます。

電話番号は携帯電話番号を記載し、確実に連絡が取れる番号を記載しましょう。

メールアドレスは大学のアドレスまたは就職活動専用に作成したアドレスを使用することが適切です。

 

⑦誤字脱字のチェックをする

送信前には必ず全体を通して読み返し、誤字脱字がないかを確認します。

特に相手の会社名や担当者名、日時や場所などの重要な情報については入念にチェックしましょう。

誤字脱字があると、注意力不足という印象を与えてしまう可能性があります。

可能であれば、一度下書き保存してから時間を置いて再度確認することをお勧めします。

＞ビジネスメールを送る時の正しい書き方！基本、例文、返信のマナーを徹底解説

 

就活で質問するメールを作成するときの5つの注意点

就活において質問のメールを送る際は、いくつかの注意点があります。

企業に良い印象を与えるメールの注意すべきポイントを以下で解説します。

 

注意点①誤字脱字

メールの誤字脱字は、企業の採用担当者からの印象を下げる可能性があります。

メールの内容から学生の注意力や丁寧さが判断できるため、「細かい作業が苦手」「確認作業を怠る」といった印象を与えてしまいます。

書いてすぐ送信ではなく、再度読み返し確認をはさむことが重要なポイントです。

 

注意点②宛先ミス

宛先の間違いは、個人情報の漏洩や企業間の機密情報の流出につながる問題です。

特に複数の企業に同時に就活を行っている場合、メールアドレスの入力ミスが起こりやすくなります。

特に似たような企業名の場合は、メールアドレスも類似していることがあるため、細心の注意が必要です。

 

注意点③署名の抜け漏れ

メールの署名は、ビジネスマナーの基本です。

署名がないメールは、送信者の身元が不明確になり、企業側が返信しにくい状況を作ってしまいます。

また、署名の内容に不備があると、連絡を取りたくても適切な方法がわからないという問題が生じます。

 

注意点④敬語の間違いやトーンのミス

敬語の使い方は、就活生の社会人としての基礎的なスキルを測る重要な指標です。

「ビジネスマナーが身についていない」という印象を与えてしまいます。

メールのトーンは、親しみやすさと敬意のバランスが重要です。

過度にかしこまりすぎると堅苦しい印象を与える一方で、カジュアルすぎると失礼にあたります。

 

注意点⑤送信タイミングのマナー（時間帯・日程）

メールの送信時間は、受信者への配慮を示す重要なポイントです。

一般的なビジネスマナーとして、平日の営業時間内（午前9時から午後6時頃）に送信するのが望ましいとされています。

深夜や早朝の送信は、緊急性がない限り避けるべきです。

余裕を持ったスケジュールで連絡を心がけ、相手の立場に立った迷惑をかけないコミュニケーションを心がけましょう。

＞ビジネスで初めての相手にメールを送る時の正しい書き方｜例文と共にマナーや注意点を解説！

 

就活の質問メールの具体例を状況別に解説

就活において企業へ質問メールを送る際は、状況に応じて適切な文面を作成することが重要です。

ここでは、よくある質問シーンごとに具体的なメール例文をご紹介します。

 

服装に関する質問メールの例

面接や説明会での服装について不明な場合は、事前に確認することで当日の不安を解消できます。

以下のような文面で質問してください。

件名：

面接時の服装についてのご質問（◯◯大学　田中太郎）

本文：

株式会社◯◯

人事部　◯◯様

いつもお世話になっております。
◯月◯日（◯）に二次面接のお時間をいただいております、◯◯大学経済学部の田中太郎と申します。

面接当日の服装についてお伺いしたく、ご連絡いたしました。

一次面接ではスーツで伺いましたが、二次面接におきましても同様にスーツでお伺いすべきでしょうか。

もしくは、オフィスカジュアルなど他の服装が適切でしょうか。

ご多忙の中恐れ入りますが、ご教示いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

田中太郎
◯◯大学経済学部◯年
携帯電話：090-0000-0000
メール：tanaka@example.com

＞面接の服装と身だしなみ徹底マニュアル男性・女性の転職活動

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面接や説明会の日程に関する質問メール

面接や説明会の日程調整や確認事項について質問する際は、相手の都合を配慮した丁寧な表現を心がけましょう。

件名：

面接日程についてのご相談（○○大学　佐藤花子）

本文：

株式会社◯◯
採用担当　◯◯様

お世話になっております。
◯月◯日に一次面接を受けさせていただきました、◯◯大学の佐藤花子と申します。

二次面接の日程についてご相談があり、ご連絡いたしました。
ご提示いただいた◯月◯日（◯）14:00からの面接ですが、大学の必修授業と重複してしまい、参加が困難な状況です。

大変恐縮ですが、以下の日程で調整していただくことは可能でしょうか。

第一希望：◯月◯日（◯）午後
第二希望：◯月◯日（◯）終日
第三希望：◯月◯日（◯）午前中

急なお願いで申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。

佐藤花子
◯◯大学文学部◯年
携帯電話：080-0000-0000
メール：sato@example.com

 

提出書類や選考結果に関する問い合わせ

提出書類の確認や選考結果の問い合わせは、適切なタイミングで丁寧に行うことが大切です。

件名：

エントリーシート提出確認について（◯◯大学　鈴木一郎）

本文：

株式会社◯◯
人事部　◯◯様

いつもお世話になっております。
◯◯大学工学部の鈴木一郎と申します。

◯月◯日にエントリーシートを郵送にて提出させていただきましたが、正常に受理されているかご確認いただけますでしょうか。

提出書類：エントリーシート、履歴書、成績証明書
送付日：◯月◯日
送付方法：簡易書留

もし書類に不備がございましたら、お早めにご指摘いただけますと幸いです。
ご多忙の中恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

鈴木一郎
◯◯大学工学部〇年
携帯電話：070-0000-0000
メール：suzuki@example.com

＞面接日程確定のメールは返信必要？書き方やマナーを例文付きで徹底解説！就活や転職用

 

複数の質問がある場合のメール例

複数の質問事項がある場合は、番号を付けて整理し、相手が回答しやすいよう配慮しましょう。

件名：

インターンシップに関するご質問（◯◯大学　山田次郎）

本文：

株式会社◯◯

インターンシップ担当　◯◯様

お世話になっております。
夏季インターンシップに参加予定の◯◯大学商学部の山田次郎と申します。

インターンシップ開始前に、いくつかご質問がございます。お忙しい中恐れ入りますが、ご回答いただけますでしょうか。

1. 初日の集合時間と場所について
   メールでは9:00集合とございましたが、受付場所は1階エントランスでよろしいでしょうか。
2. 持参物について
   筆記用具以外に、ノートパソコンやタブレットは必要でしょうか。
3. 昼食について
   社員食堂の利用は可能でしょうか。それとも各自で用意すべきでしょうか。
4. 交通費について
   支給の有無と、支給がある場合の申請方法をお教えください。

ご多忙の中、多数のご質問で恐縮です。お時間のある時にご回答いただければと思います。
どうぞよろしくお願いいたします。

山田次郎
◯◯大学商学部◯年
携帯電話：090-0000-0000
メール：yamada@example.com

 

内定後の条件確認メール

内定をいただいた後の労働条件や入社手続きについて質問する際は、感謝の気持ちを表現しつつ確認を行いましょう。

件名：

内定条件についてのご質問（◯◯大学　山田花子）

本文：

株式会社◯◯
人事部　◯◯様

いつもお世話になっております。
この度は内定をいただき、誠にありがとうございます。◯◯大学法学部の山田花子と申します。

内定通知書を拝見し、大変光栄に思っております。つきましては、今後の手続きについていくつかご質問がございます。

配属部署についてですが、営業部とのことですが、具体的にはどちらの営業所への配属予定でしょうか。また、研修期間中の勤務地についてもお教えいただけますでしょうか。
入社前に準備すべき書類や手続きがございましたら、併せてご教示いただけますと幸いです。

ご多忙の中恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

山田花子
◯◯大学法学部◯年
携帯電話：080-0000-0000
メール：takahashi@example.com

 

返信が来ないときの再送メール例

質問メールを送ったにも関わらず返信がない場合は、適切な期間を空けて丁寧に再送しましょう。

件名：

【再送】面接日程についてのご質問（◯◯大学　山田太郎）

本文：

株式会社◯◯
採用担当　◯◯様

いつもお世話になっております。
◯◯大学理学部の山田太郎と申します。

◯月◯日に面接日程についてお伺いするメールをお送りいたしましたが、お忙しい中でご確認が困難な状況かと存じます。恐れ入りますが、改めてご連絡させていただきました。

◯月◯日（◯）にご予定いただいておりました二次面接ですが、大学の研究発表会と重複してしまい、参加が困難な状況です。

以下の日程での調整は可能でしょうか。

第一希望：◯月◯日（◯）午後
第二希望：◯月◯日（◯）終日

お忙しい中、重ねてのご連絡で恐縮です。ご都合がよろしい時にお返事いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

山田太郎
◯◯大学理学部◯年
携帯電話：070-0000-0000
メール：nakamura@example.com

＞【例文】日程調整メールの書き方とポイント｜効率的なアポ取りから返信まで

 

就活の質問メールでよくあるNG例と改善方法

就活の質問メールでは、多くの学生が無意識のうちに企業に悪印象を与えてしまうような書き方をしてしまいがちです。

ここでは実際によく見られるNG例を具体的に紹介します。

 

NG例

件名の書き方や敬語の使い方など、社会人として不適切な印象を与える各ポイントを参考にしてみてください。

 

件名が不適切なNG例

「質問があります」「お疲れさまです」「〇〇について」といった曖昧で内容が分からない件名は避けるべきです。

特に「お疲れさまです」を件名にするのは、メールの内容が全く分からず、企業の担当者が開封する優先度を判断できません。

また、「緊急」「至急」といった言葉を安易に使用するのも不適切です。

 

本文の構成に関するNG例

「いつもお世話になっております。〇〇大学の田中です。質問なんですが、面接の時の服装ってスーツじゃないとダメですか？返事ください。」のように、挨拶から質問、締めまでが一つの段落にまとめられているメールは読みにくく、マナーに欠けます。

また、言葉づかいに馴れ馴れしい印象も与えているので避けるべきです。

 

敬語の使い方に関するNG例

「拝見させていただきました」「確認させていただきたく」といった二重敬語や、「〜になります」「〜のほう」といった不適切な敬語表現がよく見られます。

また、「御社」と「貴社」の使い分けができていない例も多く、メールなどの文書では「貴社」を使用するのが正しいマナーです。

＞ビジネスで使われる敬語の使い方・表現一覧をご紹介！（尊敬語、謙譲語、丁寧語）

 

質問内容に関するNG例

「会社のホームページを見ても分からなかったので」と書きながら、実際にはホームページに明記されている内容を質問してしまうケースがあります。

また、「とりあえず」「なんとなく」といった曖昧な表現や、一度のメールで10個以上の質問を詰め込んでしまうのも不適切です。

 

改善方法

好印象を与える質問メールの改善方法や工夫として、以下のポイントがあります。

• 一目で内容を把握できる具体的な件名にする
• 配慮を示す言葉で丁寧な文体を使用する
• どこを調べても分からなかった点に絞って質問する

上記のポイントを意識することで改善につながるメールがかけるでしょう。

＞ビジネスで初めての相手にメールを送る時の正しい書き方｜例文と共にマナーや注意点を解説！

 

質問に対する企業からの返信後の対応とメールマナー

企業からの返信を受け取った後の対応は、就活生の印象を左右する重要なポイントです。

適切な返信マナーを身につけることで、企業との良好な関係を築き、最後まで好印象を維持することができます。

ここでは、返信後の具体的な対応方法とメールマナーについて詳しく解説します。

 

お礼メールの書き方と例文

企業から質問への回答をいただいた場合、必ずお礼メールを送ることがマナーです。

お礼メールは、企業の担当者が時間を割いて回答してくれたことへの感謝の気持ちを表すとともに、あなたの人柄や礼儀正しさをアピールする機会でもあります。

例文

件名：

「面接に関するご質問への回答のお礼」

本文：

「この度は、お忙しい中、面接の服装に関するご質問にご回答いただき、誠にありがとうございました。当日の準備を適切に進めることができます。
面接当日は、教えていただいた内容を参考に、しっかりと準備をして臨ませていただきます」

原則としてお礼メールは企業からの返信を受け取った当日中、遅くとも翌営業日の午前中には送信するのが理想的です。

＞感謝が伝わる！ビジネスでのお礼メールの書き方と状況別例文とポイント

 

件名や引用返信のルール

返信メールの件名設定は、企業からの返信メールの件名をそのままで、前に「Re:」が付いた状態で返信するのが一般的です。
これにより、メールの内容が一連の質問と回答のやり取りであることが明確になります。

また引用返信については、企業からの回答内容を引用符（>）を使用して引用することで、何について述べているのかを明確にできます。

ただし、引用は必要最小限に留め、長すぎる引用は避けるべきです。

 

メールの終わらせ方

就活で質問したメールのやり取りは、最後まで誠意を持って完結させることがマナーの一つです。

「めんどくさい」や「回答をもらったからもういいや」と途中でやめるといったことは避けてください。

また企業に対して簡潔なお礼の返信をする場合は「ご回答いただき」「温かいお言葉をくださり」などに「ありがとうございます。引き続きよろしくお願いいたします。」を付けて簡潔に終わらせましょう。

＞内定辞退の正しいマナーと伝え方｜電話・メールの例文・注意点を徹底解説

 

よくあるQ&A

Q. 企業から返信が遅れている場合どうすべき？

企業からの返信が遅れている場合、まずは送信から何日経過しているかを確認しましょう。

一般的に、企業は営業日で3〜5日以内に返信することが多いため、1週間程度は待つのが適切です。

 

Q. 「御社」「貴社」の正しい使い分けは？

口頭でのやり取りでは「御社（おんしゃ）」を使用し、書面やメールなどの文書では「貴社（きしゃ）」を使用するのが正しいルールです。

就活のメールでは必ず「貴社」を使用しましょう。

＞「御社」「貴社」の違い・使い分けを徹底解説！メール・履歴書・面接での使い方ガイド

 

Q. 「弊社」「当社」の違いは？

「弊社」と「当社」は、どちらも自分の会社を指す言葉ですが、使用する場面と相手への敬意の度合いが異なります。

就活生が企業とやり取りする際は、就活生ではなく、企業側が使用する言葉だと理解しておきましょう。

＞「弊社」「当社」「自社」の違いとは？徹底解説！使い分け方、メールでの例文や注意点

 

Q. メールの件名は返信時に変えるべき？

企業からのメールに返信する際の件名は、基本的には変更しない方が適切です。

元の件名に「Re:」が自動で付加されることで、一連のやり取りであることが明確になり、企業側も内容を把握しやすくなります。

ただし、メールのやり取りが続いて「Re:」が複数回付いてしまった場合は、最初の「Re:」のみを残して整理することができます。

また、話題が大きく変わった場合は、新しい件名でメールを作成し直すことも方法のひとつです。

 

Q. 送るメールアドレスはどんなものが適切？

就活で使用するメールアドレスは、大学から提供されているもの、就活用に作成したものが適切です。

大学のメールアドレスが使用できない場合は、GmailやYahooメールなどの一般的なフリーメールを利用しましょう。

アドレスは「姓名の組み合わせ」や「姓名＋数字」といったシンプルな構成にし、誰が送信者なのかが一目で分かるようにします。

 

まとめ

就活での質問メールは、適切なマナーと書き方を守れば企業に好印象を与える重要なコミュニケーション手段です。

件名は簡潔で内容が分かりやすく、宛名から署名まで漏れなく記載し、誤字脱字のチェックを必ず行いましょう。

質問内容は具体的かつ簡潔にまとめ、営業時間内の送信を心がけることが大切です。

企業からの返信には必ずお礼メールで応答し、最後まで丁寧な対応を続けることで、選考においても良い評価につながるでしょう。

 

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