「履歴書をメールで送りたいけどどうすれば良いかわからない」

 

特に新卒として初めて就職活動を行う際は、どうやってメールを送ればいいか悩むのではないでしょうか？

新卒として初めて就職活動を行う際、企業に履歴書をメールで送るという場面に直面することが多くあります。
メールでの履歴書送付は、第一印象を左右する大切なステップの一つです。

 

・新卒者が履歴書をメールで送る際に押さえておきたい基本的なマナーや注意点

・メールの具体的な書き方や例文

・メールでの添付ファイルに関するガイド

 

などなど知りたいことがたくさんあると思います。

この記事を読めば、企業に好印象を与えるメールが書けるようになります。
初めてでも安心して履歴書を送れるよう、ポイントをしっかりと確認していきましょう。

現在就活を考えている方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

 

 

1. 新卒が履歴書をメールで送る際の基本マナー、書き方

履歴書をメールで送る際には、ビジネスメールとしての基本的なマナーを守ることが重要です。
新卒者としては、まだビジネスの場でのメールに慣れていないかもしれませんが、以下のポイントを押さえておけば、適切で好印象を与えるメールを送ることができます。

敬語と丁寧な表現を使う

ビジネスメールでは、必ず丁寧な表現や敬語を使いましょう。友達に送るメールとは違い、企業とのやり取りはフォーマルなものです。相手に失礼がないよう、謙虚で丁寧な文体を心がけることが大切です。
このあと具体的なメールの例文を紹介しますが、例えば、以下のような言い回しを使うと良いでしょう。

・「お世話になっております」
・「ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます」
・「どうぞよろしくお願いいたします」

特に履歴書を送付する際は、「添付ファイルのご確認をお願いいたします」という一文を入れることで、相手に分かりやすく伝えることができます。

 

適切な件名を設定する

件名は、メールの内容を簡潔に伝える重要な要素です。採用担当者が多数のメールを受け取ることを考慮し、件名からすぐに履歴書の送付であることが分かるように設定しましょう。以下のような件名が適切です。

・【履歴書送付】（大学名）（自分の氏名） – （応募ポジション名）
・（氏名）– 履歴書のご送付

例えば、

「【履歴書送付】山田大学 山田太郎 – 事務職」
「山田太郎 – 履歴書のご送付」

件名には、あなたの名前や応募する職種名を含めると、企業側もすぐに確認できて便利です。

 

締切のある応募なら、早めに送る

締切が設けられている応募の場合、ギリギリに送るのではなく、できるだけ早めに送るようにしましょう。
締切直前に送ると、担当者が大量の応募メールに埋もれてしまい、確認が遅れる可能性があります。
余裕を持って早めに送ることで、担当者にしっかり確認してもらえる確率が高まります。

 

2. 新卒がメールで履歴書を送る際の例文

履歴書をメールで送る際には、本文が丁寧かつ簡潔であることが求められます。
ここでは、実際に使えるメールの例文をいくつか紹介します。
これらの例文を参考に、応募先企業に応じて内容を調整してください。

新卒者向けの一般的な例文

件名: 【履歴書送付】○○大学 山田太郎（氏名） – 事務職応募

○○株式会社
採用ご担当者様
（担当者名がわかっている場合などは「人事部 ○○様」など。）

お世話になります。○○大学○○学部を卒業予定の山田太郎（氏名）と申します。
このたび、○○（求人サイト名や御社ホームページ等）にて拝見した、
貴社の事務職の求人に応募させていただきたく、履歴書を添付いたしました。

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いでございます。
何卒よろしくお願い申し上げます。

——————
山田太郎
〒000‐0000
○○県○○市○○（自宅住所）
電話番号：123-4567-9810
メールアドレス：abcdefg@○○.com
——————

 

ポジションに応じたカスタマイズ例文（IT職の場合）

件名: 【履歴書送付】○○大学 佐藤花子 – ITエンジニア職応募

○○株式会社
採用ご担当者様
（担当者名がわかっている場合などは「人事部 ○○様」など。）

お世話になります。○○大学○○学部を卒業予定の佐藤花子と申します。
貴社のITエンジニア職に応募させていただきたく、履歴書を添付いたしました。
これまでに学んできたプログラミングスキルを活かし、貴社に貢献したく応募させていただいております。
大変お手数をおかけしますが、ご確認・ご検討をいただけますでしょうか。

また、ご質問や追加で必要な資料などがございましたら、ご連絡いただけますと幸いです。
以上、何卒よろしくお願い申し上げます。

——————

佐藤花子
〒000‐0000
○○県○○市○○（自宅住所）
電話番号：123-4567-9810
メールアドレス：abcdefg@○○.com
——————

 

メールや説明会にて一度やり取りをしたことがある場合の例文

件名: 【履歴書送付】○○大学 山田太郎 – 事務職応募

○○株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部を卒業予定の山田太郎でございます。

先日は企業説明会にて大変お世話になりました。
○○様と実際にお話しする中で、御社でのお仕事をより深く理解することができました。
本日は、ご依頼いただいた履歴書・自己PR文をお送りいたします。

大変お手数をお掛けいたしますが、ご確認いただけますでしょうか。
何卒よろしくお願い申し上げます。

——————
山田太郎
〒000‐0000
○○県○○市○○（自宅住所）
電話番号：123-4567-9810
メールアドレス：abcdefg@○○.com
——————

これらの例文をベースに、応募先企業や状況に応じて適切にカスタマイズしてください。
特に、メール本文はシンプルで礼儀正しく、必要な情報が全て含まれていることが重要です。

 

3. 新卒がメールで履歴書を送る際の件名、あいさつや本文の書き方のポイント

履歴書を送る際のメールの件名や本文には、基本的な構成とマナーがあります。
ここでは、シンプルで効果的な書き方のポイントを紹介します。

 

メール本文の基本構成

メール本文は次のようなシンプルな構成が理想です。

1. 宛先：誰にメールを送っているかを明確にする。
2. あいさつ：適切な敬語を使い、簡潔にあいさつする。
3. 内容：履歴書を送った理由や、応募のきっかけを述べる。
4. 締め：感謝の気持ちを述べて、確認や連絡をお願いする。
5. 署名：連絡先や住所などを記載する。

 

件名

件名には、「履歴書送付」と応募者の名前、応募ポジションを含めるのが基本です。シンプルで一目で内容が分かるものが理想です。大学名も入れることでより分かりやすい件名とすることができます。

• 例: 「【履歴書送付】○○大学 山田太郎（氏名） – 事務職応募」

 

宛先

宛先には、「○○株式会社」や「採用ご担当者様」といった、フォーマルな宛名を使いましょう。担当者の名前が分かっている場合は、「人事部　○○様」等を使用します。

 

あいさつ

宛先を書いた後は、あいさつとして、「お世話になります」や「お世話になっております」を使い、丁寧な印象を与えましょう。

• 例: 「お世話になります。○○大学○○学部を卒業予定の山田太郎と申します。」

一度メールを送ったことがある場合は「お世話になっております」、初めてメールを送る場合は「お世話になります」と使い分けるのもポイントです。

 

内容

内容には、応募の理由やどこで求人を見たかを簡潔に書きます。また、履歴書の添付についても一言述べておきましょう。

• 例: 「このたび、○○（求人サイトや企業のホームページ）にて拝見した、貴社の事務職の求人に応募させていただきたく、履歴書を添付いたしました。」

 

締め

最後に、感謝の言葉と確認のお願いを述べて、締めくくります。短くて丁寧な表現が好まれます。

• 例: 「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いでございます。何卒よろしくお願い申し上げます。」

 

署名

署名欄には、氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載し、採用担当者が簡単に連絡できるようにします。

この基本構成に従えば、採用担当者に丁寧で好印象なメールを送ることができます。

 

メールの長さとトーン

メールは長すぎず、簡潔にまとめることが重要です。フォーマルかつ丁寧なトーンを保ちましょう。

 

4. 履歴書の添付ファイル形式｜PDF？Word?

履歴書をメールで送る際、どのファイル形式を選ぶべきかは重要なポイントです。
適切なファイル形式やファイル名を設定することで、採用担当者にとって読みやすく、整理しやすい印象を与えることができます。

PDFかWordか？ – 適切なファイル形式の選び方

履歴書を送付する際、一般的にはPDF形式で送ることが推奨されています。その理由は、PDFファイルは次のようなメリットがあるためです。

・フォーマットが崩れない：どのデバイスやOSで開いても、レイアウトやフォーマットが変わらず、意図した通りに表示されます。
・編集できない：PDFは編集が難しいため、内容が変更される心配がなく、正式な文書としての印象を与えやすいです。

 

Word形式の問題点・注意点

一方、Word形式（.docまたは.docx）も一般的に使われることがありますが、次のような問題点があるため、慎重に選ぶ必要があります。

・フォーマットが崩れる可能性：開く環境によってフォントやレイアウトが崩れることがある。
・編集可能である：採用担当者が誤って編集してしまうリスクがある。

このため、特別な理由がない限り、PDF形式で送ることをお勧めします。
ただし、企業が特にWord形式を求めている場合は、その指示に従う必要があります。

 

ファイル名の適切な命名方法

ファイル名も、採用担当者が履歴書を整理しやすくするために非常に重要です。一般的なファイル名の命名ルールは以下の通りです。

・自分の名前を含める：誰の履歴書かがすぐに分かるように、自分のフルネームをファイル名に含めます。
・ファイルの内容を明確にする：「履歴書」をファイル名に含めると、すぐになんのファイルかが分かります。

適切なファイル名の例：

・「履歴書_山田太郎.pdf」

これにより、採用担当者も簡単に履歴書だと分かり、整理もしやすくなります。

 

5. 新卒が履歴書をメールで送る前の最終チェックリストと注意点

メールが完成したら、即座に送るのではなく、ミスがないかなど一度見直すことが大切です。
ここで、最終チェックすべき項目と注意点を見てみましょう。

件名は適切か？

件名に「履歴書送付」と自分の名前、大学名、応募ポジションが入っているか確認しましょう。

 

敬語や丁寧な表現が使われているか？

メール全体で丁寧な敬語が使われているかを確認します。

 

誤字脱字や文法のミスはないか？

誤字脱字や文法ミスがないかをしっかり見直します。

 

メールの本文が簡潔で分かりやすいか？

本文がシンプルで、要点が伝わるかどうか確認します。

 

署名欄は適切に書かれているか？

署名欄に氏名、住所、電話番号、メールアドレスが含まれているか確認します。

 

添付ファイルを正しく添付したか？

履歴書や必要な書類がしっかりと添付されているか確認します。
ファイルがPDF形式もしくは指定されている形式か、ファイル名に自分の名前が含まれているかも同時に確認します。

 

メールアドレスは正しいか？

宛先のメールアドレスが正しいか、再度確認しましょう。

 

指示やルールに従っているか？

企業から指定されているフォーマットやルールがあれば、しっかり守っているか確認します。

 

6. まとめ

履歴書をメールで送る際は、基本的なマナーを守ることが大切です。

件名や敬語、本文の書き方を正しく使い、採用担当者に対して丁寧で礼儀正しい印象を与えましょう。また、送る前には必ず誤字脱字や添付ファイルの確認を行い、ミスのないように気をつけて送るようにします。

初めての就職活動では、細かい点に気を配ることがプロフェッショナルな印象を与える大切な要素です。メールの内容をしっかり確認し、自信を持って応募を進めてください。マナーを守った適切な対応が、就職活動の成功につながります。

 

7. オンラインで無料作成＋保存できる、簡単な履歴書作成の方法

ここまで履歴書を添付するメールの書き方をお話ししました。
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