「催促メールの上手い書き方を知りたい」

「催促メールってどのタイミングで送ればいい？」

など、ビジネスで催促メールを送る際は迷うことがあるのではないでしょうか？

• やんわりとした良い書き方があれば知りたい
• ちゃんと催促して、入金等をしてほしい
• どのタイミングで送るのが良いか知りたい

などなど催促メールに関して迷うことが多いですよね。

ビジネスシーンでの催促メールは、相手との関係性を損なわずに書くのが難しいものです。

そのため本記事では、相手に不快感を与えない「やんわりとした催促メール」の書き方と実践的な例文をご紹介します。適切なクッション言葉の使い方や相手別のアプローチ方法を押さえることで、ビジネスマナーを守りながらかける催促メールをご紹介します。

ぜひ参考にしてみて下さいね。

 

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催促メールを送る前にまず確認すべきこと

ビジネスにおいて催促メールを送信することは時に必要なことですが、送る前に確認すべき事項があります。適切な確認を行うことで、不要なトラブルや関係悪化を防ぐことができます。

 

相手側が期日を過ぎているのか（過ぎているなら送ることを検討）

催促メールを送る前の最初のステップは、本当に相手側が期日を過ぎているかどうかを確認することです。契約書や過去のメールのやり取りを見直し、約束された納期や支払い期限を再確認しましょう。

期日が明確に設定されていない場合は、一般的な業界慣行や前回の取引時の流れを参考にします。しかし、曖昧な状況での催促は相手に不信感を与える可能性があるため注意が必要です。

 

こちら側の対応不手際で遅れていないか？

相手の遅延を指摘する前に、自社側に問題がないか確認することが重要です。こちら側の対応不備によって遅れが生じている可能性もあります。

メールを送り忘れていないか？

必要な情報や資料の送付を忘れていないか確認しましょう。送信済みメールフォルダを確認し、本当に必要なすべての情報を相手に提供したか見直します。特に大きなプロジェクトでは、情報の欠落が作業の遅延につながることがあります。

また、メールの送信エラーが発生していないかも確認してください。特に大容量ファイルを添付した場合、相手のサーバーでブロックされていることもあります。

相手からのメールを見忘れていないか？

相手からの質問や確認事項に返信していない可能性も考慮しましょう。メールボックスを検索し、見落としているメールがないか確認します。特に多忙な時期やメールの量が多い場合は、重要なメッセージを見逃していることがあります。

 

即座に催促ではなく、まず様子を伺う

期日を過ぎたからといって、すぐに強い口調の催促メールを送るのは避けましょう。まずは状況確認のための連絡から始めることをおすすめします。

「進捗状況を教えていただけますか？」といった柔らかい問いかけで、相手側の状況を把握することが大切です。相手にも事情があり、予期せぬ問題が発生している可能性もあります。

特に初めての取引先や重要な顧客に対しては、関係構築を優先し、電話でのフォローアップを検討することも効果的です。声のトーンやニュアンスが伝わる電話では、メールよりも誤解が生じにくいメリットがあります。

 

やんわりとした上手い催促メールの書き方5つのポイント

ビジネスシーンでは、仕事の依頼や資料請求など、相手からの返答を待つ場面が多々あります。しかし期日が近づいていたり、すでに過ぎていたりする場合には催促が必要になることも。

 

①件名はわかりやすく

催促メールの第一印象を決める件名は、シンプルでわかりやすいものにしましょう。相手が多忙な中でも一目で内容が把握できるよう、「〇〇の件について（ご確認・リマインド）」といった形式が効果的です。ただし、「督促」「催促」などの強い言葉は避け、「ご確認」「お願い」「リマインド」といった柔らかい表現を使うことをおすすめします。

件名例

・AAAAA御見積書のご確認依頼

・資料送付のお願い（リマインド）

・〇月〇日納品分についてのご確認

などのように、何についての連絡かが明確で、かつ強圧的でない件名を心がけましょう。
メールの開封率にも大きく影響します。

 

ポジティブな言い方を心がける

催促メールは、どうしてもネガティブな印象を与えがちです。しかし、表現方法を工夫することで、ポジティブな印象に変えることができます。「まだ提出されていない」といった否定的な表現ではなく、「ご提出いただけますと幸いです」というような前向きな表現を使いましょう。

 

クッション言葉を利用する

催促メールでは、直接的な表現を避け、クッション言葉を効果的に使うことが重要です。クッション言葉とは、相手への配慮を示し、メッセージの印象を和らげる言葉のことです。

たとえば、「こちらの確認不足かもしれませんが」「もしかしたらすでにご対応いただいているかもしれませんが」といった前置きを入れることで、相手の立場を尊重する姿勢を示すことができます。

他には、例えば以下のようなクッション言葉も効果的です。

• 「お忙しいところ恐縮ですが」
• 「差し支えなければ」
• 「もしよろしければ」
• 「ご都合がつきましたら」
• 「恐れ入りますが」

 

強い言い方にならないように注意

催促メールで最も避けるべきは、強い言い方や命令口調です。「至急対応してください」「すぐに返信が必要です」といった表現は、相手に圧力を感じさせ、関係性を損なう恐れがあります。

代わりに、「〇日までにご対応いただけますと助かります」「ご確認いただけますと幸いです」といった柔らかい表現を選びましょう。また、「絶対に」「必ず」といった断定的な言葉も避け、「可能でしたら」「ご検討いただければ」といった余裕を持たせる表現が適切です。

 

相手を気遣う言葉を入れる

催促メールには、相手の状況を気遣う言葉を入れることで、圧迫感を和らげることができます。特に現在のコロナ禍やビジネスの繁忙期などの状況を踏まえた言葉選びが大切です。

例えば、「お忙しい中恐縮ですが」「ご多忙の折、お手数をおかけして申し訳ございません」といった言葉から始めることで、相手への配慮を示すことができます。また、「もしお時間の都合が難しい場合は、ご一報いただけますと対応を検討いたします」といった代替案を示すことも効果的です。

＞ビジネスメールを送る時の正しい書き方！基本、例文、返信のマナーを徹底解説

 

上手な催促メールの基本構成

ビジネスにおいて催促メールを送る場面は少なくありません。効果的な催促メールには基本的な構成があります。ここでは、相手に不快感を与えず、かつ目的を達成するための基本構成について解説します。

 

件名

催促メールの件名は、受信者が一目で内容を理解できるよう、簡潔かつ明確にすることが重要です。「〇〇の件について（ご確認）」「△△のご提出について（お願い）」など、括弧内に軽いアクションを促す言葉を入れると効果的です。

 

挨拶

メールの冒頭は、相手との関係性を意識した丁寧な挨拶から始めましょう。「いつもお世話になっております。〇〇社の山田です。」など、定型の挨拶であっても省略せずに記載します。

 

本題｜状況と期日等の確認

挨拶の後は、本題に入ります。ここでは、何について催促しているのかを明確に伝えましょう。以前の依頼内容、期日などを簡潔に再確認することが大切です。

具体的な内容の記載

「先月15日にお願いしておりました企画書について」「4月10日にご依頼いたしました〇〇の件につきまして」などと、いつ、何を依頼したのかを具体的に記載します。当初の期日も明記すると、相手も状況を把握しやすくなります。

理由の明確化

また、催促の理由を添えることで、相手に緊急性や重要性を理解してもらいやすくなります。「プロジェクトの進行上、今週中に確認が必要なため」など、なぜ急いでいるのかの背景を簡潔に説明しましょう。

 

新たな期日の設定など

本題の後は、改めての要望と新しい期日を伝えます。緊急度に応じて表現を変えましょう。緊急性が高くない場合は「お手すきのときにご対応いただければ幸いです」と柔らかく、緊急性が高い場合は「恐れ入りますが、〇月〇日までにご回答いただけますと助かります」と期日を明確に示します。

 

尊敬が伝わる締め方

メールの最後は、相手の立場を尊重する言葉で締めくくりましょう。「お忙しいところ恐縮ですが、ご対応のほどよろしくお願いいたします」「ご多忙の折、お手数をおかけして申し訳ございません」など、相手への配慮を示す言葉を入れます。

また、「何かご不明点がございましたら、いつでもご連絡ください」と付け加えることで、相手がわからない点について質問しやすい雰囲気を作ることができます。これにより、コミュニケーションがスムーズになり、結果的に対応も早まる可能性があります。

＞ビジネスマナーの基本を徹底解説！名刺交換、電話、メールなど全てを網羅

 

【送るタイミング別】催促メールの例文3つ

ビジネスにおいて催促メールを送るタイミングは重要です。相手との関係性や案件の緊急度によって、適切なタイミングと文面を選ぶ必要があります。

 

リマインドメール（様子伺いも兼ねて）

リマインドメールは直接的な催促ではなく、相手に状況を確認するという形で送ることができます。この方法は相手に負担をかけず、スムーズにコミュニケーションを取るのに効果的です。

例文：

件名：【ご確認】〇〇プロジェクトの進捗状況について

〇〇株式会社
△△部 □□様

お世話になっております。〇〇株式会社の××です。

先日ご依頼させていただきました〇〇プロジェクトについて、現在の進捗状況をお伺いできればと思いメールいたしました。

ご多忙中大変恐縮ですが、現在の状況や今後のスケジュールなどについて、ご都合のよろしいときにお知らせいただけますと幸いです。

何かこちらでサポートできることがございましたら、お気軽にお申し付けください。

よろしくお願いいたします。

 

締め切り期日前の文例

締め切りが近づいている場合は、相手に期日を再確認してもらうとともに、必要なサポートを提供する姿勢を示すことが大切です。

例文：

件名：【納期確認】〇〇資料のご提出について（◯月◯日締切）

株式会社△△
〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社□□の××です。

先日ご依頼させていただきました〇〇資料につきまして、納期が◯月◯日（◯曜日）となっております。現在の進捗状況はいかがでしょうか。

ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、予定通りのご提出が可能かどうか、ご確認いただけますと幸いです。

もし何かお困りのことやご不明点などがございましたら、いつでもご連絡ください。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

締め切りを1日過ぎている相手へのメール

締め切りを1日過ぎた場合は、相手に負担をかけない言い回しを使いながらも、状況確認の必要性を伝えることが重要です。

入金の催促メール

例文：

件名：【ご確認のお願い】請求書No.XXXのお支払いについて

株式会社△△
経理部 〇〇様

平素よりお世話になっております。株式会社□□の経理担当××でございます。

先日お送りいたしました請求書No.XXX（金額：〇〇円）につきまして、お支払い期日が昨日（◯月◯日）となっておりましたが、現時点で入金確認ができておりません。

お手続きいただいている最中かもしれませんが、もしお支払いがお済みでない場合は、今後の予定などについてお知らせいただけますと幸いです。

なお、既にお振込みいただいている場合は、行き違いとなり大変申し訳ございません。その際はご一報いただけますと助かります。

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

 

納品されてこない場合の催促メール

例文：

件名：【納品確認】〇〇製品の納品状況について

△△株式会社
営業部 〇〇様

いつもお世話になっております。□□株式会社の××です。

先日ご注文させていただきました〇〇製品（注文番号：###）につきまして、納品予定日が昨日（◯月◯日）となっておりましたが、現時点で商品が届いておりません。

発送済みでしたら、現在の配送状況をお教えいただけないでしょうか。また、何らかの理由で遅延が生じている場合は、今後の見通しについてお知らせいただければ幸いです。

お手数ですが、本日中にご回答をお願い申し上げます。

お手数をおかけして申し訳ありませんが、よろしくお願い申し上げます。

 

締め切りを３日過ぎている相手へのメール

締め切りから3日経過した場合は、より明確に状況確認の必要性を伝える必要があります。ただし、相手の立場を尊重する姿勢は保ちましょう。

例文：

件名：【ご連絡】〇〇企画書の提出状況について（再度のお願い）

株式会社△△
企画部 〇〇様

お世話になっております。株式会社□□の××でございます。

先日お願いしておりました〇〇企画書につきまして、提出期限の◯月◯日から3日が経過しておりますが、まだ受領していない状況ですので、ご連絡させていただきました。
恐れ入りますが、11月12日までにご対応いただけますと幸いです。

お忙しい中誠に恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

＞ビジネスで使われる敬語の使い方・表現一覧をご紹介！（尊敬語、謙譲語、丁寧語）

 

 

【送る相手別】催促メールの例文3選

ビジネスシーンでは、催促メールを送る相手によって適切な表現方法が異なります。ここでは取引先、お客様、社内の同僚や上司など、相手別に適した催促メールの例文を紹介します。

 

取引先への催促メール

取引先への催促メールは、ビジネス関係を損なわないよう特に配慮が必要です。丁寧さを保ちながらも、要件をはっきりと伝えることがポイントです。

【例文】

件名：先日ご依頼の資料につきまして

〇〇株式会社
△△部 □□様

いつもお世話になっております。
株式会社●●の◇◇でございます。

先日ご依頼させていただきました商品カタログのお見積りについて、
ご確認いただけましたでしょうか。

今週金曜日までに印刷会社へ発注する必要があり、
可能でしたら明日中にご回答いただけますと幸いです。

ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

 

このように、相手の状況を気遣いながらも、具体的な期限を示すことで、対応を促すことができます。また、自分側の事情（「印刷会社へ発注する必要がある」など）を簡潔に説明することで、催促の理由が伝わりやすくなります。

 

お客さんへの催促メール

お客様に対する催促メールは、特に慎重さが求められます。顧客満足度を損なわないよう、感謝の気持ちと敬意を表しながら書くことが重要です。

【例文】

件名：【ご確認のお願い】サービスお申込みの件

〇〇様

平素より当社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
株式会社●●、カスタマーサポートの◇◇でございます。

先日お申込みいただきました「●●サービス」について、
必要書類のご提出をお願いしておりましたが、まだ受領できておりません。

サービス開始のためには書類のご提出が必要となりますので、
お手すきの際にご対応いただけますと幸いです。

もしすでにご送付いただいている場合や、ご不明点がございましたら、
お手数ですが下記連絡先までご連絡ください。

今後とも当社サービスをよろしくお願い申し上げます。

 

お客様への催促メールでは、「すでに対応済みの場合はご容赦ください」といった一文を入れることで、二重確認の可能性にも配慮した姿勢を示すことができます。また、感謝の言葉で始め、感謝の言葉で締めくくることで、催促の印象を和らげることができます。

 

社内への催促メール

社内の同僚や上司に対する催促メールは、外部とは異なり、やや直接的な表現も可能です。ただし、相手の立場や関係性に応じた敬意は必要です。

【例文】

件名：プロジェクト資料の提出について（リマインド）

〇〇部 □□さん

お疲れ様です。◇◇です。

先日お願いしておりました来週のプレゼン用の売上データについて、
ご準備状況を確認させていただければと思います。

明日の15時までに資料を取りまとめる必要があるため、
可能であれば本日中にご提出いただけますと助かります。

もし作業に何か問題があれば、お気軽にご相談ください。
サポートできることがあれば対応いたします。

ご協力よろしくお願いいたします。

 

社内メールでは、「お疲れ様です」といったカジュアルな挨拶から始めることができます。また、単なる催促ではなく「サポートできることがあれば」と協力の姿勢を示すことで、チームワークを重視した印象を与えることができます。

社内でも役職や年齢によって敬語のレベルを調整することが大切です。特に上司や先輩に対しては、適切な敬語を使用しましょう。また、同じ部署の親しい同僚であれば、より簡潔な文面でも問題ありません。

 

催促メールのよくある質問

ビジネスシーンで催促メールを送る際には、様々な疑問や悩みが生じるものです。ここでは、多くの方が抱く催促メールに関するよくある質問にお答えします。

 

催促メールに、相手から返信がない場合は？

催促メールを送ったにも関わらず返信がない場合は、以下のステップで対応するのが効果的です。

まず、メールが確実に届いているか確認しましょう。時にはメールシステムのトラブルやスパムフォルダに振り分けられてしまうケースもあります。

次に、催促メールを送ってから3営業日程度の余裕を持って待ちましょう。ビジネスパーソンは日々多くのメールに対応しており、すぐに返信できないこともあります。

それでも返信がない場合は、「前回のメールの確認」という形で再度メールを送るか、電話でのフォローアップを検討しましょう。

例えば、

「先日お送りしたXXに関するお問い合わせについて、ご確認いただけましたでしょうか。お忙しいところ恐縮ですが、〇月〇日までにご回答いただけますと幸いです。」

のようなメールか、電話にて確認をします。

 

他社から催促メールをもらった場合は？

他社から催促メールを受け取った場合は、迅速で誠実な対応が信頼関係維持のカギとなります。

まず、催促されている内容について事実確認を行いましょう。締め切りや約束の日程は本当に過ぎているのか、自社側に遅延の原因があるのかを確認します。

次に、できるだけ早く返信しましょう。遅延している場合は素直に謝罪し、現在の進捗状況と今後の対応予定を明確に伝えます。例えば、以下のような内容です。

「ご連絡ありがとうございます。ご指摘の資料提出が遅れており、誠に申し訳ございません。現在、最終確認を行っている段階で、明日の午前中には必ずお送りさせていただきます。」

対応に時間がかかる場合でも、まずは受け取った旨と対応予定時期を連絡しておくことが重要です。「確認に少々お時間をいただきたく、〇日までにご回答いたします」といった形で、明確な期日を示しましょう。

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催促メールの頻度はどのくらいが適切ですか？

催促メールの適切な頻度は、案件の緊急性や重要度、相手との関係性によって異なりますが、一般的なビジネスシーンでは以下を目安にするとよいでしょう。

最初の催促から返信がない場合、3〜5営業日程度空けてから次の催促メールを送ることが望ましいです。あまりに頻繁に送ると、相手に圧迫感を与えたり、しつこいという印象を与えたりする恐れがあります。

特に緊急性が高い案件の場合は、2回目の催促メールでは電話でのフォローも検討しましょう。「メールを確認されたかどうか確認のためにお電話しました」という形で丁寧に伝えると、相手も理解しやすいでしょう。

 

まとめ

ビジネスにおいて催促メールを送る際は、「確認すべきこと」「書き方のポイント」「基本構成」を押さえることが重要です。まず相手側が本当に期日を過ぎているか確認し、やんわりとした表現で相手の顔を立てる工夫をしましょう。件名をわかりやすくし、クッション言葉を活用することで、相手に不快感を与えずに催促できます。

また、相手や状況に応じた例文を参考にすることで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。催促メールは相手との関係性を損なわないよう配慮しながらも、必要な情報や依頼を明確に伝えるバランスが大切です。

このようなポイントを押さえることで、ビジネスシーンでの円滑なコミュニケーションにつながります。

 

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