「内定辞退したいけどどうすればいい？」

「内定辞退のマナーを守って円満に辞退したい。」

このような悩みを持つ方は多くいるのではないでしょうか？

・内定辞退したいけど不安

・内定辞退にもマナーがあるなら知りたい

・内定辞退ってメールだけでしていいの？

などなど色々ありますよね。

この記事では、内定辞退を正しいマナーで行うための具体的な方法を解説します。
電話やメールでの伝え方、例文、注意点まで詳しくご紹介。

内定辞退は企業との関係を損なわないよう、迅速かつ丁寧に行うことが重要です。実際の電話での会話例や、メールテンプレートも用意していますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

 

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内定辞退とは？

内定辞退とは、企業から内定を受けた後に、その内定を断る行為のことです。
就職活動中は複数の企業から内定をもらうケースも多く、最終的に入社する企業を一つに絞る必要があるため、他の企業への内定辞退は避けられないプロセスとなります。

内定辞退は就職活動において一般的なことですが、適切なマナーやタイミングを守ることが重要です。企業側も採用計画に基づいて人材を確保しようとしているため、内定辞退の連絡が遅れると採用計画に支障をきたす可能性があります。

特に内定承諾書を提出した後の辞退は、企業側に大きな影響を与えることがあるため、慎重に対応する必要があります。

 

内定と内々定、採用の違い

就職活動において「内定」「内々定」「採用」という言葉が使われますが、これらには明確な違いがあります。

内々定

正式な内定通知の前に企業から「内定をいついつまでに出す予定がある」という非公式な通知です。法的拘束力はまだありません。

内定

内定は、正式に企業から採用の意思が伝えられたものです。基本的には双方から内定の承諾をしている状態で、労働契約が成立しています。すなわち、法的な拘束力があります。また、企業が一方的に内定を取り消すことは原則としてできません。

採用

採用は、面接などの採用プロセスを通過し、合格した状態です。ただ、まだ法的な拘束力などはありません。
しかし、採用という言葉の性格上、内定と同じように捉えている会社は多くあります。

内定辞退を考える場合、これらの違いを理解することが重要です。内々定段階での辞退は比較的自由度が高いですが、内定承諾後の辞退は慎重に行う必要があります。特に内定承諾書を提出した後は、企業との間に法的な契約関係が生じているため、誠意を持って対応することが求められます。

 

内定辞退での基本的な5つのマナー

内定を辞退する際には、企業に対する敬意と感謝の気持ちを忘れずに、適切なマナーを守ることが重要です。

 

①内定辞退は早く伝える

内定辞退を決めたら、できるだけ早く企業に連絡することが最も大切なマナーです。企業は採用計画に基づいて人材確保を進めているため、あなたの辞退連絡が遅れると、企業側の採用活動に大きな支障をきたします。

早期の連絡は、企業側が代替の採用活動を行う時間的余裕を与えることになり、あなたへの印象も大きく変わります。「きちんと早めに連絡してくれた」という好印象を残すことで、将来的な関係構築にもつながる可能性があります。

新卒採用なども今の時代は苦労する企業も多いので、できるだけ早く言うようにしましょう。

 

②メールよりも電話で言う方がおすすめ

内定辞退の連絡方法としては、メールより電話の方が望ましいとされています。電話は直接コミュニケーションが取れるため、あなたの誠意や感謝の気持ちが相手に伝わりやすいからです。

電話での連絡は、採用担当者の勤務時間内（平日の9時〜17時頃）に行うようにしましょう。事前に名刺などで担当者の連絡先を確認しておくと良いでしょう。

 

③内定辞退の連絡をしないのは確実にNG

内定辞退の連絡を全くしないという行為は、ビジネスマナーとして最も避けるべき行動です。連絡なしの辞退（無断辞退）は、企業に大きな迷惑をかけるだけでなく、あなた自身の社会的評価を著しく下げることになります。

また、内定承諾書を提出している場合は、法的な観点からも問題になる可能性があります。いかに辞退の連絡がしづらくても、必ず誠実に対応することが重要です。

 

④しっかりと謝り、感謝も伝える

内定辞退の連絡をする際は、謝罪と感謝の気持ちを明確に伝えることが大切です。企業側はあなたを採用するために、面接や書類選考など多くの時間と労力を費やしています。

形式的な謝罪ではなく、相手の立場に立って、真摯な気持ちで伝えることが重要です。また、謝罪と感謝は簡潔に伝え、あまりに長々と説明することは避けましょう。

 

⑤内定辞退の理由は「一身上の都合」を使って良い

内定辞退の理由を詳しく説明する必要はなく、「一身上の都合」という表現を使うことは一般的に認められています。

ただし、担当者から詳しい理由を尋ねられた場合は、あまりにも曖昧な返答を続けると誠実さに欠ける印象を与えることがあります。その場合は、「キャリアプランをより深く考えた結果」「自分の適性をより活かせる道を選びたいと考えて」など、否定的な表現を避けながら、ある程度の理由を説明することも検討しましょう。

＞一身上の都合の意味は？正しい使い方・退職理由での注意点（例文あり）

 

内定辞退を電話でする場合の例文とかけ方のポイント

内定辞退を伝える手段として、電話は最も誠意が伝わる方法です。面と向かって話すことができない分、声のトーンや言葉遣いに十分注意して伝える必要があります。ここでは、電話での内定辞退の例文と効果的な伝え方のポイントを解説します。

 

内定辞退の電話での例文

電話でのやり取りを想定した具体的な例文です。参考にして自分の言葉で伝えましょう。

 

【電話での例文】

採用担当者：「はい、〇〇株式会社人事部です」

あなた：「お世話になっております。先日内定をいただきました〇〇大学の山田太郎と申します。人事部の〇〇さんはご在籍でしょうか？」

採用担当者：「山田さん、こんにちは。どうされましたか？」

あなた：「本日は、重要なご連絡があり、お電話させていただきました。採用選考の際は大変お世話になり、内定をいただき誠にありがとうございました。しかしながら誠に申し訳ないのですが、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。」

採用担当者：「そうですか。残念です。よければ伺いたいのですが、何か理由があるのでしょうか？」

あなた：「申し訳ありません。一身上の都合により、こうした決断をさせていただきました。選考過程では大変丁寧にご対応いただき、また貴重な機会をいただいたにも関わらず、このようなご連絡となり、本当に申し訳ございません」

採用担当者：「分かりました。残念ですが、あなたの決断を尊重します」

あなた：「ありがとうございます。直接お詫びに伺うべきところ、お電話でのご連絡となり申し訳ございません。この度は本当にありがとうございました。そして、ご迷惑をおかけして申し訳ありませんでした。」

採用担当者：「いえいえ、こちらこそありがとうございました。今後のご活躍をお祈りしております。」

あなた：「ありがとうございます。それでは失礼いたします。」

 

電話で内定辞退を伝える基本的な流れとポイント

内定辞退の電話は、事前に準備をしておくことが重要です。以下に、効果的に伝えるための基本的な流れとポイントを説明します。

話す内容をメモに書いて準備

緊張すると言葉に詰まったり、伝え忘れたりすることがあります。事前に話す内容を箇条書きなどでメモしておきましょう。
特に以下の点は必ず含めるようにしてください。

• 自己紹介（氏名、内定をいただいた日付や職種）
• 内定辞退の意思表示
• お詫びの言葉
• 感謝の言葉

また、想定される質問への回答も準備しておくと安心です。特に「辞退理由」や「他社への就職の有無」などについては、誠実に答えられるよう考えておきましょう。

 

最初に、感謝を伝える

電話の冒頭では、まず選考過程でのお世話や内定をいただいたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。相手との関係性を良好に保つためにも、感謝の言葉から始めることは非常に重要です。

例：「これまでの選考過程において丁寧にご対応いただき、また貴重な内定の機会をいただき、誠にありがとうございました」

感謝の言葉を述べることで、その後の辞退の意思表示をスムーズに行うことができます。

 

内定辞退する旨をしっかり言う

遠回しな言い方や曖昧な表現は避け、はっきりと「内定を辞退させていただきたい」という意思を伝えることが大切です。ここで曖昧な表現をすると、相手に誤解を与えたり、話が長引いたりする原因になります。

例：「慎重に検討した結果、誠に申し訳ありませんが、内定を辞退させていただきたいと思います」

辞退理由を尋ねられた場合は、詳細な説明は避け「一身上の都合」と答えても良いです。ただし、場合によっては、正直に伝える方が良いケースもあります。状況に応じて判断しましょう。

 

しっかり謝罪する

内定辞退は企業側にとって採用計画の変更を迫られる事態です。誠意を持って謝罪の言葉を述べることが大切です。

例：「このような形でご連絡することになり、本当に申し訳ございません。」

電話での内定辞退は緊張するものですが、事前準備と誠意ある対応を心がければ、企業との関係を損なうことなく辞退の意思を伝えることができます。社会人としてのマナーを守り、将来的なキャリアにも影響しないよう、丁寧に対応しましょう。

＞ビジネスマナーの基本を徹底解説！名刺交換、電話、メールなど全てを網羅

 

内定辞退メールの書き方、例文、送る際のマナー

 

メールは、電話が繋がらない場合の手段

内定辞退を伝える際は、基本的に電話での連絡が望ましいですが、どうしても電話が繋がらない場合や、担当者が不在の場合はメールでの連絡となります。

メールでの辞退連絡は、企業側にとって文面として残るため、電話よりも丁寧な文章で伝える必要があります。また、電話で内定辞退の意向を伝えた後に、正式な文書としてメールを送ることも一般的です。

企業の採用担当者は多忙なことが多く、電話が何度かけても繋がらないケースもあります。そのような場合は、「お電話を差し上げましたが、ご不在のようでしたので、メールにてご連絡させていただきます」といった一文を添えると丁寧です。

 

内定辞退メールの例文

内定辞退メールの基本的な例文をご紹介します。これをベースに、自分の状況に合わせてアレンジしてください。

＞ビジネスメールを送る時の正しい書き方！基本、例文、返信のマナーを徹底解説

 

内定辞退メールの書き方

内定辞退メールを書く際は、以下のポイントを押さえると良いでしょう。

 

1. 適切な件名をつける

メールの件名は「内定辞退のご連絡【氏名：〇〇】」のように明確にします。これにより、採用担当者が内容を即座に把握でき、適切な対応ができます。

 

2. 宛名と自己紹介を明記する

メールの冒頭に企業名と担当者名を記載し、自分が誰であるかを明確に伝えましょう。「お世話になっております。先日内定をいただきました、〇〇と申します」といった自己紹介が必要です。

 

3. 感謝の気持ちを伝える

内定をいただいたことへの感謝を必ず伝えましょう。選考プロセスにおいて多くの時間と労力を割いてもらったことに対する謝意を表します。

 

4. 辞退の意思を明確に伝える

「内定を辞退させていただきたく存じます」と、曖昧さのない表現で辞退の意思を明確に伝えることが重要です。遠回しな表現は避け、はっきりと伝えましょう。

 

5. 辞退理由は簡潔に

辞退理由は「一身上の都合」と簡潔に述べるのが無難です。詳細な説明は不要ですが、他社への就職が理由の場合も、企業名を出さず「一身上の都合」と表現するのがマナーです。

 

6. 謝罪の言葉を添える

内定辞退は企業にとって採用計画の変更を余儀なくされる重大事項です。そのため、丁寧な謝罪の言葉を添えることが大切です。

 

7. 結びの言葉と署名

最後に企業の発展を祈る言葉で締めくくり、日付、氏名、連絡先を記載します。これにより、何か問い合わせがあった際にすぐに連絡が取れるようにします。

 

内定辞退メールのマナー

内定辞退メールを送る際には、以下のマナーに気をつけましょう。

 

送信タイミング

内定辞退を決めたらなるべく早く連絡することが重要です。特に入社直前の辞退は企業に大きな迷惑をかけるため、決断したらすぐに連絡しましょう。営業時間内（平日の9時〜18時頃）に送るのがマナーです。

 

件名は明確に

メールの件名は「内定辞退のご連絡」と明確にし、可能であれば氏名も入れると良いでしょう。これにより、企業側が内容を即座に理解できます。

 

敬語と丁寧な言葉遣い

ビジネスメールとしての敬語と丁寧な言葉遣いを心がけましょう。特に、「辞退させていただきたく存じます」など、謙譲語や丁寧語を適切に使用することが重要です。

＞ビジネスで使われる敬語の使い方・表現一覧をご紹介！（尊敬語、謙譲語、丁寧語）

 

送信前の確認

誤字脱字や内容の誤りがないか、送信前に必ず確認しましょう。特に、企業名や担当者名の間違いは致命的です。また、文面全体の印象も確認することが重要です。

 

内定辞退での注意点とトラブルのケース

内定辞退は応募者の権利ですが、状況によってはトラブルになるケースがあります。スムーズな内定辞退と、その後のキャリアに影響が出ないよう、注意すべきポイントをご紹介します。

 

内定辞退を受け入れてもらえない（オワハラ）

内定辞退の連絡をしたにもかかわらず、企業側が受け入れてくれないケースがあります。特に中小企業や人手不足の業界では、採用活動に多大なコストと時間をかけているため、辞退の連絡に対して強く引き留められることがあります。

このような場合でも、毅然とした態度で自分の意思を伝えることが大切です。しかし、相手の立場も理解し、丁寧な対応を心がけましょう。

断り方の例

「ご期待に沿えず申し訳ありませんが、慎重に検討した結果の決断です。貴社での勤務を楽しみにしていた気持ちは本当ですが、このタイミングでは入社を辞退させていただきたいと思います」

何度も引き留められる場合は、毎回同じ回答を繰り返し、ブレない姿勢を示すことが効果的です。ただし、感情的にならず、常に敬意を持った対応を心がけましょう。

オワハラ

内定辞退を受け入れない行為はオワハラというハラスメントです。
こちらの内閣府の資料に記載されていますが、多くの学生が経験しています。

内定辞退はいつまでに言う？

内定辞退は入社の2週間前までに言えば法律的に問題がありません。そのためその点を気をつけて、しっかりと相手に伝えましょう。

 

もう一度実際に話せないかと言われる場合

内定辞退の連絡を電話やメールで行った後、「直接会って話したい」と言われるケースがあります。

基本的には一度丁寧に辞退の意思を伝えた後、再度会うことは両者にとって時間的にも精神的にも負担になる可能性が高いです。特に既に別の企業への就職を決めている場合は、明確にその旨を伝え、丁寧にお断りするのが良いでしょう。

 

内定辞退に関するよくある質問

 

内定辞退は電話かメールどちらが良い？

内定辞退の連絡方法として最も適切なのは「電話」です。メールが読まれない場合があるため、できれば電話のほうが確実です。また相手に誠意が伝わりやすいというメリットもあります。

特に、面接などで直接会って話をした担当者がいる場合は、電話で直接伝えることが望ましいです。これは企業側との信頼関係を維持する上でも重要なポイントとなります。

ただし、繰り返し電話をしても担当者と連絡が取れない場合はメールでの連絡も許容されます。

 

内定辞退する時に理由を聞かれたらどうする？

内定辞退の理由を聞かれた場合は、誠実に対応することが大切です。ただし、すべての詳細を話す必要はなく、適切な範囲で回答するようにしましょう。

回答の際のポイントは以下の通りです。

• 他社への入社を理由とする場合は、「他社の方が自分のキャリアプランに合っていると判断した」など、ポジティブな理由を伝える
• 待遇面が理由の場合は、「家族の事情で転居が必要になった」など一身上の都合として伝える
• 企業の印象が良くなかった場合でも、ネガティブな感想は控え、「自分のスキルや希望する働き方と合わないと判断した」など建設的な表現にする

どのような理由であれ、企業への感謝の気持ちを忘れずに伝え、将来的な関係性を考慮した対応を心がけましょう。

 

内定辞退がギリギリになった時は？

内定辞退の連絡が入社直前などギリギリになってしまった場合は、以下のように対応しましょう。

まず、すぐに電話で連絡します。この時点では「メールよりも電話」というマナーを特に重視してください。遅くなった理由を簡潔に説明し、深くお詫びすることが重要です。

 

内定辞退の理由として避けるべきことは？

内定辞退の理由として避けるべき内容には以下のようなものがあります。

• 企業の悪口や批判的な意見（「社風が合わない」「待遇が悪い」など）
• 特定の社員や面接官に関するネガティブな感想
• 他社と比較して劣っている点を指摘する内容
• 明らかに嘘と分かるような理由
• あいまいで具体性に欠ける理由

また、辞退理由がネガティブなものであっても、建設的な表現で伝えることを心がけましょう。

 

内定後の対応の詳しい流れはこちら

＞【内定後】メールのやりとり例文集！承諾・辞退・質問で好印象を与える完璧マナー

 

まとめ

内定辞退は早めに連絡し、基本的には電話で行うことがベストです。メールの場合も丁寧に感謝と謝罪を伝えましょう。内定辞退の理由は「一身上の都合」と伝え、詳細を問われても必要最低限の説明で構いません。電話での辞退時は事前にメモを準備し、感謝・辞退の意思・謝罪を明確に伝えることが重要です。

内定辞退が遅れると企業の採用計画に支障をきたすため、決断したらすぐに連絡を入れましょう。また、内定承諾書を提出した後の辞退は法的トラブルになる可能性もあるため注意が必要です。就職活動は自分の将来を決める大切な選択ですので、慎重に判断し、マナーを守って行動しましょう。

 

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