「ビジネスメールの詳しい書き方、例文を知りたい」

「間違ったビジネスメールを使って恥をかきたくない」

などなどと考える人は非常に多いのではないでしょうか？

• ビジネスメールの基本を知りたい
• Cc/Bcc等の使い分けがわからない
• その他にも自分が知らないマナーでミスしたくない

などなど思う人は多くいるのではないでしょうか？

ということでこの記事では、
ビジネスメールの基本マナーから状況別の例文、
Cc/Bcc等の使い分けや返信のタイミングなど含め、ビジネスメールに必要なことを全て徹底解説します。

社内外問わず、相手に好印象を与えるプロフェッショナルなメールの書き方をマスターしましょう。
ぜひ参考にしてみてくださいね。

 

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ビジネスメールとは？

ビジネスメールとは、企業や組織内外の関係者とのコミュニケーションに用いられるメールのことです。ビジネスの場では、適切なマナーと形式にあったメール作成が求められます。プライベートメールとは異なり、一定の慣習やルールがあり、それらを遵守することが社会人としての基本的なスキルとなっています。

 

ビジネスメールは会社のイメージ等にも関わる

また、ビジネスメールは単なる情報伝達の手段にとどまらず、送信者の印象や会社のイメージにも大きく影響します。適切な言葉遣いや文章構成、返信の速さなどは、相手からの信頼獲得にも直結する重要な要素です。

特に初めてのコンタクトや重要な交渉の場面では、メールの内容や形式が相手の印象形成に大きく影響することを認識しておく必要があります。

ビジネスメールとプライベートメールの違い

ビジネスメールとプライベートメールには、いくつかの明確な違いがあります。

まずビジネス敬語を使うことになります。
またビジネスメールでは、件名、宛名、挨拶、本文、締めの言葉、署名といった要素が明確に区分されているのが一般的です。これに対し、プライベートメールではこうした形式にとらわれず、より自由な形式で書かれることが多いでしょう。

＞ビジネスで使われる敬語の使い方・表現一覧をご紹介！（尊敬語、謙譲語、丁寧語）

 

ビジネスメールを送る時の基本のマナー

ビジネスメールは、ビジネスシーンでの重要なコミュニケーションツールです。しかし、メールは文字だけのコミュニケーションであるため、対面と比べて誤解が生じやすいというデメリットがあります。そのため、適切なマナーを守ることが非常に重要です。

 

メール送信の時間に気を使う

ビジネスメールは基本的に平日の業務時間内（9:00〜17:00頃）に送ることが望ましいとされています。早朝や深夜、休日にメールを送ることは、相手に「すぐに返信してほしい」という圧力をかけてしまう可能性があります。

また、金曜日の夕方に送るメールは、週明けまで対応されない可能性が高いため、急ぎの案件であれば避けた方が無難です。メールを送るタイミングも含めて、相手への配慮を忘れないようにしましょう。

 

遅い時間にどうしても送りたい場合は「夜分に失礼します」

業務の都合上、どうしても夜遅くにメールを送らなければならない場合があります。そのような場合は、「夜分に失礼します」や「お疲れのところ申し訳ありません」などの一言を冒頭に添えることで、時間外に送信することへの配慮を示すことができます。

また、「明日以降にご確認いただければ幸いです」といった一文を添えると、相手に即時の返信を期待していないことが伝わり、プレッシャーを与えずに済みます。

＞「夜分に失礼します」は何時から？ビジネスやメールでの使い方・意味や例文をご紹介！

 

メールか電話かチャットかどれがいいか考える

ビジネスコミュニケーションの手段としては、メール以外にも電話、対面、チャットツールなど様々な選択肢があります。

電話がおすすめな状況

• 複雑な説明が必要で、質疑応答をその場で行いたい場合
• 感情的な内容を含む場合（謝罪や交渉など）
• 機密性の高い情報をやり取りする場合

メールやチャットがおすすめな状況

• 記録として残しておきたい内容
• 相手の都合に合わせて確認してほしい内容

 

返信は遅くなりすぎないようにする

ビジネスメールの返信の目安は、基本的に24時間以内とされています。特に取引先や上司からのメールは、できるだけ早く返信することが望ましいでしょう。すぐに対応できない場合でも、「メールを拝見しました。詳細な回答は明日までにご連絡いたします」といった一時的な返信を行うことで、相手に安心感を与えることができます。

 

引用返信を適切に使う

長いメールのやり取りでは、どの部分に対する返答なのかが分かりにくくなることがあります。引用返信機能を使って、該当部分の下に回答を書くようにすると、文脈が明確になります。

＞面接日程確定のメールは返信必要？書き方やマナーを例文付きで徹底解説！就活や転職用

＞【内定後】メールのやりとり例文集！承諾・辞退・質問で好印象を与える完璧マナー

 

ビジネスメールの基本の書き方10のポイント

ビジネスメールは日常的なコミュニケーションツールとして欠かせないものですが、正しい書き方を知らないと思わぬ誤解を招いたり、相手に不快感を与えてしまったりする可能性があります。

 

①メールを送る際の宛先とTo, CC, BCC

ビジネスメールの宛先設定は、情報の適切な共有と管理において重要な役割を果たします。To、Cc、BCCの使い分けについて理解しましょう。

To（宛先）

主たる受信者で、返信や対応が求められる相手です。取引先担当者や上司など、メールの内容に直接関係する人物を指定します。複数人に送る場合は、責任の所在を明確にするため、最も関係の深い相手を最初に記載するとよいでしょう。

CC（Carbon Copy）

情報共有が目的で、直接的な対応は求めていない相手に使用します。プロジェクトの関係者や上司・同僚などに現状を報告する場合などに活用しましょう。ただし、必要以上に多くの人をCcに入れると、情報過多になりかねないので注意が必要です。

BCC（Blind Carbon Copy）

他の受信者に表示されない形で送られます。複数の取引先に一斉送信する場合やプライバシー保護が必要な場合に利用します。特に個人情報保護の観点から、多数の相手にメールを送る際は積極的に活用すべきです。

例えば上司をBCCとすると、メールを受けた相手にはあなたの上司のメールアドレスは見えません。

 

②件名の付け方

件名は受信者がメールを開く前に最初に目にする部分であり、内容を端的に表現する重要な要素です。適切な件名設定がビジネスメールの開封率や対応速度に大きく影響します。

件名例

まず、件名は具体的かつ簡潔に内容が伝わるものにしましょう。「○○プロジェクトの進捗報告」「△△商品の見積依頼」など、一目で何についてのメールか分かるようにします。漠然とした「お知らせ」「ご連絡」などの件名は避けるべきです。

返信や再送信の場合は、基本的に元の件名を引き継ぎ、「Re:」がある場合も、そのまま返信します。

 

③宛名（誰に向けて書かれているか）

社外の方へのメールでは、「株式会社〇〇 △△部 □□様」のように、会社名、部署名、個人名の順に記載するのが一般的です。
初めてのやり取りや改まった場面では「御中」ではなく個人名で「様」をつけて送るのが望ましいでしょう。

社内メールでも宛名は省略せず、役職に応じた敬称を用いることが望ましいです。上司や先輩には「部長」「課長」「〇〇さん」など、同僚には「〇〇さん」、後輩でも「〇〇さん」を使用します。

＞ 「御中」の使い方を徹底解説！様や殿との違いや使い分け、メール・封筒のマナーとは？

 

④挨拶にて自分の名前も書く

メール本文の冒頭部分では、宛名に続いて簡潔な挨拶と自己紹介を入れることが重要です。特に初めてのやり取りや久しぶりの連絡では、相手に安心感を与え、スムーズなコミュニケーションの土台を作ります。

挨拶文では、「いつもお世話になっております」「お世話になります」などの定型句を使います。

社外のメールの宛名と挨拶例

株式会社〇〇
営業部 鈴木様

お世話になります。株式会社△△の山田太郎と申します。
この度は弊社製品にお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。

社内のメールの宛名と挨拶例

社内メールでは、社外に比べてややカジュアルな表現が許容されますが、基本的な敬意は保つべきです。

【上司・先輩への例】
佐藤部長

お疲れ様です。営業部の山田です。
先日ご指示いただきました件について、進捗をご報告いたします。

【同僚への例】
田中さん

お疲れ様です。山田です。
先日の打ち合わせの件で確認したいことがあります。

 

⑤本文を書く（長くなりすぎないように注意する）

ビジネスメールの本文は、簡潔で分かりやすく、かつ必要な情報を漏れなく伝えることが重要です。長文になりがちな内容でも、読みやすさを意識した構成を心がけましょう。

まず、メールの目的を冒頭で明確に示します。「〇〇の件についてご連絡いたします」「△△に関するご依頼がございます」など、何のためのメールかを最初に伝えることで、相手は内容を理解しやすくなります。

本文は段落分けを適切に行い、一つの段落では一つの話題に集中するようにします。長文になる場合は、箇条書きや番号付きリストを活用して要点を整理すると、視覚的にも理解しやすくなります。

 

⑥締めの言葉

ビジネスメールでは適切な締めの言葉を選ぶことで、メールの意図を強調し、相手への敬意を示すことができます。

一般的な締めの言葉として、以下のようなものを使えば問題ありません。

• 「何卒よろしくお願い申し上げます」
• 「ご検討のほど、よろしくお願いいたします」
• 「お手数をおかけしますが、ご対応いただけますと幸いです」

のように、相手の負担に配慮した表現を用いるとよいでしょう。

報告や連絡の場合は、「以上、ご報告申し上げます」「何かご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください」などの表現が適切です。

 

⑦署名を書く

ビジネスメールの最後に付ける署名（シグネチャー）は、送信者の身元を明確にし、連絡先情報を提供する重要な要素です。

基本的な署名には以下の情報を含めるのが一般的です。

署名の例

—————————————
山田 太郎（やまだ たろう）
株式会社〇〇〇〇 営業部 課長
TEL: 03-1234-5678（直通）
FAX: 03-1234-5679
Email: t.yamada@example.co.jp
〒100-0001 東京都千代田区千代田1-1-1
https://www.example.co.jp
—————————————

多くのメールソフトでは自動署名機能があり、一度設定しておけば毎回入力する手間が省けます。Microsoft OutlookやGmailなどのメジャーなメールクライアントでは、設定画面から簡単に署名を作成・編集できます。

 

⑧ファイル添付のポイント

次はビジネスメールにファイルを添付する場合です。

まず、添付ファイルのサイズには注意が必要です。多くの企業ではメールサーバーに容量制限があり、大きなファイルは受信できないことがあります。一般的に5MB以下に抑えるのが無難です。

ファイル名は内容が分かりやすいものにし、日付や版数を含めると管理しやすくなります。例えば「企画書_〇〇プロジェクト_20230601_v2.pdf」のように命名すると、何の文書なのか、いつ作成されたものか、何版目かが一目で分かります。

 

⑨転送の利用

メールの転送機能は便利なツールですが、適切に使用しないとビジネスマナーやセキュリティの問題を引き起こす可能性があります。

転送メールの冒頭には、なぜこのメールを転送するのか、受信者に何を期待するのかを明記します。「以下の件について○○さんにもご意見をいただきたく、転送いたします」「参考までに共有させていただきます」など、転送の目的を明確にすることで、受信者も適切に対応できます。

長いメールスレッドを転送する場合は、重要なポイントを抜粋または要約して冒頭に記載すると親切です。すべてのやり取りを読む時間がない受信者にとって、ポイントを絞った情報提供は大変ありがたいものです。

 

⑩メールのフォローアップとリマインダー

ビジネスメールを送信した後のフォローアップは、円滑なコミュニケーションを維持し、業務を効率的に進めるために欠かせないスキルです。

まず、重要な依頼や質問をメールで送った場合、相手からの返信がない場合のフォローアップのタイミングを考えましょう。一般的には3営業日〜1週間程度が目安ですが、緊急性や重要度、相手の状況に応じて調整する必要があります。

催促のメールは、「先日お送りしたメールについてご確認いただけましたでしょうか」「お忙しいところ恐縮ですが」など、丁寧な表現を心がけましょう。

＞ビジネスマナーの基本を徹底解説！名刺交換、電話、メールなど全てを網羅

 

【状況別】ビジネスメールの例文８選

ビジネスシーンでは様々な状況に応じて適切なメールを送ることが求められます。ここでは代表的な8つのシチュエーションごとに、実際に使える例文と気をつけるべきポイントを紹介します。

 

初めての相手に対するメール

初めてメールを送る相手に対しては、特に丁寧な言葉遣いと明確な自己紹介が重要です。相手に信頼感を与える第一印象を大切にしましょう。

【例文】

件名：〇〇株式会社 営業部の田中太郎と申します

AAA株式会社

営業本部　山田様

初めてメールを差し上げます。〇〇株式会社営業部の田中太郎と申します。

この度は、弊社製品「△△システム」についてお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。

ご質問いただきました点について、下記の通りご回答申し上げます。

1. 導入費用について
初期費用：50万円（税別）
月額利用料：5万円（税別）

2. 導入期間について
お申込みから概ね2週間程度でご利用開始いただけます。

ご不明点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。
また、詳細資料もご用意しておりますので、ご希望でしたらお送りいたします。

ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━
〇〇株式会社 営業部
田中 太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Email：tanaka@xxxx.co.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【ポイント】

• 自己紹介を冒頭で明確に行う
• メールの目的を簡潔に伝える
• 質問には番号をつけて整理して回答する
• 今後のコミュニケーションへの道筋を示す
• 署名は会社情報を含め詳細に記載する

 

入社後初のメール

新入社員や異動後初めて部署内にメールを送る際は、簡潔な自己紹介と挨拶が基本です。組織内での円滑なコミュニケーションの第一歩となります。

【例文】

件名：【ご挨拶】本日付で営業部に配属となりました佐藤一郎です

営業部の皆様

お世話になります。本日付で営業部に配属となりました佐藤一郎と申します。

前職では製造業の販売企画を3年間担当しておりました。今回、貴部署で営業としての経験を積めることを大変嬉しく思っております。

まだまだ不慣れな点も多く、ご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、一日も早く戦力となれるよう精一杯努力してまいります。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━
営業部
佐藤 一郎（内線：1234）
Email：sato.i@xxxx.co.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【ポイント】

• 件名に「ご挨拶」と明記する
• 自分のバックグラウンドを簡潔に伝える
• 謙虚な姿勢を示しつつ、意欲も伝える
• 長すぎる自己紹介は避ける
• 内線番号など社内で必要な連絡先情報を記載する

 

見積りを依頼するメール

見積り依頼は取引の第一歩となる重要なビジネスメールです。必要な情報を漏れなく伝え、相手が見積りを作成しやすいよう配慮しましょう。

【例文】

件名：御見積りのご依頼（納期：8月20日希望）

株式会社〇〇
営業部 鈴木様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の山本と申します。

この度、下記商品についてご見積りをお願いしたく、ご連絡いたしました。

【依頼内容】
・商品名：高解像度モニター MM-2000
・数量：10台
・納期：8月20日希望
・納品先：弊社本社（東京都千代田区〇〇1-2-3）
・その他条件：保証期間3年以上のもの

見積書は8月5日までにご提出いただけますと幸いです。
ご不明な点がございましたら、ご連絡ください。

お忙しいところ恐縮ですが、ご対応のほどよろしくお願い申し上げます。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社△△ 購買部
山本 花子
TEL：03-XXXX-YYYY
Email：yamamoto@zzz.co.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【ポイント】

• 件名に「見積り依頼」と明記し、重要な条件（納期など）も含める
• 依頼内容は箇条書きで明確に記載する
• 商品の正確な型番・仕様を記載する
• 見積りの提出期限を明記する
• 納品先の住所や特別な条件も忘れずに記載する

 

お礼・感謝のメール

相手の協力や支援に対して感謝の気持ちを伝えるメールは、良好なビジネス関係を維持する上で非常に重要です。具体的な内容と心からの感謝を簡潔に伝えましょう。

【例文】

件名：先日のプレゼンテーションへのご協力に心より感謝申し上げます

中村様

お世話になっております。
株式会社△△の佐々木です。

先日（7月15日）の新製品プレゼンテーションにおいて、技術資料のご提供ならびにご説明にご協力いただき、誠にありがとうございました。

中村様のわかりやすい説明と詳細な資料のおかげで、クライアント企業からも高い評価をいただくことができました。特に製品の耐久性テストの結果については、クライアントの決定に大きく影響したようです。

おかげさまで、本日正式に受注が決定いたしました。これもひとえに中村様のご支援の賜物と深く感謝しております。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社△△ 営業部
佐々木 健太
TEL：03-XXXX-ZZZZ
Email：sasaki@zzz.co.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【ポイント】

• 感謝する対象を具体的に（いつ、どのような協力を）明記する
• 協力によってどのような好結果が得られたかを伝える
• 心からの感謝の気持ちを伝える
• 簡潔に、しかし形式的にならないよう心を込めて書く
• 早めに送ることで誠意が伝わる

＞感謝が伝わる！ビジネスでのお礼メールの書き方と状況別例文とポイント

 

日程調整のメール

会議やミーティングの日程調整は、ビジネスシーンでよく送るメールの一つです。候補日時を明確に示し、相手が返信しやすい形式を心がけましょう。

【例文】

件名：【ご都合伺い】システム導入に関する打ち合わせのご提案

株式会社□□
システム部 高橋様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の伊藤です。

先日ご相談させていただきました新システム導入について、詳細をご説明させていただきたく、打ち合わせのお時間をいただければ幸いです。

つきましては、下記の日時でご都合いかがでしょうか。
・8月10日（月）10:00～11:30
・8月12日（水）14:00～15:30
・8月13日（木）15:00～16:30

会議時間は1時間程度を予定しております。
場所は御社もしくは弊社会議室をご用意いたしますので、ご希望をお知らせください。

また、オンライン会議もご対応可能です。ご希望の方法をお知らせいただければ対応させていただきます。

ご多忙中恐れ入りますが、8月5日までにご返信いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願い申し上げます。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社△△ 営業部
伊藤 真理
TEL：03-XXXX-AAAA
携帯：090-XXXX-BBBB
Email：ito@zzz.co.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【ポイント】

• 件名に「ご都合伺い」と明記する
• 会議の目的を簡潔に説明する
• 複数の候補日時を箇条書きで示す
• 会議の予定時間を明記する
• 会議場所や形式（対面/オンライン）の選択肢を提示する
• 返信期限を設定する

 

依頼のメール

業務上の依頼をする際は、何をいつまでに行ってほしいのかを明確に伝えることが重要です。相手の立場を尊重しながら丁寧に依頼しましょう。

【例文】

件名：【ご依頼】来週のセミナー資料作成のお願い（8/8締切）

加藤様

お世話になっております。
マーケティング部の小林です。

8月15日に開催予定の新商品発表セミナーに関して、プレゼンテーション資料の作成をお願いできないでしょうか。

【依頼内容】
・新商品「スマートライフ」の機能紹介スライド
・競合製品との比較資料
・想定質問とその回答集

【納期】
8月8日（月）17時まで

【参考資料】
製品仕様書と過去のプレゼン資料を添付しております。
特に以下の点を強調していただければ幸いです。
1. 省エネ性能の高さ
2. スマートフォン連携機能
3. 5年保証サービス

突然のお願いで恐縮ですが、ご対応いただけますと大変助かります。
ご不明点やご質問がございましたら、いつでもご連絡ください。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社△△ マーケティング部
小林 健太
TEL：03-XXXX-CCCC
Email：kobayashi@zzz.co.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【ポイント】

• 件名に「ご依頼」と明記し、内容と締切も簡潔に示す
• 依頼内容を具体的に箇条書きで記載する
• 納期を明確に示す
• 依頼する理由や背景を簡潔に説明する
• 参考資料や重要なポイントを提供する
• 相手の負担を考慮した丁寧な表現を心がける

 

催促のメール

未回答や未対応の事項について催促する際は、相手を責めるのではなく、丁寧かつ明確に状況確認をすることが大切です。ビジネス関係を損なわない表現を心がけましょう。

【例文】

件名：【ご確認】先日ご依頼した見積書について

大和物産株式会社
営業部 松田様

お世話になっております。
株式会社△△の渡辺です。

先日（7月20日）にお願いいたしました商品Aの見積書について、ご確認をさせていただきたくご連絡いたしました。

8月5日までにご提出いただけるとのことでしたが、まだ受領しておりません。もしすでに送付いただいている場合は、大変申し訳ございませんが、再度お送りいただけますと幸いです。

弊社では今月15日の稟議で購入の可否を決定する予定となっており、それまでに見積内容の確認が必要となっております。

お忙しいところ恐縮ではございますが、8月10日までにご送付いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

何かご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社△△ 購買部
渡辺 裕子
TEL：03-XXXX-DDDD
Email：watanabe@zzz.co.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【ポイント】

• 件名に「ご確認」と記載し、相手に配慮した表現を使う
• 最初の依頼内容と日付を具体的に示す
• 催促の理由（なぜ急いでいるのか）を説明する
• 新たな期限を明確に示す
• 責める表現は避け、礼儀正しく依頼する
• すでに送付済みの可能性も考慮した表現を使う

 

謝罪のメール

ミスや遅延など問題が発生した際の謝罪メールは、誠実さと再発防止への姿勢が重要です。相手の立場に立って、真摯に対応する姿勢を示しましょう。

【例文】

件名：【お詫び】資料送付の遅延について深くお詫び申し上げます

株式会社〇〇
企画部 木村様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の斉藤です。

先日（7月25日）にお約束しておりました企画書の送付が遅れていることにつきまして、心より深くお詫び申し上げます。

本来であれば8月1日までにお送りすべきところ、社内での最終確認に時間を要してしまい、期日までにご提出できませんでした。木村様のスケジュールを考慮せず、このような事態を招いてしまい、誠に申し訳ございません。

現在、最終確認を急ぎ進めており、明日8月5日の12時までには必ずお送りさせていただきます。

また、今後このような事態を防ぐため、社内での承認プロセスの見直しを行い、期日厳守の徹底に努めてまいります。

ご迷惑とご心配をおかけしたことを重ねてお詫び申し上げます。何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社△△ マーケティング部
斉藤 誠
TEL：03-XXXX-EEEE
携帯：090-XXXX-FFFF
Email：saito@zzz.co.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【ポイント】

• 件名に「お詫び」と明記し、誠意ある態度を示す
• まず最初に明確に謝罪する
• 問題の詳細と経緯を簡潔に説明する
• 今後の対応策と具体的な期限を提示する
• 再発防止策を明確に伝える
• 最後にもう一度謝罪の言葉を添える
• 連絡先を明記し、すぐに対応できる体制を示す

＞了解しましたは敬語？ビジネスで使える？承知しましたとの違いと使い分け・メール例文

＞「弊社」「当社」「自社」の違いとは？徹底解説！使い分け方、メールでの例文や注意点

 

メール送信前のチェックリスト♪

ビジネスメールを送信する前に、最終チェックを行うことは非常に重要です。一度送信したメールは取り消せないため、誤字脱字や内容の誤りがあると、相手に悪い印象を与えてしまいます。以下のチェックリストを活用して、プロフェッショナルなメールコミュニケーションを心がけましょう。

 

宛先は正しく設定されているか

「返信」や「全員に返信」ボタンを使用する際は要注意です。To、Cc、Bccの使い分けが適切か、送信すべきでない人が含まれていないかを必ず確認しましょう。

 

件名は適切で分かりやすいか

曖昧な件名（「お知らせ」「ご連絡」など）は避け、具体的で分かりやすい件名を心がけましょう。

 

敬称や挨拶は適切か

宛名の後ろの敬称（様、殿など）や、冒頭・結びの挨拶文が適切かどうかを確認しましょう。

「お世話になっております」「いつもお世話になっております」などの定型の挨拶文が入っていることも大事です。

 

本文の内容に誤りはないか

本文の内容を再度読み返し、事実関係や数字、日時などの情報に誤りがないか確認します。

 

誤字脱字や文法ミスはないか

ビジネスメールにおける誤字脱字は、相手に「細部に注意を払っていない人」という印象を与えかねません。

 

添付ファイルは正しく付けられているか

特に大きなファイルを送る場合は、事前に相手に確認するか、ファイル共有サービスを利用することも検討しましょう。

 

チェックリスト一覧表

以下は、送信前に確認すべき項目を一覧表にしたものです。チェックリストとして活用してください。

チェック項目	確認ポイント
宛先	To、Cc、Bccの使い分けは適切か、アドレスに誤りはないか
件名	内容を適切に表しているか、分かりやすいか
宛名・敬称	相手の名前や敬称は正しいか
挨拶	時候の挨拶や冒頭の挨拶は適切か
本文内容	事実関係、数字、日時などに誤りはないか
誤字脱字	文章に誤字脱字や変換ミスはないか
文体・敬語	敬語の使い方は適切か、文体は一貫しているか
添付ファイル	必要なファイルはすべて添付されているか、最新版か
署名	必要な連絡先情報が含まれているか
機密情報	機密情報や個人情報の取り扱いは適切か
送信タイミング	送信する時間帯は適切か

 

まとめ

ビジネスメールは、正しいマナーと書き方を押さえることで、相手に好印象を与え、円滑なコミュニケーションを実現できます。時間帯への配慮、適切な宛先設定、わかりやすい件名、丁寧な挨拶と署名など基本的なポイントを守りましょう。

状況別の例文を参考にすれば、初めての相手へのメールや依頼、謝罪などシーンに応じた適切な文面が作成できます。

また、送信前には必ずチェックリストで内容を確認することが重要です。ビジネスメールは単なる連絡手段ではなく、ビジネスパーソンとしての印象を左右する大切なツールです。本記事で紹介した基本マナーと書き方のポイントを実践し、プロフェッショナルなメールコミュニケーションを心がけましょう。

 

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